Переход с бумажных документов на электронные происходит в разных отраслях, включая грузоперевозки. Правительство уже одобрило электронные аналоги транспортной накладной, путевого листа и ряда других форм. Какие ещё документы относятся к ЭПД и когда станет обязательным подключение к федеральной информационной системе ГИС ЭПД? На эти и другие вопросы ответим в данной статье.
Основные вопросы
Что из себя представляет электронный перевозочный документ?
Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это XML–документ, применяемый при доставке груза от продавца к покупателю. ЭПД обладают той же юридической силой, что и их бумажные версии.
Какие документы отнесены к категории ЭПД?
На сегодняшний день правительство утвердило электронные версии таких документов как:
- транспортная накладная;
- сопроводительная ведомость;
- заказ-наряд;
- путевой лист;
- договор фрахтования;
- заказ (заявка).
Что означает термин «титул»?
Титул — это раздел ЭПД, которую нужно заполнять и подписывать по окончании каждого этапа грузоперевозок, например, при старте или завершении погрузки.
Чем полезны электронные перевозочные документы?
Введение ЭПД направлено на повышение прозрачности документооборота в грузоперевозках и снижение затрат грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков.
Как производится обмен ЭПД?
Все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) должны подключиться к оператору ГИС ЭПД и выпустить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для заверки документов. В общем виде обмен электронными перевозочными документами выглядит так:
- Участник создаёт документ в сервисе оператора ЭПД и подписывает титул.
- Оператор проверяет документ, передаёт его в базу ГИС ЭПД и отправляет другим участникам перевозки.
- ГИС ЭПД сравнивает данные из документа со сведениями, которые отправили в базу ГИС другие участники документооборота.
- Участники поочерёдно подписывают свои титулы в ЭПД.
Что такое ГИС ЭПД?
ГИС ЭПД — это государственная информационная система, созданная для проверки и учёта электронных перевозочных документов. Все участники обмена ЭПД должны подключиться к этой системе и отправлять в базу заполненные формы. Для этого компании заключают договор с оператором ЭПД, который самостоятельно передаёт ГИС ЭПД все необходимые данные.
Когда ЭПД станут обязательными?
Один из приоритетов транспортной стратегии России — перевод транспортных документов в электронный формат. В настоящее время компании могут использовать как электронные перевозочные документы, так и их бумажные эквиваленты. Но начиная с 2024 года планируется введение «отраслевого императива», согласно которому для некоторых секторов обмен ЭПД станет обязательным.
Кто может подписать ЭПД: юрлицо или физлицо?
Юридические лица подписывают титулы с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Физические лица могут использовать электронную подпись физического лица и бумажную или машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководителя компании.
Как работать с партнёрами, которые не подключились к ГИС ЭПД?
Использовать электронные перевозочные документы можно, только если все участники логистической цепочки заключили договор с одним оператором ГИС ЭПД. Если у кого-то из ваших партнёров нет идентификатора ЭДО, при работе с ним придётся заполнять бумажные документы.
Подключение к 1С-ЭПД
В чём преимущества использования 1С-ЭПД?
1С-ЭПД — это продукт компании «Калуга Астрал», официального оператора ГИС ЭПД. Пользователи нашего сервиса могут создавать и подписывать электронные перевозочные документы и обмениваться ими с партнёрами. 1С-ЭПД автоматически передаст заполненные бланки в базу ГИС ЭПД и поможет соблюсти закон об электронном документообороте.
Как внедрить ЭПД в своей компании?
Если у вас типовая конфигурация 1С, в которую встроен модуль 1С-ЭПД, то вам потребуется просто подключить сервис. Настройки производятся в системе 1С-ЭДО.
- Откройте раздел «Администрирование». В подразделе «Настройки отправки» нажмите на ссылку «Обмен электронными документами». После перейдите в «Настройки ЭДО».
- Поставьте галочки рядом с нужными форматами документов.
Для нетиповых конфигураций 1С «Астрал» разработал продукт API ЭПД.
«Астрал» также внедряется в TMS- и WMS-системы. Расскажите нашему менеджеру, с какой системой вы работаете, и мы подскажем, сможете ли вы использовать ЭПД от оператора «Калуга Астрал».
Как подключить к 1С-ЭПД разные юрлица или ИП?
Если несколько организаций зарегистрированы на портале 1С под одним логином, они смогут подключить один тариф 1С-ЭПД на всех и расходовать трафик совместно. Если же у каждой компании своя учётная запись 1С, им придётся подключать 1С-ЭПД отдельно друг от друга.
Есть ли роуминг у операторов ЭПД?
Нет, роуминга у операторов ЭПД пока что нет. Мы советуем каждому игроку на рынке логистики подключиться к одному оператору. 1С-ЭПД обеспечит эффективный документооборот с множеством партнёров.
Где искать помощь, если возникнут сложности при использовании 1С-ЭПД?
Участник перевозки может обратиться в службу поддержки сервиса в любое время по телефону +7 (800) 333-93-13 или написать на электронную почту edo@1c.ru.
Работа с 1С-ЭПД
Как водителю показать электронные документы, если в дороге его остановил инспектор?
С 1 сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном виде. Водитель получит все бланки в формате QR-кода, который нужно предъявить инспектору. Сейчас QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте. Если водитель не может предъявить QR-код, сотрудник ГИБДД свяжется с постом и сам запросит информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля.
Может ли кладовщик оформить накладную и предоставить её на подпись уполномоченному лицу?
Это возможно. Кладовщик создаёт документ «Электронная транспортная накладная» в системе, затем уполномоченный сотрудник подписывает его в разделе «Текущие дела ЭДО».
Как происходит связь с привлечёнными водителями?
Для связи с сотрудником необходимо ввести информацию о водителе в форму заполнения электронного документа.
Как заполнять и подписывать ЭПД без доступа к интернету?
Подключение к интернету необходимо для работы с сервисом 1С-ЭПД. Однако предъявлять документы при проверке ГИБДД можно без интернета. Водителю достаточно сохранить QR-код с зашифрованными данными на своём смартфоне перед поездкой. Данные из QR-кода можно будет считать и проверить без доступа к интернету.
Выбираете оператора для обмена электронными перевозочными документами? Попробуйте сервис 1С-ЭПД, встроенный в типовые решения фирмы «1С». Благодаря нашему решению вы сможете отправлять документы партнёрам и передавать данные в ГИС ЭПД прямо из «1С». А тем, кто хочет настроить обмен ЭПД в своей учётной системе, подойдёт наш продукт API ЭПД.