История из жизни: Представьте ситуацию, когда вы получаете письмо от главного бухгалтера крупной компании, и его адрес — gnomik_1965@почта.ru. Такой адрес сразу формирует несерьёзное впечатление, даже несмотря на важность сообщения. Он также открывает нам и новые стороны делового партнерства, например «любовь к персонажам из сказки про Белоснежку», или тему садоводства и садовых фигур, возможно домашнее прозвище. Как бы то ни было, едва ли владелец почтового ящика рассчитывал делиться чем-то личным.
Решение: Ваш электронный адрес — это часть вашего профессионального образа. Он должен быть простым и понятным, желательно содержать ваше имя и фамилию. Пример подходящего адреса: ivan.ivanov@company.com. Это позволяет собеседнику легко идентифицировать отправителя и воспринимать информацию серьезно. На самом деле мою почту вы уже знаете, меня зовут Валентина Хлистун, а дальше @mail.ru
Формулировка темы письма
Вы когда-нибудь получали письмо темой письма которого было «привет. Это срочно», а после незамедлительного ответа на это письмо, как возвращается письмо от этого же адресата с темой «еще один важный вопрос». Вы снова отвечаете и снова в ответ получаете новую тему письма.
Что такое тема в письме и зачем она нужна?
Тема должна точно отражать содержание вашего письма и должна оставаться константой всей переписки. Тему письма, словно рубрика или хэштег, который помогает организовать информацию и ускоряет её поиск в будущем.
Приветствие
С чего начинается день? Встреча? Лекция? С приветствия. Только потому как человек поздоровался можно многое понять о том, как дальше будет протекать его речь в целом.
"Здрассти. Приветствую. Доброго времени суток."
В деловых письмах рекомендуется использовать стандартное приветствие, такое как «Здравствуйте, [Имя]» или «Добрый день». Это устанавливает формальный тон переписки. В менее формальных письмах можно начать с «Здравствуй» или «Привет, [Имя]», что создаёт более дружелюбную атмосферу.
Структура письма
Можно расписать себе ее как план или как ответы на вопросы: «Кто? Зачем? Как? Когда? От кого?». Это поможет без лишних слов сделать послание более информативным. Краткость сестра таланта.
Введение: Кратко представьте себя и укажите причину обращения.
Основное содержание: Детально изложите все аспекты запроса или информации, разбивая текст на логические абзацы.
Заключение: Сформулируйте, что вы ожидаете в ответ, и предложите возможные шаги для дальнейших действий.
Прощание.
Прощание
В зависимости от степени формальности, выбирайте соответствующее прощание. «С уважением» подходит для деловых писем, подчеркивая ваш профессионализм. «С наилучшими пожеланиями» добавляет нотку личного отношения.
Подпись
Элементы подписи:
Полное имя.
Должность и компания.
Контактная информация.
Ссылка на профиль в социальной сети (по желанию).
В современном мире никуда без социальных сетей, поэтому в последней строке можно добавить ссылку на свой аккаунт. Главное помнить, что на сегодняшний день Instagram и Facebook являются запрещенными соц.сетями в Российской Федерации и распространение ссылок лучше делать с пометкой*.
*Признаны экстремистскими организациями и запрещены на территории РФ.
Письмо - это первое впечатление, а ведь «встречают по одежке». Важна каждая деталь от имени адресата до последней точки в подписи. Как и в реальном мире, кто-то досконально изучит каждый нюанс, а кто-то не заметит гифку под основным текстом. Для кого-то внешний вид не несет значимости, а кто-то из этого составит психологический портрет.
