Документы есть, но подтвердить ими расходы и вычеты не получается, давайте разберемся, какие документы лучше поменять, а какие можно без опасения принимать к учету.
Поврежденные документы
Документ может лишиться части реквизитов из-за проколов дыроколом, степлером либо некачественной печати — реквизиты могут выйти за поля или не пропечататься. Менять такие документы или нет, зависит от того, какие реквизиты исчезли.
Если частично затерлось наименование компании или неполностью пропечаталась дата составления накладной, но есть договор и счет-фактура, подтверждающие недостающие данные, можно оставить все как есть.
Если документ утратил существенную часть реквизитов, запросите у контрагента дубликаты.
Выцветшие бумаги
Хранить бухгалтерские и налоговые документы нужно пять лет. В течение этого времени бумаги могут выцвести. Чаще всего такое случается с кассовыми чеками. Но бывает, контрагенты оформляют и другие документы на термобумаге, с таких бумаг нужно сразу снять копии и заверить их.
Минфин давно разрешил такой способ, можно еще каждую такую бумагу хранить в отдельном файле в темном сухом месте, но это не очень удобно.
Документы с лишними данными
Дополнительные реквизиты, которые связаны со сделкой либо деятельностью партнера, не помешают учету расходов и вычетов. В счетах-фактурах добавлять реквизиты нужно сохраняя форму документа. Дописывать сведения можно:
- После строк до табличной части;
- В табличную часть, сохранив последовательность данных в таблице;
- После подписей.
Контрагенты могут оформлять документы даже на черновиках. Это допустимо, поэтому бумагу можно принять к учету, если лишние сведения не мешают читать документ. Чтобы обезопасить расходы и вычеты, попросите контрагента приложить сопроводительное письмо о том, что документы на черновиках являются оригиналами.
Нестандартный размер документа
Вы вправе принять к учету документ нестандартного размера, главное, чтобы данные были читаемыми, а в документе были все обязательные реквизиты. Расходы и вычеты также подтвердят сразу несколько документов на одном листе. Но проверяйте, чтобы информация была совместимой.
Также, учету расходов и вычетов не помешают документы на цветной бумаге. Главное, чтобы данные были читаемыми.
Исправление мелких недочетов в рукописном тексте
Не принимайте у контрагентов документы, если в обязательных реквизитах есть дописки другим почерком либо исправления ручкой поверх написанного текста. Такие бумаги вызовут особый интерес у инспекторов. Если контрагент ошибся в документе, он должен исправить первичку по правилам.
Не пользуйтесь корректором, не затирайте текст. В бумажной первичке неверные данные зачеркивают, выше записывают правильные и ставят отметку «Исправлено». Причем сделать это надо так, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст. Далее проставляют дату исправления и подписи лиц, составивших накладную или акт, их должности и Ф. И. О. Исправления вносит только тот сотрудник, который составил документ.
Не пользуйтесь корректором, не затирайте текст. В бумажной первичке неверные данные зачеркивают, выше записывают правильные и ставят отметку «Исправлено». Причем сделать это надо так, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст. Далее проставляют дату исправления и подписи лиц, составивших накладную или акт, их должности и Ф. И. О. Исправления вносит только тот сотрудник, который составил документ.
Наша команда всегда рада помочь Вам правильно вести первичную документацию, а также помочь вести бухгалтерский учет.
Наши специалисты помогут Вам, в любом вопросе по бухгалтерии, обращайтесь https://t.me/MCOB_E
Если у Вас остались вопросы, команда МЦОБ готовы помочь разобраться, нажимайте на кнопку!
Подписывайтесь социальные сети МЦОБ, чтобы не пропустить полезную информацию в бухгалтерской и юридической сфере!
VK