Такого рода документ составляется обычно только в двух случаях. Первый: когда кто‑то из сотрудников совершил тот или иной дисциплинарный проступок. Проще говоря — опоздал, прогулял или еще как‑то «накосячил». Второй: в неприятной для работодателя ситуации участвует группа сотрудников и с помощью объяснительных от каждого из них он пытается разобраться в причинах случившегося. Тогда писать объяснительные нередко приходится не только непосредственным участникам эксцесса, но и свидетелям произошедшего, чтобы можно было принять решение о мерах дисциплинарного взыскания. При этом в Трудовом кодексе РФ предусмотрено только три вида взысканий — замечание, выговор и увольнение. Увы, но к ним может добавиться еще и лишение премии: на основании наличия взыскания работодатель вправе (если это зафиксировано в трудовом или коллективном договоре, а также в локальном нормативном акте) не выплатить провинившемуся этот вид вознаграждения за труд.
Но обо всем по порядку. Если, допустим, вы серьезно опоздали на работу (неважно, по какой именно причине), работодатель составит акт или служебную записку, в которых задокументирует суть и время произошедшего. Затем выпускает приказ о необходимости написать объяснительную (на что отводятся два последующих рабочих дня) и знакомит провинившегося с ним под подпись. Если «нашаливший» сотрудник откажется писать объяснительную, по этому поводу составляют акт. С ним тоже знакомят под подпись и в течение месяца работодатель должен издать приказ о взыскании.
Юристы по трудовому праву сразу предупреждают: если уладить последствия опоздания или прогула сразу не удалось и работодатель настаивает на написании объяснительной, отказ от нее не поможет. «В этом случае собирают комиссию минимум из трех человек и составляют соответствующий акт, с которым работника знакомят под подпись, — поясняют правоведы. — Даже если сотрудник его не подписывает, процесс наложения взыскания все равно будет запущен, поскольку члены комиссии просто отразят эту ситуацию в акте». К тому же отказ от объяснений причин проступка обычно ведет к конфликту с работодателем и ничего хорошего это не сулит.
Объяснительная может быть написана от руки или напечатана в произвольной форме. Главное для сотрудника — коротко и без эмоций объяснить, по какой причине он опоздал, прогулял и пр. «Лучше писать этот документ простыми и однозначно понятными предложениями, — советуют юристы. — Пишите только по делу, не отклоняясь от сути. Основное — сообщить что, где и когда с вами произошло».
Объяснительная пишется на имя руководителя подразделения от имени допустившего проступок — он должен указать не только все обстоятельства случившегося, но и дату и место, а также поставить подпись под своим ФИО. И не забудьте приложить к объяснительной максимум документов, подтверждающих ваши слова. Если вы сможете предоставить справку от врача, акт о ДТП, справку о коммунальной аварии или другие документы, это может сыграть решающую роль при определении необходимости вынесения взыскания. Кроме того, можно использовать и показания свидетелей — они также могут сыграть важную роль. Ведь, если причины опоздания будут признаны уважительными, наказания можно вовсе избежать.
А если, по вашему мнению, работодатель не учел всех обстоятельств произошедшего, нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания или использовал чрезмерные наказания, не соответствующие тяжести проступка, ситуацию можно оспорить в трудовой инспекции. Или в суде. Ведь если вас уволили только из‑за того, что вы не по своей вине попали в ДТП и три часа ждали на его месте инспекторов, вряд ли наказание в виде увольнения или лишения премии будет соответствовать степени проступка.
