На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В нашей организации в штатном расписании изменились должности начальников структурных подразделений: раньше должность называлась «начальник отдела ДОУ», а после нововведений – «начальник отдела» (подобным образом изменились все должности начальников структурных подразделений). Какую фразу нам теперь следует использовать при оформлении наименования должности лица, подписавшего (согласовавшего) документ в реквизитах «Подпись» и «Виза»: «начальник отдела, отдел ДОУ» или «начальник отдела ДОУ»? Можно ли использовать второй вариант несмотря на то, что что такой должности у нас уже не существует? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отмечено, что в реквизитах «Подпись» и «Виза» нужно указывать наименование должности лица, подписавшего (согласовавшего) документ. Однако в нашем случае изменения в наименованиях должностей сделали их неинформативными, что не позволяет определить направление деятельности начальника отдела, подписавшего (согласовавшего) документ.
Ответ
Решить вашу задачу можно одним из двух способов.
Способ 1. Прописать в локальном нормативном акте по делопроизводству, что при оформлении реквизитов «Подпись» и «Виза» указывается еще и структурное подразделение, которым руководит подписант. Соответствующие формулировки можно внести в раздел, в котором описываются правила оформления реквизитов (Пример 2).
Если должность начальника Диспетчерской службы звучит как «начальник службы», то в соответствии с инструкцией по делопроизводству из Примера подпись следует оформлять так:
Если должность начальника Юридического отдела звучит как «начальник отдела», то в соответствии с инструкцией по делопроизводству из Примера визу следует оформлять так:
Наш совет
Если взять за правило просто указывать наименование структурного подразделения для каждого подписанта, то будет непонятно, что писать для, например, директора по строительству: наименование подразделения не содержится в должности, но оно здесь и не требуется. Придется сделать оговорку о том, что из оформления реквизита должно быть понятно, начальник какого отдела подписывает документ.
Способ 2. Утвердить бланки структурных подразделений. Например, на бланке отдела ДОУ в соответствии с п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 руководитель может написать свою должность просто «начальник отдела» – этого будет достаточно.
Однако утверждение отдельного бланка для каждого отдела должно быть целесообразно: это автоматически означает, что у начальника подразделения есть полномочия вести переписку, и что подразделение действительно активно пишет письма, а не одно-два в год. В Примере 3 размещен бланк структурного подразделения с подписью руководителя.