Довольно часто руководители используют личный автомобиль для рабочих целей. Ездят на нем в командировки или переговоры с партнёрами. Как правильно оформить затраты на ГСМ? Обязательно ли оформлять договор аренды на автомобиль или нет? Рассказываем в статье как все правильно оформить.
Для бухгалтера существует несколько способов компенсации расходов директора.
Договор аренды автомобиля
Один из способов - оформление аренды автомобиля без экипажа. Получается, руководитель выступает в роли арендодателя. А компания, являясь арендатором, ежемесячно начисляет директору арендную плату. При этом в договоре должно быть условие, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть компания.
Не забудьте приложить к договору акт приёма-передачи, копии паспорта транспортного средства (ПТС), свидетельства о регистрации автомобиля, сервисной книжки. Когда закончится срок аренды, возврат автомобиля тоже нужно оформить актом.
Для подтверждения и оплаты расходов на ГСМ от директора нужны документы:
· путевые листы;
· авансовые отчёты с приложенными кассовыми чеками на ГСМ.
Организация может заключить договоры с поставщиками ГСМ, тогда топливо можно оплачивать по безналу и директору не придётся составлять авансовые отчёты.
Со стоимости аренды необходимо удержать НДФЛ. Компенсация бензина не облагается НДФЛ, так как нет материальной выгоды (ст. 41 НК).
Соглашение о компенсации за использование имущества
Второй способ – это оформление в соответствии со ст. 188 ТК РФ, согласно которой работнику платят компенсацию за использование личного транспорта и возмещают расходы, связанные с эксплуатацией, в том числе на топливо. А так как директор такой же работник, то и ему положены выплаты, раз он использует свой автомобиль в рабочих целях.
Для этого заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём необходимо обозначить сумму и периодичность выплаты компенсации. Как правило, она ежемесячная.
Списать можно только компенсацию в пределах норм (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
· 1500 руб. — для легковых авто с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
· 1200 руб. — для легковых авто с объемом двигателя в пределах 2000 куб. см.
Учтите, что компенсацию нельзя учесть за дни, когда директор, например, болел или был в отпуске.
НДФЛ и взносы не платите со всей суммы. Но необходимо иметь подтверждающие документы: соглашение, обоснованный расчет суммы, путевые листы, копия свидетельства о регистрации на автомобиль, платежки, чеки на ГСМ.
Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Статья 41 НК РФ. Принципы определения доходов.
1. В соответствии с настоящим Кодексом доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами "Налог на доходы физических лиц", "Налог на прибыль организаций" настоящего Кодекса.
2. В целях настоящего Кодекса не признается доходом (экономической выгодой) получение имущества его фактическим владельцем от номинального владельца, если такое имущество и его номинальный владелец указаны в специальной декларации, представленной в соответствии с Федеральным законом "О добровольном декларировании физическими лицами активов и счетов (вкладов) в банках и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".
