Сотрудники - это ключевой ресурс для любой современной компании, и успех на рынке напрямую зависит от того, как грамотно управляются эти "человеческие ресурсы". 1С – это мощный инструмент, который не только автоматизирует рутину, но и помогает оценить скиллы сотрудников, выстраивать мотивационные схемы, прокачивать их компетенции и способствовать развитию.
С оценкой эффективности сотрудников сталкивается каждая компания. Чаще всего руководитель о проблемах внутри коллектива узнаёт в последнюю очередь, да и времени у него на быстрое и бескровное исправление ситуации нет. Как итог, компания теряет 15-30% эффективности, а сроки проектов стабильно проседают на пару-тройку месяцев.
Грамотная постановка целей бизнеса, оплата по результатам и внедрение KPI — это, по сути, must-have для оценки работы каждого сотрудника, от линейного персонала до топ-менеджмента.
Но как понять, кто реально работает, а кто только делает вид? В этой статье мы расскажем, как можно использовать 1С, чтобы настроить учет времени, задачи, KPI и вообще всё, что нужно для понимания, насколько эффективно трудятся сотрудники. И да, мы сейчас не говорим о трекерах активности сотрудника на рабочем месте, 1С насыщена другими фишками:)
Основная сложность — это автоматизировать сбор, структурирование и оценку данных по KPI. До сих пор в крупных российских компаниях считается нормой "загрузить" всю эту махину на главного бухгалтера, который вручную сводит цифры в экселе для 1500-2000 сотрудников.
В 1С есть несколько инструментов для оценки эффективности персонала:
- Учёт рабочего времени.
- Задачи и проекты.
- Конструктор отчётов в задачах.
- Визуализация задач.
- Эффективность персонала.
- KPI.
Учет рабочего времени через 1С
Самое базовое, с чего нужно начать — это учет рабочего времени. В 1С для этого есть несколько конфигураций:
- «1С: ЗУП» — это для учета зарплат и всех кадровых движений.
- «1С: УНФ» — идеально для небольших фирм.
- «1С: Управление торговлей» — для автоматизации торговли, управления запасами и анализа продаж, есть инструменты для анализа трудозатрат.
- «1С: Комплексная автоматизация» — универсальное решение для среднего бизнеса
- «1С: ERP» — для крупных компаний с большими процессами.
- «1С: CRM» — для управления взаимоотношениями с клиентами, автоматизации продаж и повышения уровня обслуживания.
- «1С: Документооборот» — для крупных компаний с различными сложными бизнес-процессами.
- Отраслевые решения от 1С
Если у вас стоит задача оценить эффективность сотрудников, автоматизировать зарплатные процессы или настраивать KPI, «1С: ЗУП КОРП» — это просто находка. Эта программа создана для того, чтобы вы могли эффективно управлять кадрами, вести учёт рабочего времени и анализировать производительность на основе объективных данных. В «1С: ЗУП» есть электронные табели. Сотрудники могут сами фиксировать начало и конец рабочего дня, и всё это автоматически попадет в систему. Это помогает не только бухгалтерам, но и руководителям, чтобы видеть, кто вовремя приходит на работу, а кто "забывает".
Как это выглядит? Входите в 1С, открываете окно планирования рабочего времени, выбираете задачи — и всё это записывается. Очень просто и удобно.
История из жизни: на одном из проектов в компании сотрудники постоянно опаздывали. Внедрив электронные табели, опоздания сразу прекратились — всё же проще проконтролировать, если система сама считает, кто когда пришел!
Пример отчета:
Оценка компетенций сотрудников
В «1С: ЗУП КОРП» вы можете проводить регулярные оценки компетенций. Это отличный способ увидеть, как сотрудники развиваются, и кто из них требует дополнительных тренингов. Например, раз в квартал можно запускать оценку знаний и навыков по ключевым направлениям работы. Результаты фиксируются в системе, а затем легко анализируются.
Создание мотивационных стимулов
Одно из главных преимуществ «1С: ЗУП КОРП» — возможность создавать системы вознаграждений. Например, для отдела продаж можно настроить бонусную программу на основе выполнения планов по продажам. Сотрудники будут четко понимать, за что они получают свои премии, а система автоматически рассчитает все необходимые бонусы.
Пример: настраиваем план продаж, назначаем каждому сотруднику индивидуальные KPI, и в конце месяца система автоматически рассчитает, кому сколько положено выплатить в зависимости от процента выполнения планов.
