На каждом предприятии со временем формируется значительное количество бумажной документации. Полное избавление от печатных форм не всегда возможно, однако в большинстве случаев допускается замена на их цифровые аналоги. Рассмотрим альтернативные методы хранения информации и обсудим лучшие доступные системы электронных архивов документов.
Все больше компаний переходит на цифровой формат работы, отходя от традиционного хранения документов на полках. Причины этого могут быть различными: от заботы о природных ресурсах до стремления снизить расходы на бумагу и аренду дополнительных помещений.
Электронные архивные системы способствуют систематизации и упорядочиванию обширных объемов информации. В случае наличия бумажных документов в компании, после их цифровой обработки и создания электронных копий программа автоматизирует процессы работы с ними. Часто нет необходимости обращаться к оригиналу приказа или заявления – достаточно иметь его скан-копию. Кроме того, бумажные архивы можно вывезти из офисов и передать на ответственное хранение сторонним подрядчикам.
Если компания использует электронный документооборот (ЭДО), система электронного архива становится еще более актуальной. Программа помогает отслеживать весь путь документа: от момента его создания до отправки в цифровое хранилище. В случае проверок, таких как аудиторская или налоговая, можно быстро получить доступ к необходимой информации или предоставить удаленный доступ к первичным документам и данным.
Ниже представлен список наиболее востребованных систем архивов документов
Топ-10 лучших систем электронных архивов для организации и хранения документов, сформированный на основе оценки редакции ODELAX
Мы приглашаем вас делиться вашими рекомендациями и дополнениями по рейтингу, направляя их на адрес электронной почты info@odelax.ru. Для обсуждения вопросов рекламного сотрудничества просим звонить по телефону +7 (967) 712-34-49.
«Этлас»
Современный и эффективный сервис для организации централизованного хранения документов предоставляет простоту в использовании и совместимость с любой операционной системой. Этот продукт не только обеспечивает ведение архивного дела, но и автоматизирует весь процесс работы с документами.
Одной из отличительных особенностей системы является возможность ведения неограниченного числа картотек для учета данных различных форматов и размеров. Разработчики гарантируют высокий уровень защиты и надежности при хранении файлов.
В зависимости от размеров компании, сервис предлагается в двух комплектациях: "Стандарт" - для малого и среднего бизнеса с объемом хранения данных до 1 миллиона документов, и "Про" - для средних и крупных корпораций с базой данных более 1 миллиона документов.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, автоматическая нумерация, настройка прав доступа, интеграция, история работы с документом.
- Варианты внедрения: локальное и облачное.
- Демоверсия: доступна.
- Наличие техподдержки: имеется.
Плюсы и минусы:
- Защита от случайного удаления документа, возможность выбора модулей и настройка системы для конкретной компании, наличие облачной версии.
- Платное сервисное обслуживание, дополнительная оплата за каждого пользователя и за отдельные модули.
Leradata
Цифровая платформа предназначена для создания, обмена и хранения электронных документов. Архивный сервис предлагает единственный тарифный план и функционирует исключительно в облачном формате. Для доступа в систему необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение нет; авторизация осуществляется с использованием логина и пароля.
Ресурс предназначен для хранения финансовой отчетности, бухгалтерских, кадровых и нормативных документов. Клиентам доступны разнообразные услуги, такие как электронный архив отсканированных копий, ведение картотеки, просмотр реестров и отчетов. Также имеется возможность настроить отправку уведомлений, оповещающих пользователя об открытии, редактировании или удалении файла.
Разработчики гарантируют безопасное хранение юридически значимых документов и предотвращение несанкционированного доступа к информации. Сервис регулярно формирует резервные копии для дополнительной защиты данных.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, отправка уведомлений.
- Варианты внедрения: облачные.
- Демоверсии нет.
- Наличие техподдержки: имеется.
Плюсы и минусы:
- Доступ к системе для неограниченного числа пользователей, возможность совместной работы над документом, восстановление файлов из резервной копии.
- Отсутствие демоверсии, требование высокоскоростного интернета, отсутствие интеграции со сторонними сервисами.
«Электронный архив»
Простое и удобное решение от компании "СоюзЭВМкомплекс" предназначено для автоматизации процессов поиска, регистрации и хранения информации. Система обеспечивает классификацию документов по категориям и структурирование файлов в электронные папки.
Продукт представлен исключительно в локальной версии, но компания предоставляет возможность ознакомления с сервисом в режиме онлайн на своем веб-сайте. В стоимость входит полное техническое сопровождение системы, включая установку программы на сервер заказчика, обучение персонала и решение возможных проблем в процессе эксплуатации.
Характеристики:
- Функционал: классификация, настройка прав доступа, история работы с документом.
- Варианты внедрения: локальные.
- Демоверсия: доступна.
- Наличие техподдержки: имеется.
Плюсы и минусы:
- Полное техническое сопровождение и обучение сотрудников, акция "при покупке одного продукта – второй в подарок".
