На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Наша организация не является источником комплектования госархива. Нужно ли хранить номенклатуру дел организации, если ее срок хранения по Перечню 2019[1] истек и если числящиеся по ней дела уничтожены и сданы в свой архив (срок хранения которых по Перечню 2019 для «неисточников» составляет не более 10 лет)? Имеем ли мы право в этом случае уничтожить номенклатуру дел?
Ответ
В соответствии с п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[2] срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. Сроки хранения номенклатур дел установлены в ст. 156–157 Перечня 2019.
Так как ваша организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, а нормативный срок хранения указанной номенклатуры дел (в вашем случае – 10 лет) истек, то организация имеет право уничтожить номенклатуру дел. Для этого следует включить ее в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
Качественная номенклатура дел является важным и одним из основополагающих документов для делопроизводства организации или компании, превращаясь из планового документа в отчетный. Зачастую номенклатуры дел, срок хранения которых истек, продолжают хранить в организациях (например, в составе папок, по сути являющихся делом фонда), так как это очень информативные документы, которые могут быть полезны для специалистов делопроизводственных и кадровых службы, структур ДОУ, ответственных за хранение архивных документов (Схема 1).
_________________________________________
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.