“Все эти принципы, это, конечно, очень здорово и интересно, но как прямо сейчас взять и эффективно распланировать свои задачи по времени?” – спросите вы.
Хочу дать вам немножечко практики. Давайте прямо сейчас поделим ваши задачи на три типа: жёсткие задачи, гибкие задачи и бюджетируемые задачи.
Что такое жёсткие задачи? Жёсткая задача – это задача, которая привязана к определённому времени. Вам её можно сделать только в указанное время и по-другому никак.
Это какие-то ваши встречи, занятия и тому подобное.
Жёсткие задачи нельзя держать в голове. Их лучше записывать туда, где вы ведёте свой календарь, например, в телефоне или ежедневнике, неважно. Но выгружайте, пожалуйста, их из головы. И понаблюдайте, сколько жёстких задач в день вы себе ставите. Очень важно с ними не переборщить, потому что, если ваш график с утра до вечера будет расписан по минутам, ваш мозг офигеет. У него не будет времени на расслабление. А когда вы долгое время находитесь в таком состоянии, вы впадаете в дистресс (тот самый вредный стресс).
Теперь гибкие задачки.
Если жёсткие задачи привязаны ко времени, то гибкие задачи у вас ко времени не привязаны. Но как правило, это те самые 150 задач на день, которые вам надо сделать. Продукты купить, клиенту позвонить, ещё что-то сделать.
Гибкие задачи тоже важны, хотя чёткого времени на исполнение у них нет. И очень важно к гибким задачам подобрать свою методику. Потому что списки с гибкими задачами не работают. Все эти списки дел со 150 пунктами вы можете просто сжечь.
Бюджетируемые задачи.
Это те задачи, которые требуют усилий и ресурсов. Причём ресурсов самых разных (денег, времени, усилий). Как правило, бюджетируемые задачи имеют какой-то дедлайн, но сроки могут быть не сильно жёсткими.
Например, у вас есть задача спланировать гардеробную. Будет странно, если вы поставите её как жёсткую в календарь на определённое время. Так вы не справитесь с ней. Если вы её просто внесёте в списочек гибких задач, вы тоже не справитесь.
Значит, это бюджетируемая задача. Вам надо запланировать под неё время. Сесть и с чувством, с толком, с расстановкой подумать или сходить что-то там померить, поискать примеры, сформировать какую-то насмотренность и так далее.
Вот что такое бюджетируемая задача. И как правило, люди эти задачи ставят как жёсткие, поэтому постоянно в них проваливаются. Имейте это в виду.
А теперь посмотрите и проанализируйте, сколько у вас на данный момент жёстких задач, гибких и бюджетируемых? Распределите их во времени так, чтобы у вас не появлялись мысли о том, что вы хреновый “управитель временем”.
Приоритеты
А теперь давайте поговорим про приоритеты. Приоритеты помогут вам планировать свой день так, чтобы у вас получалось вот это знаменитое “всё успевать”. Я поделюсь своими лайфхаками, которые помогли лично мне. Думаю, для вас они тоже будут полезными.
Первое и самое важное, что помогло мне начать эффективно распоряжаться своим временем – я разобралась со своей продуктивностью не только в течение дня, но и в течение недели, месяца. Я понаблюдала, когда я лучше соображаю, когда мне какие задачи лучше делать.
Например, есть дни, в которые я способна много говорить, а есть дни, в которые я способна много думать. И я уверена, у вас так же. Поэтому я очень рекомендую вам понаблюдать за собой, когда вы продуктивны больше и в каких задачах в течение дня, в течение недели, в течение месяца. И уже отталкиваясь от этого, вы можете выстроить свой график.
Я вас уверяю, вы увидите, насколько более эффективно вы начнёте использовать своё время.
Ещё есть такая модная история, о которой все говорят – это “есть лягушек”. “Лягушками” называют какие-то сложные, неприятные задачи, которые вы всё время откладываете. Эти задачи рекомендуют делать с утра, то есть “есть лягушек с утра”. Но я, как всегда, иду против системы. Давайте мы с вами договоримся, что вы будете “есть своих лягушек” когда хотите, когда вам удобно. Пусть это станет нашим правилом, договорились?
Теперь давайте подведём итог. Я напоминаю, что вы не можете управлять временем. Но вы можете распределять свою нагрузку во времени, и вы можете эффективно использовать время. Для этого вам нужно заранее планировать свои дела, учиться расставлять приоритеты, фокусироваться на главном и делегировать.
Что забираете себе?