Одной из главных проблем руководителей, на которую редко обращают внимание, является не умение правильно ставить задачи. Зачастую это приводит к огромным временным и эмоциональным потерям: приходится бесконечно напоминать, контролировать, а порой даже переделывать задачи самостоятельно.
Почему это происходит? Ответ прост: отсутствие системы. Без неё работать чётко и эффективно просто невозможно. Именно поэтому постановка задач — это основа любой продуктивной команды. Рассмотрим, как выстроить такую систему и избежать типичных ошибок.
Основные правила работы с задачами
- Все задачи фиксируются в единой системе. Управление проектами не должно ограничиваться сообщениями в мессенджерах или устными распоряжениями.
- Задачи не ставятся в личных сообщениях и рабочих чатах. Это не только хаос, но и высокий риск потери информации. Только корпоративная система для полного контроля и прозрачности.
- Группировка задач. Каждая задача должна относиться к конкретному проекту. Так видна общая картина и легко отслеживать прогресс.
- Плохо сформулированные задачи возвращаются постановщику. Неполное или некорректное указание цели создаёт недопонимание. Такие задачи должны дорабатываться постановщиком перед передачей исполнителю.
- Реалистичные сроки. Ставьте только выполнимые дедлайны. Минимальный срок для любой задачи — 24 часа. Это исключает «срочность» работы и повышает качество выполнения.
- Жёсткие дедлайны. Каждая задача должна иметь конечный срок, причём он не должен быть слишком коротким (только если это не экстренная ситуация).
- Регулярная оценка эффективности. Проводите еженедельный мониторинг результативности сотрудников. Эффективность не должна быть ниже отметки в 80%.
- Контроль завершённых задач. Все задачи после выполнения должны проверяться постановщиком. Это исключает недоделки и недочёты.
- Автоматизация рутины. Для часто повторяющихся задач используйте автоматические формулировки и постановку. Это экономит время.
- Исключение просрочек. Ежедневно следите, чтобы не было просроченных задач. Если сроки не выдержаны — обязательно объяснять причины.
❓ Как правильно ставить задачу
Даже с работающей системой задачи «на месте» не дадут нужного результата, если поручение сформулировано расплывчато. Главный принцип — не «что-нибудь там сделайте», а чёткая постановка, отвечающая на вопросы: Что? Где? Когда?
- Что именно нужно сделать?
- Где это нужно сделать?
- Когда, то есть в какие сроки?
- Что будет результатом?
Пример некорректной задачи
— «Разработать маркетинговую презентацию для нового продукта».
Пример корректной задачи
- Разработать маркетинговую презентацию для продукта Х (Что)
- В папке (ссылка на папку) (Где)
- До понедельника 24.02. (Когда)
- Готовая презентация в папке в срок (Что будет результатом)
Совет для руководителей
Работа вашей команды напрямую зависит от того, как чётко вы ставите задачи. Чем яснее сотрудники понимают цель, тем выше вероятность успеха. Используйте системы, внедряйте правила и обучайтесь подобным приёмам.
Елена Солдатова, предприниматель и эксперт в построении эффективных команд и бизнес-систем.
Оставить заявку на онлайн-встречу по вопросам систематизации бизнеса можно по ССЫЛКЕ .
🚀 Присоединяйтесь к моему тг-каналу для предпринимателей! Здесь вы найдете ценную информацию о бизнесе и эффективном управлении, которая поможет вам развивать свои навыки и достигать новых вершин в деловом мире.
