Одна из самых больших головных болей для финансистов строительных компаний — это учет подотчетных средств. В строительстве множество расходов оплачивается наличными: покупка материалов, мелкие хозяйственные нужды, оплата услуг и т.д.
Часто сотрудники, которые тратят деньги, забывают вовремя отчитаться или предоставляют информацию с опозданием. В результате в конце месяца приходится тратить часы, а то и дни, чтобы разобраться, куда и на какой объект были потрачены средства.
Но что, если бы можно было упростить этот процесс и получать информацию о расходах в режиме реального времени?
Показываю, как с помощью чат-бота в Telegram и сервиса финансового учета мне удалось автоматизировать сбор данных.
У моего клиента несколько строительных объектов. Два прораба курируют разные стройки, получают наличные на оплату непредвиденных расходов и должны отчитываться: на какой объект и сколько потрачено.
Учет расходов по объектам ведется в сервисе финансового учета. К сервису подключен чат-бот.
Когда прораб оплачивает наличными за доставку, материалы, работы, он сразу сумму расхода и объект строительства пишет в чат Telegram. Информация мгновенно попадает в систему учета.
Таким образом, мы на конец каждого рабочего дня видим, сколько наличных денег у него осталось и куда деньги были потрачены.
К каждому сообщению о расходе денег можно прикрепить фотографию чека.
С помощью настроенных правил разнесения статей расход сразу попадает на нужный объект.
Пример: компания ведет 3 строительных объекта: в Истре, в Коломне, в Можайске. Расходы собираются по статьям: строительные материалы (СМ), оплата работ (РАБ), доставка (ДОСТ).
Потратив деньги на песок при строительстве дома в г.Истра, прораб пишет в чат следующее сообщение: «10000 песок, СМ Истра». В системе учета этот расход сразу ложится на объект Истра, по статье «Строительные материалы».
Преимущества использования чат-бота для учета расходов:
- Экономия времени. Больше не нужно ждать конца месяца, чтобы получить отчеты от подотчетников. Данные поступают в систему сразу после совершения расходов.
- Прозрачность. Все расходы фиксируются в режиме реального времени, что исключает возможность потери чеков или забытых трат.
- Удобство для сотрудников. Чат-бот в Telegram прост и интуитивно понятен. Сотрудникам не нужно осваивать сложные программы — они тратят деньги и сразу вносят данные.
- Автоматизация учета. Информация автоматически передается в систему учета, где она структурируется и становится доступной для анализа.
- Контроль за объектами. Вы всегда знаете, какие расходы были произведены на каждом объекте, что помогает лучше контролировать бюджет.
Если вы хотите узнать больше о возможностях чат-бота и о моей системе учета, напишите мне WhatsApp или Telegram.