Все организации и предприниматели на УСН должны вести Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). На основе данных из КУДиР заполняют налоговую декларацию. Налоговики могут запросить КУДиР для проверки, а если вы её не ведёте — будет штраф. В статье рассказываем, как заполнять Книгу учёта доходов и расходов на УСН.
Общие правила ведения КУДиР
КУДиР можно заполнять на бумажном носителе и в электронном виде, однако по итогам года электронный вариант нужно распечатать, пронумеровать, сшить, скрепить печатью и подписью руководителя или ИП.
Срок хранения КУДиР — 5 лет.
КУДиР ведут непрерывно в течение года в одном экземпляре. Каждый год нужно заводить новую книгу.
Сдавать в налоговую инспекцию книгу не нужно, но налоговики могут запросить её для проверки — тогда нужно им её предоставить.
Форма КУДиР для УСН и порядок заполнения утверждены приказом Минфина № 135н от 22 октября 2012 г.
Заполняют КУДиР на основании первичных документов в полных рублях.
Доходы нужно заносить в КУДиР только если они учитываются при расчёте налога. Это доходы от реализации, включая полученные авансы, и внереализационные доходы. Если с дохода не нужно платить налог по УСН, заносить его в КУДиР не нужно. Например, полученные займы.
Расходы заносятся в КУДиР только если соблюдены три условия:
- они были оплачены и фактически осуществлены, т.е. купленные товары уже получены, а услуги оказаны;
- имеются подтверждающие документы. Для подтверждения расходов к документам об оплате прикладывают документы, подтверждающие обоснованность расходования денег. апример, утверждённый авансовый отчет подотчетного лица;
- расходы связаны с предпринимательской деятельностью. Например, владелец кофейни может учесть кофе в зёрнах в расходах, а владелец бухгалтерской компании — нет.
При этом учесть можно только расходы, указанные в статье ___ Налогового кодекса. Остальные расходы нельзя учитывать даже при соблюдении всех трёх условий.
Заполнение КУДиР для УСН «Доходы»
На УСН «Доходы» нужно заполнять титульный лист, разделы I (только доходы), IV и V.
Раздел I «Доходы и расходы»
Заполняется отдельно по каждому кварталу с нарастающим итогом. Столбец с расходами заполнять не нужно.
Графа 1 «Номер по порядку». Номер хозяйственной операции по порядку.
Графа 2 «Дата и номер первичного документа». Реквизиты платёжного поручения, приходного кассового ордера или другого документа, на основании которого поступил доход.
Графа 3 «Содержание операции». Коротко сведения об операции. Например, «Получена оплата по договору поставки № 1 от 01.01.2023».
Графа 4 «Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы». Сумма дохода по первичному документу.
В конце каждого квартала отражается итоговая сумма по всем операциям и графам.
Раздел IV «Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса Российской Федерации, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу)»
Налог по УСН «Доходы» можно уменьшить на суммы уплаченных страховых взносов, пособий по временной нетрудоспособности и платежам по договорам личного добровольного страхования. Расходы, уменьшающие налог в хронологическом порядке отражаются в Разделе IV «Уменьшение налога».
Раздел V «Уплаченный торговый сбор» заполняется только предпринимателями города Москва, уплачивающими данный сбор и имеющими право на уменьшение налога по УСН - доходы.
Заполнение КУДиР для УСН «Доходы минус расходы»
На УСН «Доходы минус расходы» заполняют разделы I (доходы и расходы), справочную часть к разделу I, разделы II и III.
Раздел Доходы нужно заполнять по тем же правилам, которые описаны в предыдущем разделе.
Заполнение расходов также осуществляется в хронологическом порядке, с указанием даты и номера первичного документа.
Графа 5 “Расходы, учитываемые при исчислении налогооблагаемой базы” впишите сюда суммы расходов, , уменьшающие налог за период .
Например, вы купили в первом квартале 10 видеокамер для последующей перепродажи стоимостью 100 000 рублей, по 10 000 рублей каждая. По правилам учесть такие расходы при расчёте налога можно только после того, как эти камеры продадут конечному покупателю. Поэтому в первом квартале в графе 5 нужно проставить 0, потому что эти камеры ещё не продали.
Во втором квартале вы продали 5 видеокамер по цене 15 тысяч рублей каждая и средства поступили на ваш расчётный счет. Эта операция повлечет за собой запись по графе 4 в виде облагаемой суммы дохода 75,0 тыс. рублей (5 камер*15 тысяч рублей) и отражение расходов по графе 5 в размере 50,0 тысяч рублей по стоимости приобретения (5 камер *10 тысяч рублей).
Раздел II «Расходы на ОС и НМА» предназначен для отражения расходов по приобретению (сооружению, изготовлению) объектов основных средств и нематериальных активов.
