Выездные проверки надзорных органов – это всегда стресс почти для каждого руководителя, бухгалтера, собственника бизнеса. Даже если бизнес ведется полностью «белый», и все требования соблюдены.
Вот несколько советов, как сэкономить силы и время в период плановых проверок.
1. Ведите бизнес правильно. Как бы банально ни звучало, если у вас порядок в бухгалтерских документах, организована система заполнения журналов (инструктажей и пр.) и все процессы регламентированы и отработаны, то риск получить большой штраф – минимальный. Могут быть мелкие замечания, но они не влекут за собой серьезные санкции.
2. Подготовьтесь к проверке. Плановые проверки всегда анонсируются заранее в ежегодном плане. Также вам придет заранее уведомление о дате инспекции. Соответственно, у вас есть время, чтобы устранить максимальное количество нарушений, если они имеются.
3. Проверьте документы инспекторов. Перед проверкой проверяющее лицо должно показать вам удостоверение. В распоряжении на проверку также должны быть указаны данные этого человека. Не стесняйтесь, сверяйте всю информацию. Также ознакомьтесь с документами о согласовании проверки с прокуратурой (если нужно) и полномочия инспекторов.
4. Будьте доброжелательны, не ведите себя враждебно. Не хамите инспектору, не пытайтесь вести себя вызывающе. Проверяющие – тоже люди, и для них проверка – это работа. Поэтому, от настроения и вашей коммуникации зависит атмосфера, при которой будет проходить аудит: максимально напряженно с руганью или в спокойной обстановке.
5. Не ведите себя подозрительно. Кто больше вызовет доверия у инспектора: спокойный, уравновешенный человек, который четко отвечает на вопросы, уверен в своих силах и правоте. Или тот, кто заикается от волнения, путается в показаниях, прячет документы и всячески переводит темы, чтобы не предоставлять нужные документы?
6. Защищайте свои права. Всегда. Но особенно, если инспекторы не дружелюбны. Вы имеете право не предоставлять проверяющему те документы, которые не указаны в распоряжении. А также в целях защиты своих интересов вы можете вести видеосъемку, заранее предупредив об этом проверяющего. Фиксируйте на камеру нарушения, чтобы потом оспорить «лишние» замечания, указанные в протоколе.
7. Научите ваших сотрудников сохранять спокойствие и не болтать. За нарушение одного сотрудника не может отвечать другой, защищать его и как-то что-то аргументировать. Во время проверки рабочие, которые не относятся к этому процессу, не должны что-то рассказывать проверяющим. Лишняя информация, сказанная неосторожно или неправильно понятая может вам навредить.
И помните:
- запрещено проводить проверку без законного представителя компании (если ее деятельность не угрожает жизни и здоровью людей, животных, окружающей среде или государственной безопасности);
- плановые проверки нельзя провести без предупреждения или в день, отличный от указанного в распоряжении;
- проверяющие не могут забирать оригиналы документов на проверку;
- проверяющие не могут требовать предоставления тех документов или информации, которые не относятся к данной проверке.
Ну и главный лайфхак. Если проверяющие нарушили предписания, то есть превысили полномочия, записали нарушения, которых не обнаружили, пришли не в установленную дату проверки, не спешите ругаться. Эти нарушения являются основанием для обращения в прокуратуру или суд (конечно, если у вас есть запись с камеры). В таком случае проверка будет оспорена полностью. А значит, вы успеете устранить все нарушения до новой проверки.
А как вы проходите проверки? Нервничаете?