Личный и профессиональный рост сотрудников
ЗУП помогает поддерживать сотрудников в их стремлении к самосовершенствованию. Через систему можно отслеживать, как сотрудники идут к своим карьерным целям, контролировать план личного развития и даже давать рекомендации на основе данных.
Задачи и проекты
В 1С можно контролировать не только время, но и задачи сотрудников. Это тоже очень полезная штука для оценки эффективности. Задачи можно назначать в «1С: ERP» или даже в «УНФ». Например, ставите задачу, выбираете ответственного и указываете крайний срок. Система сама будет следить за тем, чтобы задача выполнялась вовремя.
Это помогает:
- Сотруднику — контролировать свою загрузку и время.
- Руководителю — видеть, кто как справляется и какие задачи остаются невыполненными.
Кроме того, задачи можно разбивать на чек-листы, добавлять соисполнителей — в общем, полный контроль!
Пример:
- Задача: «Подготовить отчет по продажам».
- Дедлайн: 2 дня.
- Ответственный: Иванов.
- Время на выполнение: 4 часа.
KPI и оценка эффективности сотрудников
Теперь перейдем к самой главной фишке — KPI. В «1С: ЗУП КОРП» можно настроить целую систему ключевых показателей, чтобы понимать, как сотрудники справляются с задачами. Например, для отдела продаж можно задать показатель «Количество сделок» и следить, кто сколько закрывает.
В качестве KPI используют разные показатели:
- средний чек;
- количество лидов;
- объем продаж;
- конверсия;
- процент возврата клиентов;
- рейтинги;
- прибыль на каждого сотрудника и многое другое.
Если таким образом оцифровать работу всего персонала, то можно так же контролировать общий KPI компании, чтобы видеть динамику работы в разные периоды. Например, в течение года или нескольких лет. Сделать это можно по такой формуле:
Коэффициент эффективности = ((Фактический KPI - Минимальный KPI) / (Плановый KPI – Минимальный KPI)) х 100%
Если результат меньше 100%, значит, сотрудник недовыполнил план. Если больше 100% – значит, перевыполнил.
Важно понимать, что если план не выполнен, это еще не значит, что только сам работник в этом виноват. Это говорит о том, что в ситуации стоит покопаться и либо снизить ожидания, либо попробовать дополнительные способы мотивации. В конце концов, у человека просто может быть сложный период жизни, и это не повод его увольнять. Впрочем, низкий показатель может быть вызван именно недостаточным усердием в работе.
Как работает KPI:
- Включаем возможность оценки эффективности в настройках программы.
- Переходим в раздел «Мотивация» и начинаем настройку.
- Создаем показатели эффективности (например, «Выполнение плана продаж»).
- Устанавливаем границы шкалы значений: процентное соотношение фактических и плановых показателей.
Пример KPI:
Эти цифры можно потом использовать для начисления премий, бонусов, или даже для того, чтобы понять, кому нужен тренинг.
Какие документы использовать для KPI
Для планирования KPI в 1С есть несколько типов документов:
- Планы подразделений — если нужно задать KPI для целого отдела.
- Планы позиций — для должностей (например, для всех менеджеров по продажам).
- Планы сотрудников — индивидуальные планы.
Это удобно: один раз настроил, и все работает как часы. Например, вы задаете план продаж для отдела и сразу видите, как каждый сотрудник с ним справляется.
Контроль выработки сотрудников через 1С
Когда мы говорим о выработке, то подразумеваем не просто выполнение задач, а их эффективность и скорость. Это один из главных индикаторов того, как работают сотрудники и подразделения. В «1С: ERP» есть отличные инструменты для учета и анализа выработки. Система позволяет следить за тем, сколько задач или заказов выполняет каждый сотрудник, сравнивать эти данные с планами и оперативно принимать решения.
Например, для курьерской службы можно задать план по количеству доставок в день. Каждый раз, когда курьер отмечает выполненный заказ, система автоматически считает процент выполнения плана.
Пример отчета по выработке:
Почему выработка важна?
Во-первых, это позволяет оценить, насколько эффективно работают сотрудники и подразделения. Мы можем увидеть узкие места — где люди не успевают или наоборот, перегружены. Например, если в одном отделе выработка падает, возможно, там не хватает ресурсов или задач слишком много.
Во-вторых, выработка помогает установить обоснованные нормативы труда. Например, вы можете определить, сколько заказов должен обработать курьер за день или сколько деталей должно быть произведено за смену на заводе. С помощью этих данных можно пересмотреть планы и оптимизировать процессы.