Графа 1 «Номер по порядку» - номер хозяйственной операции по порядку.
Графа 2 «Наименование объекта основных средств и нематериальных активов» - полное название объекта ОС и НМА.
Графа 3 «Дата оплаты ОС и НМА» - дата платежного поручения на оплату объекта.
Графа 4 «Дата подачи документа на государственную регистрацию объектов ОС» , если объект не нуждается в регистрации, ставится прочерк.
Графа 5 «Дата ввода в эксплуатацию (принятия к бухгалтерскому учёту) объекта ОС или НМА» - для ОС указывается дата ввода в эксплуатацию, для НМА дата принятия к учёту.
Графа 6 «Первоначальная стоимость объекта ОС или нематериальных активов» отражаются все расходы на приобретение, строительство, изготовление и доставку ОС и НМА, включая НДС.
Графа 7 «Срок полезного использования объекта ОС или НМА (количество лет» и Графа 8 «Остаточная стоимость объекта ОС или НМА» заполняется только в том случае, если объект был куплен до перехода на УСН.
Графа 9 «Количество кварталов эксплуатации объекта ОС или НМА в налоговом периоде» Например объект ОС был куплен в марте , а введен в эксплуатацию в апреле текущего года, значит по этой графе указывается три квартала (II. III и IV кварталы). Так как условием принятия расходов на УСН обязательно приобретение и введение в эксплуатацию объекта ОС и НМА.
Графа 10 «Доля стоимости объекта ОС или НМА, принимаемая в расходы за налоговый период, (%)» Так как в учёте по УСН расходы на ОС или НМА полностью учитываются в том же налоговом периоде, в котором объект введен в эксплуатацию, в этой графе всегда ставится 100% .
Графа 11 «Доля стоимости объекта ОС или НМА, принимаемая в расходы за каждый квартал налогового периода, (%) (гр.10/гр.9» В нашем примере объект введен в эксплуатацию во втором квартале, то есть количество кварталов использования объекта в налоговом периоде три, значит по данной графе проставляется цифра 100%/3=33,33%.
Графа 12 «Сумма расходов при исчислении налоговой базы за каждый квартал налогового периода, (руб) (гр.6 или гр.8) * гр.11/100» Первоначальная стоимость или остаточная стоимость объекта ОС или НМА умножается на долю стоимости объекта в каждом квартале налогового периода.
Графа 13 «Сумма расходов при исчислении налоговой базы за налоговый период, (руб) (гр.12 * гр.9)» - сумма расходов за налоговый период, равная произведению показателей по графам 12 и 9. Для упрощенцев, этот показатель равен графе 6, то есть первоначальной стоимости объекта .
Графа 14 и графа 15 по упрощенцам не заполняется.
Графа 16 «Дата выбытия (реализации объекта ОС или НМА)» заполняется в случае реализации или иного выбытия объекта ОС или НМА.
По итогам квартала итоговая сумма графы 13 раздела II переносится в графу 7 раздела I КУДиР.
Раздел III «Расчет убытка» заполняйте, если у вас есть убытки прошлых лет, которые можно отнести на уменьшение налоговой базы в текущем налоговом периоде и на следующие 9 лет (п.7 ст.346.18 НК РФ).
Например по итогам 2021 года у вас сложился убыток в размере 100 тысяч рублей. Следующие 10 лет возможно уменьшение налогооблагаемой базы по УСН “доходы - расходы” в размере 10 тысяч рублей ежегодно. Налогооблагаемая база 2022 года равна 80,0 тысяч рублей
Строка (010) должна соответствовать сумме убытка по строке (150) прошлогодней КУДиР по данному разделу, в нашем примере это 100 тысяч рублей.
Строка (120) - указывается налогооблагаемая база текущего налогового периода, в нашем примере 80,0 тысяч рублей.
Строка (130) отражает сумму убытков прошлых лет на которую налогоплательщик уменьшает текущую налогооблагаемую базу, не может быть больше суммы убытков по строке (010), в нашем примере она составляет 10 тысяч рублей.
Строка (140) заполняется суммой убытка текущего года., так как убытка в 2022 году не было, ставится прочерк.
Строка (150) содержит сведения по убыткам, переносимым на следующие налоговые периоды, в нашем примере это 90 тысяч рублей, так как 10 тысяч рублей убытка 2021 года уменьшили налогооблагаемую базу 2022 года.
Ответственность за отсутствие КУДиР.
Отсутствие КУДиР или её неправильное заполнение считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета. За это могут оштрафовать на 10 000 рублей, а при повторном нарушении — на 30 000 рублей.
Если нарушение привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 тысяч рублей.
