В каждом бизнесе есть ключевые сотрудники, которые отвечают за основной доход. В ресторанной сфере это шеф-повара, в продажах — главные продавцы, а в ЖКХ — управляющие и инженеры. Разбираемся, как правильно организовать их работу в УК.
Правило №1: управляющий важнее бухгалтера
УК занимаются разными задачами: от текущего ремонта до расчётов с жителями, от повседневной работы до сезонных кампаний. При этом у них чёткие дедлайны: нужно быстро реагировать на заявки от жителей, регулярно проверять счётчики, ремонтировать оборудование и красить подъезды. Поэтому от грамотного управления и правильной иерархии зависит многое.
Чаще всего управляющие компании строят обычную структуру: все подчиняются директору и другим сотрудникам офиса. Сотрудники «на местах», включая управляющего и инженера, оказываются ниже в иерархии. И управляющий превращается в дорогостоящего курьера, занятого бумагами и разъездами по поручениям офиса.
Чтобы компания эффективно развивалась, всё должно быть наоборот. Никто в офисе не должен отдавать распоряжений управляющему. Бухгалтер, юрист и другие работники должны оказывать ему свои услуги.
Обязанности управляющего
Управляющий — не директор компании, а человек, который управляет конкретными домами:
- общается с жителями и органами власти;
- собирает платежи;
- следит за обслуживанием;
- вместе с инженером планирует и организует работы, в том числе по ремонту домов и уборке территории.
Правило №2: управляющему — стратегические задачи и мотивацию
В грамотно построенной структуре управляющий может заняться увеличением прибыли компании. Например, обосновать жителям повышение тарифов, предложить дополнительные услуги, сдать нежилые помещения или сменить арендаторов.
Он также распределяет расходы, находя баланс между качеством и стоимостью работ. Именно управляющий определяет, сколько нужно слесарей и электриков, ищет подрядчиков и решает, как оплачивать их труд.
Делать это эффективно управляющий сможет при чёткой постановке задач, а поможет в этом правильная система мотивации. Например, премии за повышение доходов на участке.
Поможет оптимизировать расходы и решение СберБизнеса для ЖКХ. В сервис входят автоматический анализ издержек, учёт данных об объектах и система управления заявками населения. Автоматизируйте работу УК бесплатно!
Правило №3: роли управляющего и инженера — разделить
Схема, в которой обязанности управляющего и инженера исполняет один человек, не является эффективной. Управляющий должен коммуницировать с жителями и планировать работы, а инженер — исполнять их.
Обязанности инженера
Инженер в УК — руководящий сотрудник, в подчинении которого находятся электрики и сантехники. Он:
- составляет графики работ;
- следит за безопасностью и соблюдением строительных и эксплуатационных норм и правил;
- ведёт техническую документацию;
- отвечает за ликвидацию последствий аварий.
Чтобы дома обслуживались эффективно, нужно правильно мотивировать инженера. Например, оценивать скорость ответов на заявки и решения проблем. Ещё лучше — ориентироваться на сокращение числа заявок и аварий.
Инженеру тоже нужно давать стратегические задачи: проработку плана технического развития УК, повышение качества работ или оптимизацию ресурсов.