Вместе с ростом бизнеса увеличивается и база знаний компании. Обычно документы хранятся на рабочих компьютерах, которые подключены через интранет — это внутренняя система управления документами. В этой сети коллеги хранят данные и обмениваются ими. Как правило, у такой информации есть структура, которую каждый сотрудник может увидеть в файл-менеджере. Обычно оглавление представлено в виде папок с названиями: «Отделы», «Проекты», «Команды», «Личные папки» (каждому сотруднику принадлежит папка на диске), «Контракты/Соглашения», «Оценка качества», «Обучение», «Сертификация/Лицензирование» и не только. Еще встречаются папки «Общее» и «Документы»: компании создают их в качестве хранилищ информации. Здесь можно найти файлы, которые не относятся к другим папкам.
Проблема в том, что людям сложно искать нужную информацию, даже если у нее хорошая структура. Структура папок, которую мы привели выше, слишком общая. Иногда сотрудникам лень делиться файлами в общих папках — итоге информация оседает в личных хранилищах. Часто коллеги делятся данными через корпоративную почту и забывают загрузить файлы в интранет.
Мы привели основные примеры, почему системы внутренней документации становятся неэффективными. Чтобы избежать негативных последствий, читайте эту статью — в ней мы расскажем, как правильно создавать внутренние документы.
Внутренняя документация и ее типы
Внутренние документы делятся на несколько групп:
- Проектная документация. Если это инженерная компания, то информация состоит из подробной проектной документации, чертежей, требований и не только. Если это IT-компания, то внутренняя документация содержит сведения о том, какие инструменты для разработки использовать, как реализовать процесс сборки и какие методы кодирования выбрать. Как правило, в интранет-системе компании есть папка «Проекты», в которой содержится соответствующая информация.
- Командная документация. Обычно ее создают коллеги, работающие над одним проектом. Сотрудники создают, накапливают и передают информацию с учетом потребностей своей команды. Как правило, в этом случае не нужны общие данные (например, информация о завершенных проектах или сфере деятельности компании). Необходимы только сведения о текущем проекте, над которым работает команда. Документация может включать в себя все материалы, перечисленные в предыдущем пункте, но с незавершенным статусом, — это логично, когда работа еще продолжается. Когда команда создаст окончательные версии документов, их можно разместить в папке «Проекты». Так другие сотрудники получат доступ к файлам.
- Корпоративная база знаний. Этот тип внутренних документов включает в себя политику вашей компании, процессы управления персоналом, организационную структуру, сотрудников высшего звена и не только. Знакомство с такой информацией помогает новым сотрудникам погрузиться в рабочий процесс.
Преимущества внутренней документации
Если вы создаете документацию и управляете ей правильно, ваш бизнес сможет получить ряд преимуществ. Вот очевидные плюсы внутренних документов:
- Ускоряют адаптацию сотрудников. Это важное преимущество, так как база внутренней документации и инструкций помогает новичкам быстрее освоиться в компании. Конечно, это не заменит личного общения с коллегами, но даст вводную информацию о том, чем занимается фирма.
- Поддерживают обмен знаниями внутри организации.При наличии хорошо структурированной системы внутренней документации, сотрудники захотят делиться знаниями. Это то, что отличает современные организации от старомодных компаний, где единственный стимул для обмена знаниями — приказ вышестоящего руководства.
- Повышают эффективность компании. С качественной документацией сотрудники успевают сделать больше. Они уже не тратят время на долгие поиски нужной информации, а погружаются в рабочий процесс.
Если внутренняя база знаний компании представляет собой не просто хранилище информации, а имеет понятную структуру, то поиск информации ускоряется.
В результате сотрудники экономят время, которое в противном случае, было бы потрачено на сообщения коллегам по электронной почте с просьбой предоставить необходимую документацию.
Рекомендации по созданию внутренней документации
При создании внутренних документов учитывайте следующие факторы, которые помогут сотрудникам внимательно изучать информацию, а не просматривать ее по диагонали.