- Отсутствие интеграции со сторонними сервисами, отсутствие функции оцифровки сканированных документов.
«ДЛ Архив»
Простой и удобный сервис для хранения и поиска отсканированных документов представляет собой легкоразвертываемое решение. Для внедрения данной системы не требуется профессиональных навыков — достаточно загрузить установочный файл с сайта разработчика и запустить программу на своем персональном компьютере. Ключ активации будет направлен на указанный адрес электронной почты после оплаты лицензии.
Этот продукт подходит не только для предприятий, но и для частных лиц, которые стремятся организовать свои отсканированные файлы на рабочем столе. Для удобства хранения различных видов документов предусмотрены несколько разделов: "Письма", "Договоры", "Уставные", "Судебные", "Прочие".
Прежде чем приобрести полнофункциональную версию программы, компания предоставляет возможность использовать триальную версию с ограниченным сроком действия в течение 60 дней.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация.
- Варианты внедрения: локальные.
- Демоверсия: предоставляется.
- Наличие техподдержки: отсутствует.
Плюсы и минусы:
- Легкость внедрения, подробные инструкции, бессрочные лицензии, поддержка двух языков (русский, английский), возможность синхронизации на установленных программах ПК и совместной работы над архивом.
- Установка на каждый компьютер требует отдельной лицензии, отсутствие интеграции, отсутствие техподдержки, отсутствие функции сканирования, отсутствие предусмотренных обновлений
EnDocs
Платформа предназначена для регистрации и хранения бухгалтерских документов и финансовой отчетности, обеспечивая надежную защиту всей информации и регулируя права доступа к архиву для ограниченного числа пользователей.
Система позволяет настроить маршрутизацию файлов, определить круг согласующих и установить сроки рассмотрения. Каждый документ подписывается квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает его высокую юридическую значимость. Удобная картотека классифицирует информацию по различным признакам: отдельно по каждому проекту или сделке, а также по наименованию и реквизитам.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, интеграция.
- Варианты внедрения: облачные и локальные.
- Демоверсия: отсутствует.
- Наличие техподдержки: присутствует.
Плюсы и минусы:
- Гарантированное внедрение, наличие персонального менеджера, обучение сотрудников, разнообразие тарифных планов.
- Отсутствие демоверсии, ориентация на хранение бухгалтерской отчетности.
«Логика: Архив»
Электронный архив, разработанный российским производителем программного обеспечения, представляет собой высокоэффективный сервис для обработки и хранения документов, адаптированный для организаций любого масштаба. Программа спроектирована для работы с обширными объемами информации и способна вмещать миллионы документов, включая технические, финансовые, кадровые, сканированные копии, досье клиентов и многое другое.
Функциональные возможности системы позволяют эффективно группировать и классифицировать информацию, управлять связями между файлами, использовать штрихкодирование для оптимизации и ускорения процесса обработки и многое другое. Программа легко интегрируется со сторонними сервисами заказчика и адаптируется под различные операционные системы.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, интеграция.
- Варианты внедрения: облачные и локальные.
- Демоверсия: доступна.
- Наличие техподдержки: присутствует.
Плюсы и минусы:
- Наличие собственного центра сканирования, обширный перечень функциональных возможностей.
- Возможное завышение цены, предоставление техподдержки за отдельную плату.
«e-Архив»
Облачный сервис предназначен для формирования архива разнообразной документации с возможностью доступа к информации с любого устройства и из любой точки мира. Система обеспечивает эффективный поиск необходимых документов, обеспечивает надежную защиту от несанкционированного доступа, способствует сокращению операционных расходов и упрощению повседневных процессов.
Оценка объема работы и подсчет документов занимает примерно две недели. После этого компания самостоятельно доставляет бумажный архив в свои центры сканирования, вводит информацию в систему и создает единую базу данных для эффективной работы с документами.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, интеграция.
- Варианты внедрения: облачные.
- Демоверсия: отсутствует.
- Наличие техподдержки: присутствует.
Плюсы и минусы:
- Неограниченное количество картотек, быстрый поиск по различным параметрам, широкий спектр дополнительных услуг.
- Отсутствие демонстрационной версии, возможность хранения только в облачном хранилище.
«Скан-Архив»
Продукт, предназначенный для локального использования с возможностью интеграции в любую из подсистем платформы "1С: Предприятие". Эта программа обеспечивает полный контроль над потоками входящей и исходящей документации. Функционал системы также включает в себя отслеживание расположения бумажного носителя, а в случае наличия нескольких филиалов пользователь может указать подразделение, где находится оригинал документа. Система также внедряет автоматическое штрихкодирование, что значительно упрощает последующее распознавание документов.
Демонстрационная версия отсутствует, однако у компании есть возможность предоставить видео с примерами работы в программе, а также активировать платный пробный период на 1 месяц. На официальном сайте разработчика предоставлена подробная документация пользователя, системные требования и конфигурации программы.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, штрихкодирование, интеграция.
- Варианты внедрения: локальные.
