Рассказываем, как Enaza дала сотрудникам возможность выбирать услуги и в 5 раз облегчила работу тревел-менеджера
О компании
Enaza Group — современная группа IT-компаний, которая 12 лет разрабатывает различный музыкальный софт, а также занимается дистрибуцией компьютерных игр и продает цифровые ключи по всему миру.
Клиенты, партнеры и офисы Enaza находятся в СНГ, Европе, Китае и США. Головной офис — в Перми.
Зачем ездят в командировки
В компании Enaza все устроено на полном доверии. У ее сотрудников — карт бланш в принятии решений: каждый самостоятельно планирует командировки и рабочие встречи.
Штат Enaza на 50–70% состоит из разработчиков, большая часть которых работает удаленно — от Калининграда до Хабаровска.
Несмотря на удаленку и возможность оперативно согласовывать многие дела через Zoom, командировки для компании остаются козырем в рукаве.
Менеджеры по работе с партнерами ездят в командировки, чтобы налаживать коммуникацию с клиентами, проводить переговоры и встречи, заключать договоры.
«Личности есть везде. И в нашей компании немало сотрудников, которые зажигают коллег и клиентов, когда общаются с ними с глазу на глаз. В Zoom эта изюминка пропадает. У контрактов цена вопроса не тысячи рублей, а миллионы. Поэтому для нас важно поехать и лично обсудить сделку».
Также разработчики и остальные сотрудники Enaza регулярно посещают конференции. Выезжают индивидуально или группами в Санкт-Петербург, Новосибирск, Москву, Екатеринбург и другие города.
«Развитие сотрудника приносит пользу и ему, и компании. Поэтому образовательные поездки — часть нашего расширенного соцпакета. Можно сказать, это наша изюминка. У нас большой бюджет на обучение, и это нас выделяет среди других компаний».
Прошлым летом Enaza единовременно отправила шесть сотрудников на обучение в Москву. В июне 2022 года на дневной тренинг в Перми отправилось пять сотрудников.
Почему выбрали Smartway
До Smartway командировки в Enaza организовывал администратор. Общего автоматизированного сервиса, где он мог покупать билеты и бронировать гостиницы, в компании не было. Приходилось самостоятельно выбирать услуги для сотрудников на разных платформах. Это было неудобно, долго и приводило к ошибкам. К тому же командируемые сотрудники не всегда оставались довольны выбором бронировщика.
Кроме того, была большая проблема с агрегацией и анализом данных.
В 2019 году в Enaza начали самостоятельно исследовать рынок делового туризма. В том же году компания перевела свои командировки в Smartway.
«Мы пришли к выводу, что Smartway был на тот момент практически единственным сервисом, в котором можно давать доступ всем сотрудникам для самостоятельных покупок. С тех пор наш администратор больше не бронирует, а только согласовывает услуги».
Что поменялось в организации поездок со Smartway
Было: едва ли не охотились на «закрывашки» от арендодателей
Сначала сотрудникам снимали квартиры. Это удобно для сотрудников, но трудно в плане отчетности: от собственников практически невозможно получить закрывающие документы. И от такого способа бронирования быстро отказались.
Стало: избавились от боли с закрывающими, они стали формироваться и приходить автоматически
Со Smartway все закрывающие документы стали доступны в одном окне. Менеджер Enaza смог выдохнуть: он больше не звонит и не пишет арендодателям, чтобы получить счет или акт. Теперь он заходит в сервис и отправляет нужные бумаги бухгалтеру, которому остается только внести данные в авансовый отчет.
«Также мы решили проблему с потерей посадочных. Раньше нам приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Сейчас если сотрудник вернулся без посадочного, мы оформляем такую справку в Smartway. Это быстрее и дешевле, чем напрямую у авиакомпаний».
Было: теряли от 30 минут до суток на согласовании поездок
Чтобы найти билет и гостиницу за нормальные деньги, приходилось сверять цены у нескольких сервисов. На это у бронировщика уходило не менее 30 минут. Еще несколько часов, а иногда и дней требовалось на согласование услуг с командируемым сотрудником: то отель слишком далеко от места встречи, то рейс слишком ранний, то забыли добавить багаж.
За это время билеты вырастали в цене, а в гостиницах заканчивались номера. Приходилось снова искать услуги и согласовывать все по новой.
Стало: стали согласовывать поездки за 5–10 минут
Теперь сотрудники Enaza могут самостоятельно выбирать варианты и тратить на поиски столько, сколько нужно. Бронировщику остается только свериться с тревел-политиками компании, обратить внимание на нюансы и согласовать поездку.
«Как только сотрудник нашел подходящие варианты билетов и проживания, он отправляет их нам. Моя помощница проверяет:
- укладывается ли сумма в выделенный бюджет,
- нет ли ненужного багажа,
- нет ли слишком большого запаса по времени.
Было: не могли анализировать поездки
У Enaza Group зарегистрировано несколько юрлиц.
Компании важно собрать в одном сервисе все юрлица и анализировать поездки по каждому. Они смотрят, кто из какого подразделения куда ездит, а потом планируют бюджет и направления на следующий год.
«У предыдущих подрядчиков не хватало возможности зайти в личный кабинет и посмотреть данные по поездкам всех наших юрлиц.
Нам важнее видеть целесообразность, длительность и дальность поездок, чем цены и суммы. Поэтому выделенного и согласованного бюджета на командировки у нас нет. Мы смотрим на целесообразность командировки и дальше уже выбираем билеты по рыночным ценам.
То есть посыл к сотрудникам такой: объясни, почему поездка действительно важна, — и лети, пожалуйста».
Стало: увеличили эффективность планирования бюджета
В Enaza настроили аналитику внутри сервиса по каждой из компаний.
По каким срезам смотрят:
- суммы, потраченные на поездки,
- направления поездок,
- длительность,
- дальность,
- какие билеты и отели обычно покупают.
Это помогает формировать насмотренность и понимать, какие билеты и гостиницы оптимальны для каждого направления. Если сотрудник выбирает слишком дорогую гостиницу, бронировщик может указать на более подходящий вариант.
Благодаря аналитике в компании отслеживают уровень цен: с ней легче заметить аномальные всплески по направлениям и можно оперативно перестроить маршрут.
Результаты
С помощью онлайн-сервиса в Enaza:
- оцифровали командировки;
- привели в порядок бухгалтерию;
- сэкономили время на формирование отчетности;
- стали контролировать покупки;
- дали сотрудникам право самостоятельно выбирать;
- стали глубже анализировать командировки и планировать бюджет на поездки без ошибок.
Задача: автоматизировать поездки, наладить отчетность, начать контролировать процесс организации
Размер компании: ±100
Количество командируемых в год: ± 20
Количество поездок в месяц: ± 10
Способ бронирования: сотрудники сами выбирают варианты, а ответственный менеджер согласовывает
Результат: организация поездок стала дешевле и быстрее
Инструменты Smartway: бронирование билетов, отелей, тревел-политики, аналитика