Инструмент для тайм-менеджмента «Матрицу Эйзенхауэра» придумал консультант по эффективности Стивен Кови, взяв за основу приписываемую тридцать четвёртому президенту США Дуайту Эйзенхауэру фразу: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные». Метод поможет расставить приоритеты, если на вас навалилась гора дел и непонятно, за что хвататься в первую очередь. Вы также можете проанализировать свою занятость в целом. Попробуйте на протяжении нескольких дней фиксировать, что выполняете и сколько времени на это уходит.
Затем каждое занятие нужно проанализировать, ответив себе на три вопроса:
• Было ли это дело для меня срочным?
• Было ли оно для меня важным?
• Я единственный, кто мог это сделать?
Ключевые слова — «для меня». В основе должны лежать ваши честные ответы, а не то, как на ситуацию смотрят другие люди. Может, вы воспринимаете как срочное то, что таковым не является? Или же не успеваете выполнять свои обязанности, потому что делаете чужую работу?
Квадрат 1: Важно, срочно
Дела первостепенной важности. Обычно у таких задач есть сроки — и последствия, если не выполнить их вовремя. Например, нужно оплатить позабытые счета, вылечить разболевшийся зуб. Если таких задач много, это может стать проблемой. Перебор с важными и срочными делами вызывает ощущение, что вы крутитесь словно белка в колесе на исходе сил, но всё равно ничего не успеваете. Пункты в этом квадрате неизбежны, но постоянное «жонглирование» делами — прямой путь к эмоциональному выгоранию: в таком состоянии человек столь измождён психологически, что сил не остаётся даже на любимые дела.
Что делать: старайтесь оставлять здесь как можно меньше дел. Выпишите все дела, а затем вычеркните неактуальные. Оцените, все ли из них действительно срочные. Может, какие-то удастся подвинуть? Для остальных — назначьте сроки выполнения, или дедлайны, и составьте расписание. Каждую задачу разделите на кусочки — этапы — и каждый день делайте понемногу. Подумайте, как снизить поток срочных и важных задач.
Квадрат 2: Важно, несрочно
Обычно это крупные задачи, связанные с долгосрочными целями, личностным развитием и улучшением качества жизни, а не с решением текущих проблем. У них может не быть чёткого дедлайна, и поэтому подступиться к ним бывает затруднительно. Примеры: регулярно заниматься спортом, изучать иностранный язык, готовиться к экзаменам, проходить профилактические осмотры.
Если таких задач много, значит, вы сфокусированы на том, что важно для вас. Ресурсы тратятся на то, что в перспективе сделает вашу жизнь лучше и поможет добиться значимых для вас успехов.
Что делать: стараться поддерживать подобную ситуацию как можно дольше. Такие дела не заставляют вас нервничать, а скорее наоборот. И когда вы увидите первые плоды своих усилий, то почувствуете себя ещё лучше.
Квадрат 3: Неважно, срочно
Рутинные задачи. «Завал» таких дел создаёт ощущение, что вы постоянно заняты. Но поскольку эти занятия не столь важны, то их выполнение не приближает вас к достижению поставленных целей. Примеры: постоянная проверка уведомлений, немедленные ответы на все сообщения, бытовые дела.
Если таких задач много, выполнение мелочей поначалу покажется приятным — можно проставить множество галочек в списке дел. Но если вы занимаетесь преимущественно тем, что на самом деле для вас не особо важно, от этого могут появиться досада и раздражение. Один из сигналов — вы задаётесь вопросом: «На что я трачу свою жизнь?», на который не можете ответить.
Что делать: Стивен Кови советует такие задачи делегировать, то есть поручить другим. Для руководителя или бизнесмена это хорошее решение, но в жизни многих людей часто невозможно и попросту неоправданно перепоручать дела другому. В таком случае стоит постараться снизить их влияние на расписание. Например, выключайте уведомления, когда учитесь или работаете, выделите определённое время для проверки почты и ответов. Или занимайтесь задачами третьего квадрата тогда, когда в первом и втором уже ничего нет.
Квадрат 4: Неважно, несрочно
Дела, за которыми легко засидеться, но это часто не будет оправданным вложением времени. В перспективе они не приносят практической пользы, если другие, более важные дела остаются невыполненными.
Примеры: пролистывание ленты в соцсетях, просмотр сериалов, прохождение видеоигр. Если таких задач много, может возникнуть чувство, что дни летят, а вы не продвигаетесь к достижению своих целей, и в жизни ничего не меняется. Из-за этого может расти недовольство собой.
Что делать: Стивен Кови рекомендует избавляться от таких занятий в своей жизни. Но столь радикальный подход вряд ли оправдан, если вы не руководите бизнесом или целой страной. Желание отвлечься и отдохнуть — нормально, и лишать себя всех удовольствий в погоне за продуктивностью не стоит (Эйзенхауэр, кстати, немало времени тратил на гольф — так он сбрасывал стресс от работы). Без передышки можно быстро выгореть и потерять интерес ко всему. Но чтобы соцсети, сериалы или видеоигры не отнимали все силы и время, определите, какие потребности вы можете эффективно закрыть иными способами: вместо многочасовой переписки с другом — встретиться с ним вживую и повеселиться, а просмотр тиктоков заменить прогулками или любимым хобби.
Также вам будет интересна статья: «Психосоматика: как появляются заболевания на самом деле?»
Еще больше полезных лайфхаков читайте в журнале «ДУМАЙ» (12+): https://dum.ai/?utm_source=dzen1
Наш канал в телеграм: https://t.me/dumai_russia
Мы в ВКонтакте: https://vk.com/dumai_russia
По материалам статьи Анастасии Горбуновой, журнал «ДУМАЙ», выпуск №60