- Демоверсия: отсутствует.
- Наличие техподдержки: присутствует.
Плюсы и минусы:
- Обширный функционал, бесплатная техподдержка, простота и удобство использования, наличие инструкций и руководства пользователя, бессрочная лицензия на использование программы.
- Платный пробный период, демонстрация только по запросу видеофайла, сканирование больших объемов документов осуществляется пользователями заказчика.
«Делис Архив»
Перед внедрением системы на сервер заказчика наши специалисты предоставляют бесплатный демонстрационный прототип программы. Затем начинается полный цикл архивирования, включающий следующие этапы: оценка типа и объема документов, сканирование, конвертация графических образов в редактируемые форматы (для быстрого поиска по слову), форматирование в DOC и PDF, установка программы, загрузка обработанной информации, передача системы заказчику и обучение персонала.
Наша компания предоставляет бессрочную гарантию на все виды услуг. Стоимость зависит от объема и формата первичных документов, способа хранения, необходимости сканирования и оцифровки бумаг и других параметров.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, интеграция.
- Варианты внедрения: локальные и облачные.
- Демоверсия: предоставляется по запросу.
- Наличие техподдержки: имеется.
Плюсы и минусы:
- Полный цикл создания и внедрения системы, бессрочная гарантия, бесплатная техподдержка, обширный спектр смежных услуг.
- Возможно завышенная цена.
«Архивное дело»
Локальная система, предназначенная для автоматизированного учета и хранения как бумажных, так и электронных документов, охватывает полный цикл работы. Программа полностью соответствует установленным нормам в сфере делопроизводства и архивных работ. Доступ к ресурсу строго регулируется с учетом ролевой модели пользователя (например, «Делопроизводитель», «Архивный работник», «Читатель»).
Среди преимуществ выделяются следующие: возможность ведения нескольких независимых архивов, осуществление полнотекстового и атрибутивного поиска, создание неограниченного числа папок, поточное сканирование, интеграция с другими сервисами и возможность безопасного уничтожения электронных документов.
На официальном сайте разработчика доступны подробная презентация с описанием функционала системы, короткие видеоролики, демонстрирующие работу программы, а также информация о ценах.
Характеристики:
- Функционал: оцифровка сканированных документов, классификация, настройка прав доступа, история работы с документом, интеграция.
- Варианты внедрения: локальные.
- Демоверсия: предоставляется по запросу.
- Наличие техподдержки: имеется.
Плюсы и минусы:
- Полный цикл архивных работ, четкое разграничение прав доступа, полное сервисное обслуживание в течение первого года, наличие подробных видеоинструкций на сайте.
- После первого года использования текущие обновления и техподдержка могут стать платными, в зависимости от стоимости лицензий.
Как выбрать систему электронного архива документов
На российском рынке существует множество компаний, предлагающих свои услуги по созданию и внедрению систем электронного архива. При выборе подходящего решения следует учесть не только соответствие программы внутренним стандартам и регламентам компании, но также ее соответствие требованиям законодательства. В данной статье мы выделили несколько ключевых аспектов, на которые следует обратить внимание при выборе подходящей системы.
- Безопасность: Вся информация, загружаемая в систему, должна быть надежно защищена от потери, повреждения, удаления или несанкционированного доступа. При выборе облачного сервиса следует уточнить у разработчика частоту создания резервных копий, наличие шифрования данных, защиту от случайной потери и возможность настройки ролевых моделей. В случае использования локального ресурса, ответственность за безопасность ложится на заказчика, включая ограничение доступа к серверу, установку антивирусных программ и предотвращение перегрева жестких дисков.
- Цена: Стоимость внедрения системы электронного архива зависит от функционала и требований, предъявляемых заказчиком. Важно учесть, что качественный сервис, обеспечивающий безопасное хранение данных и соответствие законодательным нормам, обычно не может быть дешевым. Гибкая ценовая политика и лояльное отношение к клиентам являются ключевыми факторами при выборе поставщика услуг.
- Интерфейс: Удобство использования программы является важным критерием. Чем проще и интуитивнее интерфейс, тем быстрее персонал освоит систему. Наличие демоверсии или пробного периода дает возможность оценить преимущества и недостатки программы до оплаты. Видеоматериалы с демонстрацией работы в системе также могут быть полезными для оценки удобства поиска документов, расположения элементов управления и понимания настроек.
- Интеграция: Если в организации уже используется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, важно обратить внимание на продукты с возможностью интеграции. Это позволяет автоматически загружать документы из существующей системы в электронный архив. Однако стоит учесть, что интегрированные решения могут иметь дополнительные затраты.
- Отзывы и рекомендации эксперта: Электронные архивы особенно полезны для компаний, у которых накоплено большое количество информации. Они помогают освободить офисные помещения, обеспечивают быстрый и удобный поиск документов, защищают информацию от утраты и повреждений, и облегчают соблюдение требований законодательства. Важно выбирать системы, соответствующие стандартам и обладающие гибкой ценовой политикой.