Стартовые условия, определяющие эффективность работы службы снабжения, включают в себя уровень развития информационных технологий, используемые принципы планирования и существующие на предприятии нормы расхода материалов.
Отправная точка - уровень автоматизации документооборота и обработки данных, именно от этого зависит возможность предприятия качественно планировать и контролировать закупки.
Если с автоматизацией документооборота все решено, то следующий шаг - автоматизация рутинных задач, которая позволит сократить издержки и снизить трудовую нагрузку на менеджеров по закупкам. В результате повысится эффективность отдела и в целом ускорятся бизнес-процессы.
Сейчас есть различные облачные сервисы, которые позволяют снабженцу выполнять автоматизированный сбор контактов по поисковым запросам с сайтов потенциальных поставщиков, позволяют проводить массовую рассылку запроса на коммерческое предложение и систематизировать полученную информацию.
Снабженцу остается проанализировать полученные сообщения, выбрать лучшие три-четыре предложения, провести переговоры и принести итоговый лучший счет на оплату. Это сильно экономит время сотрудника, а компания получает информацию о лучших ценах на нужный товар в короткие сроки.
Экономия при таком построении работы составляет до 30 процентов от бюджета на закупки материалов.
Поговорим о стоимости внедрения автоматизации. Она складывается примерно из следующих расходов:
· Стоимость облачной программы — 5000–6000 руб. в месяц для одного рабочего места. Для продуктивной работы не обязательно всех специалистов подключать к этой программе. На отдел из 10 человек достаточно двух или трех выделенных рабочих мест.
· Подключение платной email почты или настройки email-маркетинга , что позволяет в день делать больше 50 запросов и не попадать в спам. Затраты на подключение — от 100 до нескольких тысяч рублей в месяц.
· Подключение сервиса проверки надежности контрагентов. Затраты— от 5000 до 50 000 руб. в год. Использование программы не имеет смысла, если из года в год номенклатура одинаковая в одном и том же регионе.
Несмотря на автоматизацию, все же остается немало ручной работы. Например, специалисты проверяют документы о качестве, в том числе соответствие материала ГОСТу или техническим условиям; исследуют надежность поставщика; оценивают степень удаленности поставщика; обсуждают форму и условия оплаты; занимаются организацией доставки.
Плюсы и минусы сервиса для автоматизации работы снабженцев в строительстве
Плюсы:
· Короткий срок внедрения
· Невысокая стоимость
· Большая глубина поиска поставщиков с лучшими ценами, а, соответственно, экономия при покупке материалов
Минусы:
· При постоянном использовании уменьшает количество откликов от потенциальных поставщиков
· Требуются дополнительные затраты: на саму программу, а также затраты на дополнительные сервисы для эффективной работы
· Увеличивает нагрузки на службы сопровождения за счет увеличения количества поставщиков (оформление и проверка договоров, сбор отчетности и пр.).
