Применение МЧД в 2023-2025 годах: новые правила
Электронная доверенность стандартно используется для подписания электронной документации (отчетности), при выполнении определенных юридически значимых действий. Она безоговорочно необходима тем, кто работает через ЭДО (электронный документооборот).
Ее использование имеет ряд преимуществ:
- Упрощает взаимодействие, облегчает документооборот. Полномочия представителя — сотрудника юрлица (ИП) проверяются, по сути, автоматом.
- Исключает бумажную волокиту, т. к. не требует предъявления бумажной копии доверенности и ее нотариального заверения.
Читайте об изменениях в формате МЧД с 1 марта 2025 года.
Теперь МЧД (машиночитаемую доверенность) должен оформлять на своего сотрудника (главбуха, юриста, начальника отдела либо подразделения, иное лицо) наниматель, то есть глава организации либо ИП:
- Для того чтобы тот мог подписывать и сдавать электронную отчетность.
- Поскольку с 01.09.2023 все сотрудники при подписании документации должны использовать собственный сертификат ЭП (электронной подписи), который выдается физлицу.
Получается, что уполномоченный сотрудник (представитель) должен подписывать документы (отчетность) своей КЭП (квалифицированной электронной подписью), а не как раньше — ЭП юрлица (либо ИП). Но без МЧД это невозможно. Сотрудник должен использовать свою КЭП вместе с МЧД. Поэтому он получает КЭП физлица, а его наниматель (доверитель) оформляет и выдает ему МЧД.
О том, как оформить машиночитаемую доверенность в 2025 году, мы рассказали в этом материале.
ВНИМАНИЕ! До 31.08.2024 (в переходный период) МЧД использовалась на свое усмотрение. После этой даты ее применение стало обязательным.
То есть так называемый сертификат ЭП сотрудника организации, который выдавали раньше, до этих изменений, отменили. Но глав организации (например, гендиректоров) это не коснулось. В их сертификатах, как и раньше, отображается, от имени кого (какой организации) они действуют.
Отметим, что сведения о нотариальной отмене МЧД автоматически отображаются в сервисе проверки доверенностей от ФНС.
Кто вправе не использовать МЧД с сентября 2023 года: исключения из правил
Теперь разберемся, кому не нужна машиночитаемая доверенность. Нововведения, связанные с МЧД, обошли стороной тех, кто сдает документы в ИФНС при личном посещении либо отправляет их почтой. Эти лица вправе не использовать электронную доверенность и работать «по-старому».
Еще одно исключение из общего правила действовало в отношении тех, у кого имелся действующий сертификат КЭП юрлица либо ИП, где был указан представитель-сотрудник. Они были вправе работать «по-старому» и использовать данный сертификат до 31.08.2024.
Таким образом, действующие сертификаты КЭП сотрудников юрлиц (ИП), выданные не позже 31.12.2023, было разрешено использовать без МЧД до 31.08.2024.
Соответственно, когда срок действия такого сертификата закончится, нужно будет работать по новым правилам и оформлять, применять МЧД. Кстати, именно с 01.09.2023 АУЦ подобные сертификаты перестали выдавать.
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о предназначении и использовании машиночитаемых доверенностей. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.
Описанные выше нововведения привнес ФЗ от 04.08.2023 № 457 (в ФЗ № 63 «Об ЭП»). Подытоживая, еще раз подчеркнем, что они не отразились на руководителях организаций и до 31.08.2024 не действовали в отношении тех, у кого имелся действующий сертификат КЭП сотрудника юрлица (ИП). Все остальные обязаны выполнять новые нормы и использовать при подписании электронную доверенность.
Важно! С 1 августа 2025 года проверка МЧД осуществляется при отправке отчетности в Росстат.