ля улучшения эффективности трудовых процессов важна грамотная организация рабочего дня. Оптимизация времени, или time-management, включает в себя целый ряд факторов, помогающих улучшить деятельность любого предприятия и увеличить его прибыль.
К важным условиям правильной организации относятся:
- планирование задач и обязанностей работников;
- повышение эффективности (личной и в коллективе);
- соблюдение правил своевременного выполнения всех задач;
- выделение часов на работу и на отдых.
Чтобы правильно распланировать время труда и отдыха персонала, нужно понимать, что именно представляет собой рабочий режим и грамотное планирование деятельности.
Режим и график рабочего дня
Рабочий график каждого сотрудника всегда прописан в трудовом договоре. Исходя из этих данных и режима, по которому работает конкретная организация, сотрудник планирует время своего труда и отдыха. Существует несколько возможных графиков:
- Нормированный — это восьмичасовой день и 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными и ежедневными обеденными перерывами. Это наиболее подходящий вариант для тех рядовых сотрудников, чьи трудовые задачи чётко прописаны и должны укладываться в обозначенные периоды времени.
- Ненормированный — особый график, предполагающий, что сотрудник появляется в офисе периодически и выполняет те или иные поручения руководителя. Это может быть работа, связанная с командировками, с деятельностью в выходные, в праздники или по вечерам, а также с выполнением различных нестандартных задач.
- Гибкий — это неполный день, подходящий для тех сотрудников, кто совмещает, например, работу и учёбу. Согласно законодательству нашей страны, в нём прописываются такие условия, как отработка определённых часов и конкретный промежуток времени, в который сотрудника можно вызвать на своё место. То есть директор компании не имеет права ставить абсолютно любые условия и вызывать работника в офис в любой удобный для себя момент.
- Сменный — предполагает предварительно расписать смены по графику и дать ознакомиться с ним сотрудникам. При этом работа ночью и в выходные смены обычно оплачивается вдвойне.
Формы учёта рабочего времени
Способы учёта каждая организация выбирает наиболее удобные для себя. Принятые способы проверки времени и эффективности труда следующие.
Ежедневный учёт
Его проводят каждый рабочий день, считая отработанные сотрудниками часы. Затем из этих часов будет складываться их заработная плата. Это наиболее простой и удобный метод проверки эффективности работника, поскольку, анализируя его деятельность по часам, можно понять, в какие из них работа выполнялась качественнее, а в какое время возникало больше проблем.
Еженедельный учёт
Его проводят в конце недели или через несколько дней, если не превышалась норма в 40 часов за неделю, согласно требованиям законодательства. Если же норма была превышена, то следует добавить данные о сверхурочных, которые повлияют на размер заработной платы.
Суммированный учёт
В этом случае действует индивидуальный график отчётности, а промежуток между учётами не превышает трёх месяцев. Обычно заработная плата в этом случае начисляется по определённой ставке, с возможными надбавками за сверхурочные часы.
Способы управления временем на предприятии
Учёт рабочего времени ведётся для того, чтобы иметь точное представление об этапе, на котором находится сейчас проект, и том, какую часть его объёма выполняет (или должен выполнять) каждый из сотрудников. Помимо обычного табеля, есть ряд способов, позволяющих вести учёт наиболее эффективно. К ним относятся электронные документы, контроль за прибытием сотрудников, различные приложения для тайм менеджмента, программы тайм-трекеры и CRM-системы.
Google-документы
Это наиболее простой способ, поскольку можно создать и применять всего один шаблон для учёта, чтобы отслеживать каждый этап проекта. Тем не менее он не слишком удобен при необходимости отслеживания времени, потраченного на выполнение тех или иных задач. Причём большинство ошибок здесь возникает в силу человеческого фактора.
Контроль посещений сотрудников при входе
Это достаточно устаревший и не слишком актуальный способ, поскольку сегодня многие сотрудники компаний работают удалённо. В таких условиях правильнее будет вести учёт эффективности работы не по факту присутствия сотрудников на рабочих местах, а по эффективности выполнения ими поставленных задач. Существуют также специальные карточки доступа для отдельных кабинетов, позволяющие следить за присутствием или отсутствием работников на местах поминутно. Это тоже не самый лучший вариант, так как он достаточно дорогой, а при поломке системы способен даже навредить работе организации. И к тому же он не подходит для отслеживания качества труда.
Тайм-трекеры
Это программы, дающие возможность вести отчёт по выполнению сотрудниками поставленных перед ними задач и по общей эффективности компании. При помощи тайм-трекера можно следить за активностью каждого работника постоянно, с точностью до часов. Помехой для получения верных данных здесь может стать банальная ошибка, например, если работник вовремя не включил или не выключил трекер, что непременно повлечёт за собой ошибки в оценке эффективности его труда.
CRM-системы
Использование современных CRM-систем даёт возможность вести контроль над всеми процессами работы предприятия и над выполнением конкретных задач. Все данные рассчитывает система, а руководство сможет в любой момент изучить их. Данные покажут этап, на котором находится проект, время работы и объём выполненных каждым сотрудником задач. Здесь же будет возможность отслеживать качество работы, изучая загруженные в систему файлы. В качестве хорошего примера подобной CRM-системы можно привести Projecto, позволяющую объединять целый ряд способов ведения учёта рабочего времени.
Кто отвечает за организацию рабочего времени?
Обычно за неё отвечает начальник предприятия или назначенное им ответственное лицо. В его обязанности будет входить анализ и подведение итогов по всем информационным данным. Назначенный сотрудник обязан не только зафиксировать, но и проверить правильность информации о времени прибытия сотрудников на свои рабочие места; подтвердить наличие у них документов или уважительных причин для отсутствия на работе; проверить, верны ли отчёты по решённым задачам и периодам времени, которое на них затрачено. Также он обязан будет представлять начальству полный отчёт об эффективности труда всех работников.
Организация учета и эффективности с Projecto
В данной программе имеется множество опций и функций для упрощения описанных выше процессов. Например, в календарной сетке можно ежедневно, в понедельном порядке или по месяцам, отмечать все задачи и мероприятия. Личные и корпоративные мероприятия можно выделять для удобства разными цветами. Режим удобного просмотра задач позволяет видеть названия событий, а также время их начала. Завершившиеся события отмечаются особым статусом, при желании их можно убрать из просмотра.
Система позволяет грамотно запланировать ряд задач на некоторое количество дней вперёд и точно оформить список задач по часам. Для работников предлагается возможность синхронизации календарных сеток для совместного рабочего времени, для того или иного проекта, простановки назначенных встреч и дедлайнов. Имеется возможность удобного планирования дня, где отображены:
- документы и поставленные задачи;
- напоминания о письмах, на которые требуется ответить;
- напоминания и данные по отчётам, которые нужно представить сегодня.
Отображаются также события и периоды времени, потраченные на их выполнение. Такая информация необходима руководству, чтобы выяснить те моменты, когда появлялись проблемы, чтобы позже предотвратить подобные моменты.
Применяя в своей работе возможности системы Projecto, руководство и сотрудники организации будут иметь точное представление о целях и задачах, сроках их выполнения или задержках. Они смогут грамотно распланировать время на работу и отдых, повышая эффективность труда и деятельности своего предприятия в целом.
#timemanagement #ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ #time-management #тайм-менеджмент