Хотите, чтобы ваша команда работала эффективно? Тогда инструкции — это не прихоть, а необходимость.
Зачем нужны инструкции?
Инструкции выполняют сразу несколько ключевых функций:
- Объясняют сотрудникам, какие зоны ответственности закреплены за ними.
- Уточняют, какие задачи и в какие сроки нужно выполнить.
- Упрощают интеграцию новичков в рабочие процессы.
- Снижают количество вопросов "А как это сделать?" внутри команды.
Но для того чтобы инструкции действительно работали, они должны быть правильными: понятными, актуальными и внедрёнными в общую систему. Ниже расскажу, как этого достичь.
Как создавать инструкции, которые работают?
Чтобы инструкции не превращались в формальность, важно соблюдать ключевые принципы их создания и применения.
1️⃣ Пишите понятно и пошагово
Каждая инструкция должна быть написана максимально просто, структурно и подробно. Придерживайтесь формата: "что, где, когда и как".
Лучший способ — разделить действия на этапы:
1. Сделать это…
2. Затем выполнить вот это…
3. Потом проверить то...
Используйте чёткую последовательность и избегайте сложных формулировок. При необходимости добавляйте ссылки на сопутствующие документы или примеры. Это создаст единое информационное пространство, где сотрудник сможет найти всё необходимое для решения задачи.
Пример: инструкция может ссылаться на шаблон отчёта или чек-лист проверки.
2️⃣ Контролируйте актуальность
Любая инструкция со временем может потерять свою актуальность. Бизнес меняется, и процессы чаще всего корректируются. Чтобы ваши инструкции не устаревали:
- Назначьте ответственных за регулярное обновление.
- Обеспечьте быструю коммуникацию этих изменений для команды.
- Фиксируйте дату последнего обновления инструкции.
Актуальные инструкции сокращают вероятность ошибок и лишних вопросов.
3️⃣ Установите стандарты и создайте реестры инструкций
Для удобства работы важна структура. Создайте реестр, в котором будут перечислены все инструкции компании с удобной навигацией. Чем проще сотруднику найти нужный документ, тем быстрее он справится с задачей.
Такой подход особенно полезен для новых сотрудников: система хорошо продуманных инструкций помогает им быстрее адаптироваться.
Подсказка: используйте электронные таблицы или специализированные платформы для упорядочения реестра.
4️⃣ Проводите контроль качества
Инструкция будет работать, только если её выполнение проверяется. Контроль качества позволяет идентифицировать отклонения и исправлять ошибки.
Пример верной обратной связи:
"Работа выполнена не в соответствии с пунктом 4 инструкции. Пожалуйста, пересмотрите шаги и скорректируйте подход."
Ошибки не должны быть поводом для субъективной оценки. Опирайтесь только на регламентированную инструкцию.
5️⃣ Объясните ценность инструкций для команды
Инструкции должны стать частью корпоративной культуры. Объясняйте сотрудникам, почему их важно использовать:
- Они минимизируют вопросы к коллегам и руководителям.
- Ускоряют процесс выполнения задач.
- Обеспечивают стабильное качество работы.
Покажите пример — сами обращайтесь к инструкциям, чтобы сотрудники понимали важность системы.
Инструкции — это часть системы
Когда процессы стандартизированы, бизнес становится более управляемым. Становится проще решать задачи, адаптировать новичков, а также удерживать стабильное качество работы.
Стандартизация — процесс непростой, но он позволяет экономить время, силы и нервы собственника. В результате ваш бизнес будет двигаться к развитию быстрее, качественнее и увереннее.
Можно заниматься стандартизацией самостоятельно, либо делегировать эту задачу на аутсорсинг в консалтинговое агентство. Узнать подробнее и обсудить ваш проект можно оставив заявку на САЙТЕ.
Не экономьте на создании и адаптации инструкций. Помните, что это инвестиция в успех вашей компании.
Елена Солдатова, предприниматель и эксперт в построении эффективных команд и бизнес-систем.
🚀 Присоединяйтесь к моему тг-каналу для предпринимателей! Здесь вы найдете ценную информацию о бизнесе и эффективном управлении, которая поможет вам развивать свои навыки и достигать новых вершин в деловом
