Процесс инвентаризации склада достаточно сложен и трудоемок – от работников требуются четкие, но однообразные действия. А поскольку склад на время инвентаризации требуется полностью остановить, приходится работать в условиях острой нехватки времени. При этом очень часто просчеты и погрешности, совершенные при инвентаризации, сводят на нет все предыдущие усилия: исправляются одни ошибки, но возникают новые.
Системы управления складом WMS могут существенно упростить работу складских сотрудников, ускорить процесс и повысить точность подсчетов. Достигается это за счет возможности частичных или циклических инвентаризаций, которые можно проводить без остановки работы склада. Работы по полной инвентаризации при условии грамотной организации циклических и частичных инвентаризаций в идеальном варианте могут превратиться в простую формальность, в большей степени необходимую для внешнего аудита, чем самому предприятию. Теоретически, циклическую инвентаризацию возможно провести и без помощи WMS, но только при наличии достаточных ресурсов и опыта.
Выбор оптимального типа и метода инвентаризации на складе
Частичные инвентаризации можно разделить на несколько типов: инвентаризации по складской зоне, товару или группе товаров, дате.
Инвентаризация по складской зоне: работник сам решает, что и как ему нужно инвентаризировать, а терминал сбора данных (ТСД) выполняет роль электронного блокнота, с помощью которого можно выбрать зону, товар и другие параметры. Пользователь сам определяет последовательность действий и маршрут, а терминал используется для фиксирования соответствующей информации.
Инвентаризация по группе товаров: терминал сбора данных играет активную роль. Эта опция «продвинутых» WMS-cистем. Для работы необходимы определенные настройки, в частности настройки «Диспетчера задач», который служит для распределения задач инвентаризации. При конфигурировании системы настраивается цикл подсчета для каждого товара, в котором могут учитываться такие характеристики товара, как АВС-оборачиваемость товара. Для группы А (товар, который быстро уходит со склада) настраивается цикл с меньшим периодом подсчетов. Точно в назначенный срок на экранах терминалов сотрудников, ответственных за инвентаризацию, появляются задачи подсчета.
Инвентаризация по дате: на терминал сбора данных (ТСД) сотрудника передают задания для проведения подсчета тех ячеек склада, инвентаризация которых не проводилась наиболее длительное время.
Одной из интересных возможностей, предоставляемых системой WMS, является так называемая «инвентаризация через ноль». При возникновении ситуации, когда комплектовщик выбирает последний товар из ячейки, на экране терминала появляется сообщение: «Ячейка пустая?» Комплектовщик, подтверждая или отвечая отказом на сообщение, фактически проводит инвентаризацию ячейки отбора.
Инвентаризация может также включать в себя одновременную корректировку содержимого проверяемой ячейки. В некоторых WMS-системах учитывается процент расхождения, и, если подсчет превышает процент расхождения, автоматическая корректировка остатков не производится, и изменения производятся только после решения менеджера.
Каким образом можно создавать задачи инвентаризации при помощи WMS-системы?
Плановые задачи можно создавать в соответствии с циклом, учитывая тот промежуток времени, когда проводилась инвентаризация, распределяя их между сотрудниками. Допустим, если подошла очередь инвентаризовать какой-либо товар, то 1-го числа каждого месяца будет создана задача инвентаризации на каждую ячейку, где он содержится.
Внеплановый тип инвентаризации может создаваться вручную. Например, если ответственный кладовщик предполагает, что на складе не хватает какого-нибудь товара, он сам может создать задачи инвентаризации, которые появятся на терминалах сбора данных. Третий тип задач – задачи по событию. Их генерирует WMS. Например, при выполнении задачи комплектации выясняется, что в ячейке товара меньше, чем указано в задаче. В такой ситуации вводится причина – недостаток товара, и система WMS автоматически задает задачу инвентаризации данной ячейки.
Полная инвентаризация
Система WMS значительно упрощает жизнь работников склада и при проведении полной инвентаризации. Хотя она и требует остановки склада, благодаря четко построенным циклическим инвентаризациям она занимает существенно меньше времени. При проведении полных инвентаризаций также применяют терминалы сбора данных. Терминал ведет сотрудника четко по маршруту, и, если какая-либо ячейка пропущена, на экране появляется требование ввести причину. Полная инвентаризация на складах с внедренной WMS проводится по классическому принципу. Создаются две группы инвентаризации, которые проверяют один и тот же участок. После получения результатов данные сверяются, и в случае серьезных расхождений, назначается третья группа, которая их анализирует.
Инвентаризация может быть осуществлена «зрячим» или «слепым» методом. При «зрячей» инвентаризации терминал, направляя сотрудника к ячейке, показывает, какой товар и в каком количестве должен в ней находиться. От инвентаризатора требуется лишь подтверждение факта наличия. «Слепая» инвентаризация не сообщает, что есть в ячейке, а требует вручную заносить данные о типе и количестве товара. Это более трудоемкий процесс, но в отдельных случаях он может оказаться более приемлемым.
По мере развития логистического бизнеса операторы и компании, владеющие собственными распределительными центрами, неизбежно сталкиваются с необходимостью внедрения систем WMS, которые не только могут оптимизировать работу склада, но и зачастую являются единственной возможностью справиться с огромным количеством внутренних операций.
