Внедрение электронного документооборота в России стартовало в 2017 году. По-настоящему его преимущества бизнес оценил уже во время пандемии — получить доступ к нужному документу можно не отходя от рабочего места. Сегодня не только используются виртуальные трудовые книжки, но существует полноценный электронный кадровый документооборот и многие компании сдают большинство финансовых отчётов онлайн. Хотя переводить всю документацию в этот формат пока не обязательно, это делают для того, чтобы автоматизировать рутину.
Поэтапный переход на электронный кадровый документооборот
Хотите забыть о бумажной волоките и применять прогрессивные решения? Первым делом подготовьте перечень документов для оцифровки, настройте электронные подписи, организуйте обучение для персонала. Вся документация будет храниться в одном репозитории, а чтобы воспользоваться ею, не нужно будет бегать по кабинетам.
Учтите! Электронный документооборот кадровых документов предполагает, что некоторые решения (инструктаж по технике безопасности, акты о несчастных случаях и приказы об увольнении), нужно по старинке печатать на бумаге и заверять физическими подписями. Согласие на сам переход каждый член коллектива должен подтвердить письменно.
Внедрение КЭДО можно осуществить силами штатных IT-специалистов либо привлечь сторонних исполнителей, которые помогут справиться с нетиповыми сценариями.
Систему электронного кадрового документооборота внедряют в такой последовательности:
- Подготовка технологического плана (описание структуры организации, сбор нормативных актов, описание реального опыта персонала).
- Написание карты всех возможных кадровых сценариев (трудовой договор, больничные и отпуска, всевозможные заявления).
- Утверждение локальных актов, необходимых для перехода.
- Подключение необходимого программного обеспечения к базе данных 1С, работа с центром сертификации, настройка пользовательских профилей.
- Фиксация кадровых сценариев в 1С.
- Тестовый запуск с целью выявления недоработок и их устранения.
- Подготовка документов для обучения.
- Предоставление персонального доступа каждому сотруднику, оформление ЭЦП.
Последовательно пройдя эти этапы, вы сможете внедрить электронный кадровый документооборот в 2023 году. Персонал обязательно предварительно проинструктировать, ознакомить с возможными сценариями, а спустя некоторое время (допустим, две недели) собрать фидбек и провести своего рода срез знаний — чтобы устранить возможные пробелы.
Что учесть при переходе?
Внедрение электронного кадрового документооборота невозможно без составления локального нормативно-правового акта, в котором нужно отобразить перечень процессов и сопутствующей документации, категории персонала для подключения к КЭДО, систему учета кадровых документов, дату внедрения решения. От персонала потребуется согласование на сбор, обработку и хранение персональных данных.
Что делать, если кто-то из персонала не хочет участвовать в электронном документообороте? Спокойно принять отказ. Это решение — недостаточное основание для увольнения его или отказа в зачислении на должность.
Электронные цифровые подписи
Представители компании подписывает документацию с помощью УНЭП и УКЭП. Очень удобен в этом отношении сервис Госключ — подписывать электронные документы можно со смартфона. Ко всему прочему, это не требует финансовых затрат, услуга бесплатная. Сотрудники пользуются любой ЭП. Платные усиленные квалифицированные подписи для персонала должна оплатить компания. Если таковые уже имеются, ими можно пользоваться.
Преимущества и недостатки решения
Случается, персонал не готов к переходу на кадровый электронный документооборот. О чём это говорит? Проведена недостаточная подготовительная работа, у персонала есть сомнения и страхи либо сложности. Если дело в непонимании технологического процесса, для эффективной работы с возражениями достаточно простой демонстрации возможностей системы и беседы. Если причина лежит в другой плоскости, с частью персонала сохраняют бумажный формат делопроизводства.
Грамотная автоматизация заметно упрощает внутренние процессы и разгружает персонал (время, потраченное на работу с документами можно посвятить другим процессам) и помогает сформировать впечатление о компании как о прогрессивном игроке рынка.
Действительно, объемы информации и документов внутри организаций быстро становятся неуправляемыми и могут снизить их производительность. Следующие критерии КЭДО важны для централизации и стандартизации:
- облегчение внутренней работы и общения;
- контроль затрат и сроков предоставления документов;
- безупречное управление взаимоотношениями с клиентами (без потери договорных или финансовых документов);
- повышение ценности информации, постепенно обогащаемой несколькими сотрудниками или сторонними игроками;
- соблюдение требований на бухгалтерском и юридическом уровнях в части архивного дела.
Выгодно ли вложение в КЭДО?
Разумеется, расходы на приобретение сервиса или решения для КЭДО оправдывают себя. Вложение в КЭДО — это депозит в будущее компании. Чем больше развивается цифровой документооборот, тем больше государство вводит стадии законодательного процесса, и ближайшее будущее уже не сможет существовать без единой электронной инфраструктуры.
Более того, работа в цифровом формате является неотъемлемой частью стратегии компаний по формированию HR-бренда на рынке труда. Брендирование инфраструктуры повышает узнаваемость и лояльность компании внутри коллектива. Онлайн-трудоустройство дает возможность создать первое впечатление о компании, как о технологичном и современном работодателе, а также позволяет быстро нанимать квалифицированных сотрудников из любой точки мира.
