Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании Топалов групп. В этой статье мы подробно разберем диск как удобный инструмент в системе Битрикс24.
В случае возникновения вопросов, звоните: 8 962 510-49-14.
▎Диск в Битрикс24 — это централизованное хранилище для файлов, которое является неотъемлемой частью платформы и предназначено для упрощения работы с документами и организации совместной работы. Он необходим для:
1. Организации:
• Единое пространство для всех рабочих файлов.
• Структурирование файлов по папкам и проектам.
2. Совместной работы:
• Гибкая настройка прав доступа (сотрудники, отделы, внешние пользователи).
• Совместное редактирование документов (Word, Excel, PowerPoint).
• Интеграция с Google Документами и Таблицами.
3. Доступности и безопасности:
• Доступность файлов из любой точки мира.
• Резервное копирование.
• Защита данных от несанкционированного доступа.
▎Обзор диска в Битрикс24:
Раздел "Диск" находится в левом меню, пункт "Совместная работа".
Битрикс24 предлагает несколько типов дисков:
• Мой диск: Личное хранилище каждого сотрудника, доступное только ему.
• Общий диск компании: Диск, доступный всем сотрудникам компании (при наличии доступа)
• Диски проектов и коллаб: Диски, создаваемые для каждого проекта или коллабы в Битрикс24.
▎Как работать с личным диском?
• Создавать папки для организации файлов.
• Добавлять файлы в папки. Загрузка файлов происходит в фоновом режиме, не требуя ожидания.
По умолчанию доступ к файлам в личном диске закрыт.
Настройка доступа к файлам и папкам:
Вы можете предоставлять доступ к файлам и папкам как отдельным сотрудникам, так и группам, и даже внешним пользователям.
Предоставление общего доступа:
• Публичная ссылка: Создание ссылки, по которой доступ к файлу получат все, у кого есть эта ссылка.
• Общий доступ: Предоставление доступа к файлу или папке определенным сотрудникам или отделам.
Настройка прав доступа:
• Только просмотр файла.
• Возможность добавлять новые файлы в папку.
• Возможность редактировать файлы.
• Полный контроль над файлом или папкой.
Настройка доступа к папкам:
Чтобы предоставить доступ к папке, не нужно отдельно добавлять доступ к каждому файлу внутри неё. Можно предоставлять общий доступ к папке с различными уровнями прав для разных пользователей.
▎Работа с общим диском:
По умолчанию не все сотрудники имеют доступ к общему диску. Как выдать доступ?
• Для предоставления доступа используйте шестеренку настроек и выберите "Настройка прав".
• Определите, каким сотрудникам и отделам предоставить доступ и какие права им назначить.
Уровни доступа:
• Как правило, администраторы имеют доступ ко всем файлам на общем диске.
• Обычные сотрудники могут иметь доступ только к отдельным папкам и файлам.
Настройка прав для папок: При создании папок на общем диске, можно настраивать доступ к этим папкам аналогично, как и на личном диске.
▎Очистка дискового пространства:
Ограничение дискового пространства: Битрикс24 предоставляет разный объем дискового пространства в зависимости от тарифа.
- Для очистки дискового пространства используйте инструмент "Очистка диска".
- Система автоматически сканирует диск и предлагает удалить ненужные файлы.
3. В отчете отображается, сколько места занимает мусор, и его можно удалить.
▎Экспертный режим очистки диска:
• Для более детальной очистки диска нажмите "Перейти в экспертный режим"
Вы можете видеть:
• Размер каждой папки.
• Место, занимаемое каждым сотрудником.
• Количество версий файлов.
Индивидуальная очистка:
•Вы можете просматривать диски отдельных сотрудников, что полезно при увольнении сотрудников. Удаляйте файлы с диска отдельных сотрудников или папки, занимающие много места.
• После очистки выполните повторное сканирование для отображения актуальной информации.
▎Работа с документами в Битрикс24.Docs:
Битрикс24 позволяет создавать документы прямо внутри системы. Форматы: документ, таблица, презентация.
Функционал:
• Нажмите кнопку "Совместная работа" и приглашайте коллег для совместного редактирования.
Интеграция с Google Документами и Таблицами:
• Необходимо подключить свой Google аккаунт для работы с Google Документами и Таблицами.
• Создавайте и редактируйте документы и таблицы в стандартном интерфейсе Google.
• Сохраняйте документы и таблицы из Google в Битрикс24.
• После сохранения вы можете продолжить работу с этими документами в Битрикс24.
▎Диск для Windows / macOS:
• Скачайте приложение Битрикс24 для Windows / macOS. Приложение предоставляет дополнительную функциональность для онлайн-хранилища.
• Работайте с файлами даже при отсутствии интернета, все изменения синхронизируются после подключения к сети.
Интеграция с облачными дисками:
Битрикс24 интегрируется с Google Диском и Яндекс Диском. При необходимости обратитесь за помощью к специалистам по интеграции.
▎Заключение:
Диск в Битрикс24 решает проблему разрозненного хранения файлов, предоставляя единое, облачное хранилище, с возможностью гибкой настройки прав доступа и совместного редактирования, что делает его ключевым инструментом для командной работы, гарантируя безопасность данных, и повышая общую эффективность.
БЕСПЛАТНЫЙ АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе - https://b24-p97cdj.bitrix24.site/crm_form_ju5et/
Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -
TG: https://T.me/TopalovGroup_official
Rutube - https://rutube.ru/channel/59435194/
Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru
Связаться с нами: https://topalovgroup.ru/
Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:
Телефон: +7 962 510-49-14 — Топалов Игорь
Почта: TopalovGroup@yandex.ru
