Некоторые действия стали для бизнеса и бухгалтеров рутиной. Мы делаем это ежедневно, ежеквартально, годами — потому что «все так делают». Но это не отменяет того факта, что всё перечисленное ниже — официально нарушения. Просто к ним все привыкли. А зря.
🔸 Делаем проводки по неподписанным сканам
Часто проводим документы по сканам, даже если на них нет подписи. Спешим, чтобы не сдавать уточненки.
⚠️ Риски: контрагент может позже прислать оригинал с другими реквизитами — придётся всё переделывать, сдавать уточненки, платить недоимку.
Даже сканы с подписями и печатями не всегда спасают.
Вывод: безопаснее работать по подписанным, но и это не панацея.
🔸 Используем электронную подпись директора
Передача ЭП директором — это нарушение закона.
Если выяснится, что директор в день подписания отсутствовал (болел, был в отпуске или командировке), документ могут признать недействительным.
Вывод: подпись должна использоваться только лично, и только уполномоченным лицом.
🔸 Сами исправляем «мелкие» ошибки в документах
Кажется, что ничего страшного — подчистить цифру, дописать номер, если в остальном документ в порядке.
Но если экземпляров два, а поправки только в одном — он не пройдёт встречную проверку.
Вывод: если ошибка не мешает идентифицировать сделку, лучше оставить как есть. Если мешает — оформлять всё официально.
🔸 Не оформляем отгулы сотрудников
Кто-то уехал по делам, кто-то «на пару часов». Но в учёте сотрудник считается на рабочем месте.
⚠️ Если с ним в этот момент что-то случится, ответственность — на компании.
Вывод: оформить хотя бы заявление в свободной форме. Или оформить неполный день/неоплачиваемый отпуск.
🔸 Инвентаризация — для галочки
Проводим массовую ревизию за один день — для отчётности.
Но налоговая может признать это формальной проверкой, и сочтёт данные недостоверными.
Вывод: устанавливайте разумные сроки инвентаризации, особенно при больших объёмах.
🔸 Принимаем акты без расшифровок
Акты без подробностей — красная тряпка для проверяющих.
⚠️ ФНС вправе снять расходы, если непонятно, за что платили.
Что делать:
— запросить расшифровку у контрагента;
— оформить её у себя, с подписью исполнителей или бухсправкой.
🔸 Удерживаем алименты раз в месяц
После 2023 года НДФЛ удерживается с каждой выплаты, а по алиментам изменений не было.
Формально многие удерживают раз в месяц — как раньше. Но теперь это выглядит как нарушение.
Вывод: пересмотрите порядок удержания, чтобы избежать претензий.
🎯 Эти ошибки — не катастрофа, но каждая может стать основанием для штрафа, отказа в вычетах или даже налоговой претензии.
Если вы узнали в списке свою рутину — лучше заранее подумать, как застраховаться.