Коммуникация — важный элемент построения эффективных взаимоотношений между руководителем и коллегами. От ее качества и чистоты напрямую зависит результат выполнения задания. Однако сейчас данный аспект остается большой проблемой. По результатам опроса сервиса по поиску высокооплачиваемой работы SuperJob, в котором приняли участие 1600 офисных сотрудников из всех округов страны, лишь 4 из 10 сотрудников отметили, что получают своевременную и объективную обратную связь от руководства.
Почему это происходит?
ББезусловно, особенности и стиль общения у каждого человека индивидуальны, однако есть общие нормы, которые регламентируют именно деловое общение. Оно требует некоторых соответствий, однако зачастую в этом возникает ряд проблем.
- Страх. Как руководителям, так и самим подчиненным часто становится неловко высказать свое мнение по какой-то задаче. Это ведет к увеличению времени выполнения работы, недопониманию, конфликтам и т.д.
- Размытость представляемой информации. Одной из причин возникновения неловкости может стать неправильная подача ТЗ. Отсутствие конкретики, дедлайнов и условий выполнения работы — все это замедляет процесс работы и делает его неэффективным.
- Разница поколений. В большинстве случаев, руководитель — это человек с большим опытом работы, в связи с чем определяется возможность возникновения коммуникативных барьеров и недопонимания.
Чтобы предотвратить трудности коммуникации, следует придерживаться некоторых правил.
- Введите в практику обращаться к кому-либо за поручением или просьбой с ТЗ, описанному по четкому шаблону. В нем должны быть отражены важные условия выполнения задания. Так вы обеспечите себе уверенность в том, что все было оговорено (и прописано), а ваш коллега будет понимать, что конкретно от него требуется.
- Встречи тет-а-тет. Еще одним важным пунктом в построении эффективных взаимоотношений являются очные встречи или, если это условия дистанционного формата работы, то созвоны. Почему это важно? Коммуникация, основанная исключительно на переписке, ведет к таким проблемам, как: игнорирование просьб или самого сообщения в целом, неправильное преподнесение мысли, ошибки в написании и т.д. Все это создает атмосферу недоверия и провоцирует ситуации конфликта.
- Двустороннее общение. Слушать собеседника — гораздо важнее, чем просто слышать. Существует два способа слушать других. Первый предполагает восприятие информации ради ответа. В таком случае, мозг концентрирует внимание на выстраивании ответа, а не на сообщении собеседника. Так вы рискуете упустить ключевые мысли и детали. Второй вариант — слушать, чтобы понять. Здесь ваша цель, в первую очередь, осознать, что говорит оппонент. Если у вас возникнет вопрос или пояснение, то его можно записать, и продолжить слушать.
- Жесты и интонация. Во время созвона с включенными камерами или разговора тет-а-тет крайне важно держать себя в руках. Коммуникация — это не только вербалика, но еще и невербалика. Именно она дополняет ваши высказывания, делая их более осмысленными. Поэтому необходимо контролировать свои действия, чтобы не ввести в заблуждение коллег.
- Документация. В условиях офиса, так же, как и удаленки, необходимо фиксировать решенные и нерешенные задачи. Это один из этапов построения эффективной системы взаимодействия и коммуникации. Наличие отчетности позволяет предотвратить возникновение конфликтных ситуаций, связанных с недопонимаем: например, когда кто-то не увидел сообщение в чате или не услышал в кабинете. Отчетность (еще лучше, если она имеет общий доступ) помогает письменно документировать действия каждого. Это поможет создать атмосферу доверия и воспитать ответственность.
Эффективное общение — это усилия и работа каждого из членов команды. Проведение регулярных тренингов и собраний, обсуждение возникающих проблем обратной связи и общения — помогут сформировать систему, которая будет упрощать процесс коммуникации.
Больше полезного и интересного материала читайте в нашем телеграм-канале.
