Минфин России в письме от 13.09.2023 г. № 03-03-06/1/87507 разъясняет, сколько нужно хранить первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости ОС, в целях налога на прибыль.
Какие сроки устанавливает Налоговый кодекс
Организации обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Так устанавливает подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.
Значит, общий срок хранения налоговых документов составляет 5 лет. Но есть некоторые исключения, например:
- в течение 6-ти лет нужно обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- документы, подтверждающие расходы на обучение, нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с работником трудовым договором, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
С какого момента отсчитывать срок хранения «первички» по ОС
Как уже отмечено выше, хранить первичные документы, необходимые для исчисления налогов, нужно пять лет. Поэтому срок хранения первичной документации по основным средствам – пять лет.
Важный момент при этом, с какого момента отсчитывать данный срок. Минфин России в комментируемом письме разъяснил следующее.
Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ, первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением НДС и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ.
Указанные расходы формируют первоначальную стоимость основного средства и учитываются в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций путем начисления амортизации.
Значит, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
Таким образом, для исчисления и уплаты налога на прибыль организация обязана хранить документы по основным средствам в течение пяти лет с момента завершения начисления амортизации по этому основному средству.
Это те документы, которые подтверждают фактически осуществленные расходы на приобретение основного средства, его сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования.
Минфин также отмечает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
Как уничтожают документы, если срок хранения истек
Если срок хранения истек, документы можно уничтожить. Вот какие есть способы:
- передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку оформляют накладной, в которой указывают дату передачи, вес и количество бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером и т. д.
Уничтожение документов должно быть правильно оформлено.
Во-первых, нужно составить акт с названиями и количеством дел по документам на утилизацию. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.
Во-вторых, комиссия должна отдельно зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку. То есть составляется еще один акт об уничтожении документов. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы переданы на переработку (если выбран данный способ).
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ 2023
В 2023 году в бухгалтерское и налоговое законодательство были внесены «рабочие» изменения и оперативные, принятые в ответ на санкции, введенные по отношению к РФ. И те, и другие сказались на правилах учета доходов, расходов в налоговой базе. Что касается бухучета, то переход на новые ФСБУ, стал обязательным, а все произошедшие в вашем учете изменения нужно подробно описать в пояснениях к балансу.
На этой странице собрали для вас материалы, которые нужны бухгалтеру для подготовки отчетности, заполнения всех форм отчетов и деклараций за 2023 год. Полную инструкцию по подготовке и сдаче отчетности вы найдете в книге «Годовой отчет 2023 под редакцией В. И. Мещерякова». Она выходит как в печатном, так и в электронном формате. Для тысяч ваших коллег это настольная книг
Следите за нашими новостями Telegram, «ВКонтакте»