И, наконец, выработка — это отличный инструмент для мотивации. Если сотрудник перевыполнил план, система автоматически рассчитает премию или бонус. Это стимулирует работать лучше, ведь результат становится наглядным.
Методы расчета выработки в 1С: ERP
В системе 1С есть несколько подходов к расчету выработки, и выбор метода зависит от типа задач и специфики бизнеса. Вот основные:
- Нормативный метод
Этот метод используется на производственных предприятиях, где есть четкие нормативы. Например, если сотрудник должен произвести 100 единиц продукции за смену, а сделал 110, его выработка составит 110%. Этот метод хорош, если можно заранее задать точные нормы. - Метод прямого наблюдения
Когда задачи не такие предсказуемые и их сложность может варьироваться (например, техническое обслуживание оборудования), можно фиксировать фактические данные в реальном времени. Здесь система фиксирует выполнение задач в процессе работы. - Метод учета выполненных заданий
Если ваши сотрудники выполняют много разных задач, каждой из которых присваивается определенная "стоимость" (например, по времени или сложности), система учитывает все выполненные задания. Этот метод отлично подходит для проектных работ, IT или сервисных компаний.
Пример:
Если сотрудник выполнил 5 задач, и каждая из них имеет свою «стоимость» — например, задача «A» — 1,5 часа, задача «B» — 2 часа — то итоговая выработка рассчитывается на основе этих данных.
Анализ выработки через отчеты в 1С
В «1С: ERP» можно использовать специальные отчеты для анализа выработки. Это позволяет не только видеть, кто как работает, но и принимать управленческие решения.
- Отчет «Производительность сотрудников»
Этот отчет показывает, сколько задач или заказов выполнил каждый сотрудник за определённый период. Например, за неделю или месяц. Отчёт можно настроить как по конкретным сотрудникам, так и по целым подразделениям. - Отчет «Сравнение выработки с планом»
Он позволяет увидеть, насколько фактические показатели соответствуют плановым. Если показатели ниже, можно провести анализ — почему так произошло и что можно сделать для улучшения ситуации. - Анализ отклонений
Этот инструмент помогает выявить сотрудников, которые систематически показывают низкую или высокую выработку. Например, если сотрудник работает медленнее нормы, это сигнал для руководителя — возможно, ему нужны дополнительные ресурсы или обучение. - Диаграммы и графики
С помощью графиков можно визуализировать данные по выработке. Например, посмотреть, как изменилась производительность за квартал или год, выявить сезонные колебания.
Трекеры активности на рабочем месте
Сама система 1С не обладает таким функционалом, но ее можно интегрировать с различными системами, которые будут фиксировать работу сотрудника с точностью до минуты, фиксировать его работоспособность или отсутствие, а также фиксировать приложения, программы и сайты, которые используются в течение рабочего времени.
Интеграция с СКУД (Системы контроля и управления доступом)
СКУД — это вообще топовая фишка для крупных компаний. Если у вас есть система доступа на базе карт или биометрии, её можно интегрировать с 1С. Как это работает? Сотрудник приходит на работу, отмечается в СКУД, а 1С автоматически записывает его время прихода и ухода.
Пример:
- Иванов пришел на работу в 09:00.
- Время ухода: 18:00.
- Система посчитала, что он работал 9 часов.
Представьте, что курьер приходит на работу, отмечается через карту в СКУД, а данные автоматически загружаются в табель рабочего времени в 1С. Если курьер опаздывает — система автоматически отправляет SMS, чтобы уточнить, почему его нет на месте.
Это реально упрощает жизнь HR-ам и бухгалтерам — никакой путаницы с табелями.
Отчеты для анализа эффективности
Отчеты — это наше всё. В 1С куча готовых отчетов для анализа, но можно и кастомизировать под свои нужды. Вот что можно использовать:
- «Отчет по производительности» — показывает, кто сколько задач закрыл за день или неделю.
- «Анализ рабочего времени» — можно увидеть, сколько времени сотрудники потратили на задачи, а сколько просто сидели.
Пример отчета:
Эти отчеты можно настраивать под любые нужды компании, что очень удобно. Они также помогают понять, кто тянет компанию, а кто не справляется с объемом.
Планирование и мотивация на основе KPI
Не забываем про мотивацию! В 1С можно не только планировать KPI, но и использовать их для мотивации сотрудников. Например, если сотрудник перевыполнил план, система автоматически рассчитает бонус.
Пример документа для мотивации:
- Документ учета KPI — автоматический расчет выполнения показателей.
