Немного нормативочки:
Подотчет - это деньги, полученные с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью организации.
В Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У сказано, что деньги выдаются под отчет работникам.
Под работниками в данном случае понимаются две категории лиц (п. 5 Указания N 3210-У):
- лица, работающие по трудовому договору;
- лица, с которыми заключен договор гражданско-правового характера (лица, с которыми заключены договоры на выполнение работ, оказание услуг и подобные им договоры, предполагающие осуществление некоей деятельности в интересах заказчика).
Деньги под отчет выдаются на основании приказа руководителя организации/ИП по письменному заявлению подотчетного лица.
На основании приказа или заявления оформляется расходный кассовый ордер (РКО).
До 30 ноября 2020 года подотчетное лицо обязано было отчитаться по деньгам в течение 3 дней.
С 30 ноября 2020 года данный срок был отменен. !!! Теперь руководитель организации вправе самостоятельно устанавливать сроки представления авансового отчета работником, получившим деньги под отчет.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем организации или ИП, предъявить бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) с прилагаемыми подтверждающими документами.
А теперь по позиции Верховного Суда Российской Федерации:
Определение Верховного Суда Российской Федерации № 307-ЭС20-23792 от 11 февраля 2021 года по делу № А66-6506/2019:
ВС РФ отказал в передаче на рассмотрение Судебной коллегии по экономическим спорам данного дела и оставил, тем самым, в силе решения судов нижестоящих инстанций, которые встали на сторону ФНС в споре с фирмой по доначислениям страховых взносов.
Суть спора: компания регулярно выдавала работникам деньги через кассу, а также осуществляла переводы денежных средств со счета фирмы на счета директора и главного бухгалтера без оформления приказов и заявлений на выдачу денежных средств под отчет. Судами также было установлено отсутствие документов, подтверждающих расходование предоставленных работникам в указанном порядке денежных сумм.
Как следствие, ФНС доначислила по таким суммам, классифицированным как доходы физических лиц, НДФЛ и страховые взносы. Ни одна из инстанций не нашла оснований для отмены такого решения налоговиков.
Таким образом, одного лишь факта выдачи денежных средств работникам под отчет недостаточно для освобождения соответствующих сумм от налогообложения. ФНС будет требовать документального подтверждения расходования подотчетных средств от работодателя.
Налоговый органы тщательно анализируют судебную практику по налоговым спорам. В связи с чем, изложенная позиция ВС РФ, и для налогового органа это, по сути, руководство к действию.
Ошибка каждого бухгалтера!!! Новация (перевод) «незакрытого» подотчета в беспроцентный займ.
Последствия: НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35%
Что же делать?
1. Положение о расчетах с подотчетными лицами, в котором прописываем порядок выдачи денежных средств и сроки предоставления авансовых отчетов.
2. Собираем документы, подтверждающие расходования денег на НУЖДЫ КОМПАНИИ
3. Если расход не подтвержден, выбираем варианты возврата денег в кассу: удерживаем из зарплаты, переводим в процентный займ, делаем зачет при наличии взаимных обязательств и др. Все зависит от конкретной ситуации.
Дабы избежать претензий со стороны налоговых органов, следите за документальным подтверждением своих расходов.
Безвыходных ситуаций нет. Все ситуации решаемы при правильном подходе! Хорошего всем дня.
#подотчет #НДФЛ #доначисление налога