Всем привет!
Более 10 лет назад я неожиданно для себя стала Руководителем проекта по тендерам в Центральном офисе одной крупной федеральной компании из позиции поставщика услуг.
Изначально я несколько месяцев искала работу по старому профилю и тому, чем я всегда занималась / работала в роли исполнителя. Но ничего не подходило, да и не особо хотелось заниматься тем, что уже настолько привычном. Последнее место работы было в банке, работа с физическими лицами (в банке все четко - инструкции, обучение, продажи и т.п.)
И подумала, а попробую для себя совсем и совершенно новое. Вакансия Руководитель проекта по тендерам, просто даже слово "Руководитель" меня сильно привлекло, так как это было для меня в новинку, а уж тендеры на тот момент я вообще не знала, что это такое, интернет не сильно развит был. А тут такое, и Руководитель и опыт не требовался, и не далеко от дома, точнее удобная транспортная доступность. А вдруг, подумала, если что, подучусь в процессе.
И вот сюрприз, взяли. Я еще не знала и не ожидала, что будет впереди.
Уже в первую неделю столкнулась с тем, что никаких инструкций, никакой толковой адаптации в компании и в том отделе куда меня взяли, не у кого спросить помощи и поддержки. Словом НИЧЕГО.
Начальнику отдела, как оказалось позже, просто вменили развивать направление по тендерам, так как предыдущий Руководитель проекта по тендерам была красивой женой какого-то мужчины и на работе красила ногти. После, ей надоело и она ушла. И появилась эта вакансия.
Как итог опишу метафорой, пришлось сначала очистить поле от сорняков, что бы посеять хорошие ростки пшеницы. И весь этот путь идти интуитивно, собирая по крупицам любую информацию, которая поможет мне в работе.
Это введение я описала с тем посылом, что бы прочувствовать и увидеть в моих словах путь тендерного специалиста без прикрас, и что я даже в позиции Руководителя начала с низов.
Предполагалось, что Руководитель проекта будет один и должен был помогать участвовать в тендерах по всей стране. При этом и сам собирал заявки.
В компании 73 филиала, который мог и должен был участвовать в тендерах. В каждом филиале, по идее, должен был быть тендерный специалист, который физически соберет заявку и направит ее заказчику. Тогда подача еще была на бумажном носителе.
Несколько первых лет было очень тяжело, слезы, постоянные задержки на работе, начальник отдела толком ничего не объяснял (как оказалось его и самого недавно поставили на этой должности) и приходилось налаживать контакты с теми отделами, которые прямо или косвенно влияли на тендерный процесс. Иногда я им честно признавалась, что еще только вникаю и прошу у них поддержку.
В разных филиалах компании было всего 5 толковых тендерных специалистов, которые хорошо владели искусством подачи тендерных заявок. На начальных этапах они были моей поддержкой и опорой.
Начала с того, что распечатала федеральный закон о закупках и прочитала его весь. К нему выписала на отдельный лист краткое содержание с ссылками на статьи тех моментов, которые требуются в работе в роли поставщика услуг (требования к поставщику, состав заявки и другие). Так сказать, всегда под рукой.
Мне звонили из разных филиалов сотрудники, которым вменили обязанность собирать заявку, и краткое содержание меня выручало. И так каждый день, огромное количество вопросов, звонки, письма, голова шла кругом. Но это было, так сказать, мое обучение экспресс и на практике.
Это уже после, мы проводили семинары и обучение сотрудников на местах. Изначально в компании не было и этого.
Помимо информационной поддержки филиалов, я занималась и самой подачей тендерных заявок. Одна за всех.
Что предполагает работа самого тендерного специалиста, так это корректно собрать заявку, в соответствии с требованиями документации (а там бывает много разночтений и абракадабры), чтобы ее не отклонили. А потом еще ждать около месяца, когда опубликуют сначала протокол вскрытия заявок, потом их рассмотрения, и только потом итоги на основании критериев оценки (если таковые имеются).
Ночные сборы заявок, дежурства у ворот заказчика, чего только не было...
Вот именно это долгое ожидание от начала подачи заявки до итогов, ненормированный график, больше всего съедало у меня нервов, так как возникал всегда вопрос, все ли я корректно собрала, прописала, поставила ли везде печать и т.п. Если отклоняют, потеря денег. И это всегда триггерило, так как сторонней поддержки в проверки заявки не было как такой и в суматохе можно ой как не заметить.
К сведению, мое рабочее место было в офисе open space, никакого своего кабинета, то есть, шум, гам и нет возможности в тишине, собрать заявку, чтобы никто не отвлекал.
И так несколько лет, все время в движении и стрессе. Понимала, что больше не могу и нужен сотрудник, которому могу делегировать часть функционала.
Стало немного легче, уже больше занималась обучение специалистов в филиалах.
Мой отдел стал расширять не только внутри, но и во вне. Специалисты отделов, которые косвенно участвовали в тендерном процессе стали уже официально, как бы, в непрямом моем подчинении либо документально, приказом закреплены за моим отделом.
В тендерной работе это были сотрудники из следующих отделов: бухгалтерия, финансисты, юристы, банкиры (у нас был свой собственный банк, через который мы проводили обеспечение заявок и договора/контракта), IT, канцелярия.
Я стала сильнее, увереннее в себе, но триггеры никуда не делись. Ненормированный график и ожидания риска отклонения все еще шли по пятам. Стали меньше, но все еще были. И скорее всего, еще напоминают о себе.
Что я поняла в работе тендерного специалиста и Руководителя:
- эмоционально тревожная профессия. Нужны стальные нервы либо пофигистский настрой.
- необходима спокойна обстановка для сбора заявки, отдельный кабинет.
- сбрасывать на одного тендерного специалиста весь функционал в корне неверно. Кто-то должен только собирать заявку в части обязательных технических документов по компании, а коммерческую часть должен рассматривать продавец, кто-то заявку перепроверяет, другой занимается вычиткой проекта договора либо противоречий, другой размещением заявок и поддержкой функционала электронных площадок. И эти функционалы возможно частично передать и в рамках всей компании.
- некоторые руководители компаний не знают какая это многофункциональная и ответственная работа, нагружают на тендерного специалиста всё и вся, и даже заключение и сопровождение договоров. А потом удивляются, что-то тендерное направление не запустилось. Глупцы - голубцы.
- разработанные для себя и сотрудников материалы облегчают и автоматизируют процесс.
- не стыдно просить помощи и поддержку у других.
- выделять и беречь свое личное время.
Если есть вопросы и я могу чем-то вам помочь, пишите в телеграмм @slv75.
