С 2025 года в России продолжается налоговая цифровизация, и бизнесу нужно к ней адаптироваться. Бумажные документы стремительно уходят в прошлое: налоговая служба нацелена на перевод 100% документооборота в электронный формат.
Это значит, что бухгалтерия, первичка, счета — все должно передаваться через операторов электронного документооборота (ЭДО). Рассказываем, что поменялось, какие риски появились и как не попасть на штрафы.
Квитанции больше не нужны
Раньше, до февраля 2025 года, при получении электронного документа от контрагента компания была обязана отправить квитанцию о получении. Теперь все проще: документ считается полученным через 6 рабочих дней после отправки, даже если получатель ничего не подтвердил. Это снимает лишнюю нагрузку с бухгалтера и ускоряет документооборот.
Новый список товаров, для которых ЭДО обязателен
С 1 марта 2025 года обязательный ЭДО распространяется на новые товарные группы:
- пиво и слабоалкогольные напитки в кегах;
- велосипеды;
- технические средства реабилитации (трости, костыли, протезы и т. д.).
Если вы производите, закупаете или продаете эти товары, бумажных накладных больше не будет — только электронные документы через оператора ЭДО.
Электронный счет на оплату
С 2025 года компании и ИП могут отправлять счет на оплату в электронном формате — как по требованию налоговой инспекции, так и между собой. Это удобно: не нужно сканировать бумажные бланки, достаточно выставить счет в системе, и он сразу считается корректным юридическим документом.
Только новый формат УПД
С 1 апреля 2025 года действует только формат 5.03 для универсального передаточного документа (УПД). Старый формат 5.01 признан устаревшим. Нововведение важно, потому что:
- в названии файла теперь должен быть идентификатор: N2 для прослеживаемых товаров, N3 — для маркированных;
- это дает возможность в одном документе объединять разные товарные группы.
Также в счетах-фактурах теперь обязательно указывать, на основании какого документа была отгрузка: это может быть товарная накладная, акт или УПД.
Ошибка в формате — штраф
ФНС напоминает: нельзя отправлять документы в zip-архивах, особенно если вас проверяет налоговая. Каждый файл должен быть отдельным документом. Нарушение формата грозит:
- отказом в приеме документов;
- штрафами за непредставление документации.
То есть, если бухгалтер "упакует" весь архив УПД и загрузит как один файл — ФНС может признать, что документы не представлены вовсе.
Электронный документооборот — это уже не выбор
До недавнего времени многие ИП и даже компании считали ЭДО чем-то факультативным. Но в 2025 году становится очевидно: ФНС двигает бизнес к полному отказу от бумаги. Все должно быть:
- в электронном виде;
- через аккредитованного оператора ЭДО;
- в требуемом формате, с соблюдением всех атрибутов и реквизитов.
Да, это требует внимания и правильной настройки бизнес-процессов. Но, с другой стороны, это сокращает количество ошибок, автоматизирует учет и ускоряет взаиморасчеты.
Как не запутаться в новых правилах?
Если вы — ИП или владелец ООО, не обязательно разбираться в каждой строчке обновленного налогового законодательства. Бухгалтеры сервиса «Честные числа» следят за всеми изменениями в режиме реального времени и берут на себя:
- ведение бухгалтерии (ИП и ООО);
- электронную отчетность в ФНС, Росстат, СФР;
- восстановление учета за любой период;
- налоговое планирование и оптимизацию;
- регистрацию бизнеса и внесение изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- а также оформление первичных документов и внедрение управленческого учета.
Независимо от сферы вашего бизнеса — от автозапчастей и интернет-магазинов до салонов красоты и частных детсадов — команда «Честных чисел» знает, как навести порядок в учете и защитить вас от штрафов. Особенно в эпоху, когда бухгалтерия окончательно «уходит в цифру».
Цифровизация — не повод для паники, если рядом честные числа.
