Когда мы хотим избежать конфликтов интересов и выстроить действительно работающую систему проверки кандидатов на трудоустройство, первое что приходит в голову - внимательно изучить не только резюме кандидата, но и его взаимосвязь с контрагентами.
Представим ситуацию: вы трудоустроили кандидата на должность директора по закупкам (далее - N), близкий родственник/супруг которого является генеральным директом фирмы, чьи интересы в дальнейшем были пролоббированы N с целью заключения многомиллионных договоров.
Ситуация становится хуже если мы, например, говорим о предприятии, исполняющем гос. оборон. заказ.
💡 Как предупредить попадание такого кандидата в штат и лоббирование интересов контрагентов, а также другие коррупционные риски?
Я думаю, первое, что возможно многие сейчас вспомнили: свое трудоустройство в компанию мечты и длинную анкету , где скорее всего указывали персональные данные своих родственников. Вопрос: а они были согласны? И вообще, насколько подробную информацию запросили лично у вас?
💡 Когда запрашиваемые персональные данные будут избыточными?
Обратимся напрямую к ФЗ "О персональных данных": содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
👆То есть все данные за пределами заявленной цели обработки - избыточны.
Например, те же данные о месте работы близких родственников, привлечении их к уголовной ответственности в анкете, если целью сбора таких данных в согласии на обработку (которое обязательно должно быть получено к анкете!) указано просто "возможное трудоустройство" - избыточны. На это указывает и судебная практика.
💡 Как создать прозрачный процесс проверки кандидатов на трудоустройство без нарушений законодательства?
● Во-первых, рекомендую для начала регламентировать этот процесс, чтобы он не был хаотичным. Например, создайте положение о конфликте интересов / отобразите положения о конфликте интересов в антикоррупционной политике, а позже создайте отдельный и конкретный регламент с образцами документов (той же анкеты и согласия на обработку ПД).
● Во-вторых, создайте отдельную анкету и согласие на обработку ПД (в том числе и для родственников кандидата, если вы планируете собрать их ПД и проанализировать!) с конкретной целью: обеспечение требований положения о конфликте интересов / для проверки на наличие конфликта интересов. Так дополнительные данные (в том числе о родственниках) не будут избыточными, при наличии согласия на обработку ПД конечно.
👆Стоит учитывать, что трудовое законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Отказ работника предоставить согласие на обработку ПД, или например данные о своих родственниках в связи с их отказом предоставить согласие на обработку ПД, не является основанием для незаключения трудового договора.
● В-третьих, когда мы строим процессы комплаенс, в том числе начинаем выстраивать меры предотвращения конфликта интересов, стоит обязательно обращать внимание на законодательство о персональных данных, ТК РФ и судебную практику, во избежание ошибок,и что самое важное - привлечения к ответственности в связи с нарушением законодательства.