- Пишите краткие и простые тексты. Это правило работает для любого стиля, жанра, типа документа или формата. Главное – избегать сложных конструкций и стараться не «втискивать» всю информацию в одно предложение.
- Избегайте юмора, метафор и фразеологизмов. Юмор — вещь тонкая, люди воспринимают его по-разному. Шутки и метафоры иногда выглядят двусмысленно, а иностранные сотрудники могут не понять их из-за другого менталитета.
- Сделайте информацию достаточной для того, чтобы сотрудники решили проблему. Текст должен быть направлен на читателя и написан понятным языком. Качественная документация снимает вопросы у пользователей.
- Используйте визуальные элементы (графики, диаграммы, рисунки, скриншоты, изображения). Иллюстрации помогают читателю воспринимать информацию. Также визуал — это шанс переключиться с чтения и отдохнуть, прежде чем снова погрузиться в текст.
- Сделайте поиск быстрым и удобным. Если под рукой у пользователя строка поиска, он может ввести запрос и быстро найти ответ. Такая функция особенно важна для новых сотрудников, которым сложно разобраться со структурой компании.
- Упростите навигацию. Для этого создайте прозрачную структуру документации. Содержание упростит работу, особенно если документ объемный. Как и в предыдущем случае, сотрудники могут не понимать всех деталей. Такие знания приходят только с опытом, а когда его еще недостаточно, пригодится навигация по перекрестным ссылкам. Это поможет пользователю собрать всю подходящую информацию в одном месте.
Внутренняя документация с Документеррой
Документерра предлагает инструмент для создания и онлайн-управления документацией, который основан на технологии единого источника и повторном использовании контента. Эта особенность позволяет использовать один и тот же контент сразу в нескольких проектах. Не нужно каждый раз сверять информацию с оригиналом, достаточно сделать специальную разметку. Тексты, написанные на основе единого источника, автоматически обновляются во всех документах сразу. Это делает процесс разработки материалов эффективнее — такая функция особенно важна, когда над одним проектом работает несколько авторов.
Кроме технологии единого источника и повторного использования контента, Документерра предлагает облачный хостинг. Это экономит бюджет компании, так как его не нужно тратить на покупку корпоративного сервера и нести расходы за обслуживание.
Автоматическая вставка оглавлений на этапе создания документа позволяет сразу получить структурированный текст. Потом это помогает упростить навигацию по данным и упорядочить каждый файл.
Еще незаменимые функции — рецензирование и комментирование. Они позволяют наладить организационные процессы в технической организации, где проверка и редактирование документов — обычное дело. До завершения работы над документом может быть несколько редакций текста. С помощью Документерры пользователь будет получать уведомления о комментариях от коллег на панели инструментов. Такой подход позволяет решать проблемы на начальном этапе разработки документации и по ходу работы. Поскольку правки вносятся оперативно, это никак не тормозит сроки сдачи проекта.
Платформа Документерра облегчит жизнь вашим сотрудникам, поскольку она предлагает запатентованный полнотекстовый поиск, который основан на указателе ключевых слов и функциях настройки поиска.
Если вы работаете с документацией на иностранном языке или переводите свои внутренние документы, Документерра упростит эти процессы при помощи встроенного модуля перевода.
Другими словами, облачная система создания документации Документерра — это инструмент для создания справочных материалов и баз знаний, который включает множество функций. Платформа поддерживает создание и управление документацией на каждом этапе жизненного цикла документов. Эти этапы включают анализ и планирование, дизайн, разработку и рецензирование контента, публикацию и сопровождение документов.
Заключение
Внутренняя документация может стать ценным ресурсом для вашей компании. Но этого можно достичь, только, если создавать и управлять документацией правильно. В таком случае, она будет не только помогать в работе, но и экономить время и ресурсы, повышать эффективность и приносить прибыль. Документерра предлагает понятный способ сделать ваш бизнес более конкурентоспособным при помощи улучшенной внутренней документации.
