Формирование и печать первичных документов в 1С:Бухгалтерия — пошаговое руководство для новичков

Добро пожаловать в мир 1С:Бухгалтерии!

Первичные документы — основа бухгалтерского учёта. В 1С:Бухгалтерия (1С:БП) их формирование и печать автоматизированы (то есть к документам "привязаны" проводки и движения регистров), что экономит время и снижает риск ошибок. Разберём процесс пошагово — от создания до распечатки.

Шаг 1. Выбираем тип документа

В 1С:БП доступны все основные виды первичных документов:

• Покупки: поступление товаров/услуг, счета от поставщиков, акты, УПД.
• Продажи: реализации, счета покупателям, акты выполненных работ, УПД.
• Банк и касса: платёжные поручения, поступления на расчётный счёт, кассовые ордера.
• Склад: перемещения товаров, инвентаризации, списания.
• ОС и НМА: поступление, принятие к учёту, амортизация.

Пример группировки по видам документов

Шаг 2. Создаём документ

Способ 1. Вручную

1. Перейдите в нужный раздел (например, «Продажи»).
2. Нажмите «Реализация» → выберите тип документа.

Заполните обязательные поля:

1) дата и номер;

2) контрагент (выберите из справочника);

3) договор (если есть);

4) склад (для товарных операций).

Пример созданного вручную документа и расположения кнопки "Печать"

Способ 2. На основании другого документа

1. Откройте исходный документ (например, счёт покупателю).
2. Нажмите «Создать на основании» → выберите нужный тип (например, «Реализация»).
3. Программа автоматически заполнит часть полей (шапку и табличную часть).

Пример создания документа реализации "На основании" счета (или другого документа)

Шаг 3. Заполняем табличную часть

В табличной части перечисляются товары/услуги, количество, цена, НДС:

• «Добавить» — создайте новую позицию, если её нет в базе.
• «Заполнить» — автоматически подтяните данные из связанного документа (например, заказа покупателя).
• «Подбор» — выберите позиции из справочника номенклатуры.

Важно: проверьте, чтобы суммы в табличной части совпадали с физическим оригиналом документа. Программа автоматически рассчитает НДС и итоговую сумму.

Пример расположения кнопок "Добавить", "Заполнить", "Подбор".

По кнопке "Изменить" можно не просто внести изменения в какую-то клеточку таблицы, а при нажатии на эту кнопку включается очень интересный механизм, который может пригодится в работе с любыми документами, где он внесен. В поле "Что делать" есть выпадающий список действий, которые доступны с табличной частью документа. По умолчанию все строки таблицы отмечены чек-боксами (зелеными "галочками"). Если изменения надо распространить не на все строки, то чек-бокс надо просто снять с тех строк, которые изменять не нужно. Эту функцию удобно использовать при работе с документами, где содержится большое количество строк.

Пример использования кнопки "Изменить".

Шаг 4. Регистрируем счёт‑фактуру

Если операция облагается НДС:

1. В документе найдите поле «Счёт‑фактура».
2. Введите номер и дату оригинала.
3. Нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст счёт‑фактуру и добавит её в книгу продаж/покупок.

Пример созданной счет-фактуры.

Шаг 5. Проводим документ

1. После заполнения нажмите «Провести».
2. Программа сформирует бухгалтерские проводки.
3. Проверьте их корректность через кнопку «ДтКт» (дебет/кредит).

Пример проверки корректности проводок в созданном документе.

Что проверить:

• совпадают ли суммы в документе и проводках;
• правильно ли указаны счета учёта;
• отражён ли НДС.

Шаг 6. Печатаем документ

1. В открытом документе нажмите кнопку «Печать».
2. Выберите нужную форму:

• накладная (ТОРГ‑12);
• акт выполненных работ;
• УПД;
• счёт‑фактура;
• универсальный шаблон.

1. При необходимости настройте параметры печати (количество экземпляров, ориентацию).
2. Нажмите «Печать» → выберите принтер.

Пример выбора печатной формы.

Нюансы:

• Для некоторых документов доступно несколько печатных форм (например, реализация → акт или УПД).

Частые ошибки новичков

• Не проверяют проводки → ошибки в учёте.
• Печатают непроведённые документы → данные не попадут в отчётность.
• Игнорируют регистрацию счёта‑фактуры → проблемы с вычетом НДС.
• Используют устаревшие печатные формы → несоответствие требованиям ФНС.
• Не сохраняют сканы → сложности при проверках.

Полезные инструменты 1С:БП

• Групповая печать: выделите несколько документов в журнале → «Печать» → выберите форму.
• Электронный документооборот (ЭДО): отправляйте документы контрагентам напрямую из 1С («Администрирование» → «Обмен электронными документами»).

Настройка факсимиле и печатей

Чтобы печатать документы с подписью и печатью:

1. Зайдите в «Главное» → «Организации».
2. Откройте карточку компании.
3. Перейдите в «Логотип и печать».
4. Загрузите изображения факсимиле руководителя, главбуха и печати (пошаговая фото-инструкция как это сделать доступна по гиперссылке).
5. Сохраните изменения.

Пример как создать факсимиле и сканокопию печати.

Теперь при печати счёта‑фактуры или УПД подписи и печать будут добавляться автоматически.

Но с точки зрения закона — не всё так просто.

Нельзя использовать факсимиле на:

1. счетах‑фактурах;
2. накладных;
3. актах;
4. доверенностях;
5. платёжных документах;
6. любых документах для налоговой и бухучёта.

Это может привести к проблемам: налоговая может не принять расходы или вычеты, а суд — не признать документ.

Можно использовать факсимиле на документах без серьёзных последствий:

1. приглашениях;
2. справках информационного характера;
3. грамотах;
4. извещениях и т. п.

Краткий вывод:

• В 1С поставить факсимиле легко, но не стоит делать это на важных финансовых и отчётных документах.
• Для них нужна живая подпись либо электронная подпись (при электронном документообороте).
• Факсимиле лучше оставить для внутренних и информационных бумаг.

Заключение

Формирование и печать первичных документов в 1С:БП — процесс, который легко освоить даже новичку. Следуйте алгоритму: выберите тип документа→ создайте → заполните → проведите → распечатайте. Со временем эти действия станут привычными, а учёт — точным и прозрачным.