А вы знали, что 5 октября - это День улучшения офиса?
Мы уже рассказывали, как обустроить рабочее место дома. Теперь поговорим про офис - не все же перешли на удаленку.
Как же организовать свой стол так, чтобы все было под рукой, но при этом избавится от завалов и беспорядка?
1. Тотальная чистка
Уберите всё, кроме важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите всё, что лежало на столе: ненужные документы отправьте на утилизацию или переработку, нужные — отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).
Не держите на рабочем столе то, что не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.
2. Канцелярия
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Проверьте на работоспособность всю канцелярию. Поломанные, почти закончившиеся ручки и карандаши, искривлённые скрепки и прочую негодную мелочь лучше выкинуть. Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно.
3. Провода
Очень часто на рабочем столе лежит много проводов. Чтобы они не путались и не мешались, постарайтесь по максимуму убрать их за пределы рабочей поверхности с помощью специальных креплений. Системный блок, рекомендуем поставить под стол.
4. «Памятные» мелочи
Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше. Не даром их зовут «безделушками», «пылесборниками». В противном случае они будут создавать беспорядок и отвлекать вас от рабочих вопросов.
5. Планирование и стикеры
Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф — «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» — и перемещать в них стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.
Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.
6. Свет, стул и комфорт.
Лампа должна находиться слева, если вы правша. При недостатке света глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Он должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.
Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
Попросите у начальства эргономичный рабочий стул с удобной спинкой и подлокотниками. Или как минимум отрегулируйте высоту и наклон спинки у имеющегося.
7. Система хранения
Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой — заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам удобно: по дате, по теме и т.д. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные бумаги.