Рубрика #лайфхакиарбис снова с вами. Но в этом месяце она будет особенной! Сегодняшний и несколько следующих выпусков мы посвятим лайфхакам по работе с «1С:Документооборот». 📄
-= Лайфхак №12: Использование ролей в процессах и обработках =-
Этот программный продукт предназначен для автоматизации управления документами и процессами внутри организации. Он обеспечивает эффективную работу с документами, их обмен, контроль и анализ.
Но чтобы документооборот работал, заказчик и внедренцы должны разработать процессы, прописать путь каждого вида документов организации по отделам и сотрудникам.
Например:
- Документ приходит в приёмную секретарю Петровой. Она анализирует документ (выясняет тему, устанавлиает отправители и т.д.) и запускает подходящий процесс (обработку).
- Если процесс (обработка) это предполагает, то в момент его запуска документ от Петровой передаётся руководителю организации Иванову.
- Иванов знакомится с документом и следуя его специфике поручает подготовить ответ начальнику отдела контроля Сидорову.
Лайфхак от внедренцев следующий: на этапе разработки процесса (обработки) исключите конкретных сотрудников, заменив их ролями (например, должностями). Наш процесс из примера тогда будет выглядеть несколько иначе:
1. Запуск обработки => 2. Руководитель => 3. Начальник отдела контроля.
Из цепочки пропали фамилии, но остались роли (должности). Что это даёт?
Теперь, если конкретный сотрудник не будет исполнять свои обязанности, к примеру уволится, то следующий запущенный Петровой процесс не прервётся. Письмо попадёт Михайлову (он подсидел Сидорова и теперь занимает его должность).
Казалось бы, какая разница? Выгода становится ☝ понятна, если данная роль задействована в большом количестве процессов. Проще один раз переназначить роль (вписать туда Михайлова вместо Сидорова), а не исправлять все 40 или больше процессов.
