Когда в компании много сотрудников пользуются общим диском, его легко переполнить. Из-за этого в ответственный момент не загружается важный отчет, и приходится в спешке искать файлы, которые можно удалить, чтобы освободить место.
Иногда памяти не хватает даже при большом размере хранилища. Например, в облачном хранилище VK WorkDisk доступно от 500 Гб до 3 Тб памяти. И даже этим объемом стоит распоряжаться грамотно — соблюдать правила, которые поддерживают порядок на диске. В статье рассказываем о четырех.
Правило №1. Удаляйте файлы, которые больше не нужны
Часто сотрудники оставляют файлы «на всякий случай», а затем документы подолгу лежат на диске без дела. Постепенно они скапливаются и перегружают хранилище. Например, презентация с картинками на 20 слайдов весит 50 Мб. Если в команде из 10 человек каждый сотрудник будет загружать на диск хотя бы два таких файла в месяц, за год наберется почти 12 Гб данных. Зачастую это больше половины объема бесплатных хранилищ.
Возьмите в работу правило: удаляйте неактуальные отчеты, презентации и другие документы, когда они больше не требуются. Например, можно удалить черновик документа, когда подготовили финальную версию, а конспект встречи можно стереть, когда выполнили все задачи из заметки. А если вы ошиблись и стёрли нужный файл, его можно восстановить из корзины в течение 14 дней.
Если храните на диске файлы клиентов, пропишите в договорах, что удалите их, например, через три месяца. Так вам не придется подолгу хранить документы на случай правок. Достаточно предупредить клиента о сроке, а после без опасений очищать диск.
Правило №2. Распределяйте данные между отделами
Когда на диске нет папок, сотрудники сохраняют информацию хаотично. Из-за этого со временем становится сложно найти нужный документ, а в загруженных файлах легко запутаться. Разбираться в содержимом диска никому не хочется, и в нем постепенно скапливаются устаревшие логотипы, рекламные ролики и макеты дизайнеров.
Чтобы избежать переполнения хранилища, распределите объем диска между отделами. Создайте папки для каждой команды — так работникам будет легче искать нужные файлы. Если у вас в компании сложная структура, стоит учесть это при создании папок. Хранилище каждой команды можно разбить на подразделы: например, для отдела дизайнеров создать папки «бренд-дизайн», «продуктовый дизайн», «моушен-дизайн».
Также стоит установить лимиты на папки, чтобы хранилище не давало их перегружать. В VK WorkDisk доступно квотирование: можно распределять место в хранилище не равными частями, а в зависимости от потребностей сотрудников. Например, бухгалтерам можно установить лимит 10 Гб, чтобы загружать текстовые документы, а дизайнерам — 100 Гб, чтобы загружать иллюстрации.
Правило №3. Корректно называйте документы
Многие сотрудники сохраняют файлы в спешке, поэтому не продумывают для них понятных названий. При таком подходе презентация в лучшем случае будет подписана «преза Игорь январь», в худшем — просто «преза». Из-за этого начнется неразбериха: сотрудники не смогут найти собственные файлы и будут создавать или загружать их заново. Такие копии будут сокращать свободное место на диске.
Создайте еще одно правило: называть файлы понятно. Поначалу сотрудникам придется напоминать о важности полных названий, но постепенно они привыкнут. Понятная подпись к файлу — это забота о себе и коллегах в будущем. Если потеряете нужный документ, легко найдете его через поиск, а на диске не будут скапливаться дубликаты.
Иногда на диск нужно сохранить большой видеоролик или презентацию на сотню слайдов. Это занимает много места на диске — например, обычные фото с корпоратива могут занять 20 Гб пространства. Если загрузить несколько объемных документов на диск, можно заполнить его полностью уже за месяц.
Сократить объем файла можно, если сжать его перед загрузкой в хранилище. На макбуках это можно сделать, нажав на папку с зажатым Control — появится пункт меню «Сжать». На Windows потребуется архиватор, например WinRAR или 7-Zip. После сжатия файл потеряет до 50% изначального объема и будет занимать меньше места на диске.
Как выбрать диск, чтобы на нем всегда хватало места
Чтобы в облачном хранилище всегда оставалось свободное пространство, нужно изначально выбирать большой диск, который настраивается для командной работы. Обе характеристики есть в VK WorkDisk — это облачное хранилище для компаний любых размеров. Вот несколько его особенностей, которые упрощают работу в команде:
- Размер диска можно регулировать под разных сотрудников. Вы сможете выбрать объем до трех терабайт и распределить его между работниками. Не придется подбирать индивидуальный тарифный план для каждого.
- Хранилище использует отказоустойчивые серверы на территории России. Ваши файлы будут защищены от злоумышленников и сбоев. Вы всегда сможете пользоваться диском: VK не закроет к нему доступ. Дополнительные функции можно оплатить с российских карт.
- Файлы можно совместно редактировать в онлайн-режиме. Для этого в VK WorkDisk встроен редактор. Можно работать над текстовыми файлами, создавать отчеты в таблицах, делать презентации, просматривать фото и видео. Любой документ в облаке можно скачать. Изменения в файле сохраняются раз в несколько минут, а также можно восстановить прежнюю версию документа или создать копию.
Переходите на сайт VK WorkDisk, чтобы узнать больше о сервисе и выбрать тариф под ваши задачи.