- Монитор целевых показателей — показывает в реальном времени, как сотрудник справляется с планом.
Постановка целей в 1С: как управлять и достигать результатов
Целеполагание — это фундамент для принятия правильных управленческих решений. Без четко поставленных целей и показателей невозможно объективно оценить эффективность работы сотрудников. В 1С процесс постановки целей автоматизирован, но всё равно нужно соблюдать несколько важных правил.
Основные критерии для правильной постановки целей:
- Измеримость. Каждая цель должна быть выражена в цифрах, будь то объем продаж, количество выполненных задач или процент выполнения плана.
- Конкретность. У цели должен быть один четкий показатель, чтобы не было путаницы. Например, если мы хотим оценить работу отдела продаж, то берем не просто «увеличение продаж», а конкретный целевой показатель, например, «увеличение продаж на 15%».
- Зоны ответственности. За каждой целью обязательно должен быть ответственный сотрудник или подразделение. Это позволит избежать ситуации, когда непонятно, кто отвечает за результат.
Реализация планов
После того как цели установлены, нужно регулярно обновлять данные в системе. В 1С это делается через внесение информации о выполненных операциях. Например, когда сотрудник закрывает задачу или оформляет сделку, данные попадают в систему и автоматически сопоставляются с планом.
Мониторинг целевых показателей и мотивация
Когда KPI настроены, начинается самое интересное — мониторинг. В 1С есть монитор целевых показателей, который позволяет в реальном времени следить за выполнением плана. Если сотрудник перевыполняет план — он получает бонус, если не дотягивает — можно организовать обучение или мотивировать другим способом.
Достоинства инструмента:
- удобный интерфейс;
- гибкие настройки;
- сжатый формат подачи информации, достаточный для понимания сути происходящих событий;
- создание и мониторинг собственных показателей эффективности работы предприятия.
Пример: Иванов выполнил план на 120%, поэтому ему положен бонус в конце месяца.
Анализ отклонений и динамики
Монитор позволяет не только отслеживать выполнение плана, но и анализировать отклонения от него. Если вы видите, что какой-то показатель ушел в минус, можно сразу понять, что пошло не так, и оперативно принять меры.
Функции Монитора целевых показателей
Система сортирует данные по состоянию целей:
- «К сведению» — цель достигнута.
- «Важные показатели» — показатели в пределах нормы, но есть негативные тенденции.
- «Критические показатели» — значения критически низкие, требует вмешательства.
Такая сортировка позволяет быстро оценить ситуацию и внести коррективы в планирование. Если видите, что показатель падает — пора принимать меры.
Постоянный контроль через 1С
1С помогает настроить систему постоянного мониторинга показателей каждого сотрудника. Это может быть выработка, закрытые задачи, KPI — всё, что нужно. Система сводит данные в единую отчетность, что делает процессы прозрачными и управляемыми.
Проблемы при внедрении системы оценки эффективности
- Сопротивление коллектива. Сотрудники часто боятся изменений и думают, что придется больше работать за те же деньги. Здесь важно объяснить, что система справедлива и основана на объективных данных.
- Сложная система KPI. Если настроить слишком сложные метрики, сотрудники не поймут, что от них требуется. Лучше начинать с простого и добавлять новые показатели постепенно.
- Выполнение плана не зависит от сотрудника. Это частая проблема. Например, если процесс требует согласований с другими отделами, а они задерживаются — сотрудник может не выполнить план. В таких случаях нужно настраивать систему с учетом объективных факторов.
- Время на отчеты. Когда отчеты занимают слишком много времени, это раздражает сотрудников. 1С решает эту проблему тем, что многие отчеты автоматизируются и не требуют ручного ввода данных.
- Система не работает. Иногда компании внедряют передовые решения, тратят много денег на ПО, но результаты сотрудников не улучшаются. Причина — неверные настройки системы или слишком сложные метрики.
- Сложность создания единой системы. KPI должны быть гибкими и зависеть от должностных обязанностей, задач и квалификации. Важно учесть все эти параметры при настройке.
1С — это не просто бухгалтерская программа, а мощный инструмент для управления рабочим процессом, постановки целей и анализа результатов.
Оценка эффективности сотрудников через 1С — это не так сложно, как кажется. Учет рабочего времени, задачи, KPI — всё можно настроить в одной системе. Главное — разобраться с настройками и правильно построить процесс. После этого вы будете точно знать, кто работает эффективно, а кто тянет команду вниз.
Еще больше новостей и рекомендаций на нашем сайте Санто Групп!