Руководитель отдела персонала девелоперской компании «РАЗУМ» рассказала, как за один день она перестроила командировочный процесс, упростила бухгалтерию и помогла фирме экономить время и деньги на деловых поездках.
О компании
«РАЗУМ» — астраханская девелоперская компания, лидер региона по объему строительства. «РАЗУМ» занимается полным девелоперским циклом: покупкой участков, строительством, продажей и сервисом при эксплуатации ЖК.
Зачем девелоперам командировки
Сотрудники «РАЗУМА» ездят в командировки на конференции, форумы и прочие мероприятия. Поездки нужны, чтобы общаться и обмениваться опытом с коллегами из регионов. Еще одна цель — бенчмарк, сравнивание своих бизнес-показателей с эталонными и лидерами индустрии.
Генеральный директор ездит в командировки раз в месяц, а сотрудники разных подразделений — примерно каждые 3 месяца. Строительство — одна из самых стабильных сфер, которую государство поддерживает при упадке экономики. Поэтому командировок даже в пандемию и кризис не становится меньше. Мы крепко стоим на ногах, и если есть потребность в поездке, собираемся и едем. Например, в марте руководитель продаж и агенты по продаже недвижимости летали в Сочи на жилищный конгресс.
Было: хаотичная организация командировок, отсутствие системы.
До моего прихода в компанию hr-направления в «РАЗУМе» не было. За последний год организация сильно выросла — штат увеличился с 70 до 120 сотрудников. Поэтому появилась потребность в работе с персоналом и налаживании процессов.
Один из блоков, который был мне непонятен и казался хаотичным — организация командировок. Системы не было. Если приходил новый сотрудник, процессы нужно было выстраивать с нуля. Я трудоустраивала нового офис-менеджера, который должен заниматься поездками. Для этого мне тоже нужно было погрузиться в вопрос — разобраться, как все оформлять и проводить через бухгалтерию.
Организация отнимала много времени. Офис-менеджер напрямую искал билеты и писал гостиницам. После длительных поисков и переписок с контрагентами офис-менеджер бесконечно уточнял у сотрудников по электронной почте, подходит ли номер или билет. Это стресс и временные затраты для всей команды. Поэтому я сказала: «Ребята, давайте что-то делать. Так работать невозможно, нужно упростить процесс».
Я предложила подключить сервис для автоматизации командировок Smartway, опыт работы с которым у меня уже был раньше.
Причины, по которым выбрали Smartway
1. Гибкая система оплаты
Переживала, что это будет невыгодно, — мы не так часто летаем, а генеральный директор иногда оплачивает поездки сам. Но в Smartway абонентская плата взимается только в периоды с командировками — не нужно платить в остальное время. Это также повлияло на решение руководства подключить сервис.
2. Быстрое подключение и отзывчивая техподдержка
Договорились с руководством, что оформим договор за неделю или две до следующей поездки — в тот момент деловых поездок не было в планах. Но когда нескольким сотрудникам понадобилось вылетать через полтора дня в командировку, еще и под Новый год, заключенного договора не было. Менеджер Smartway Анатолий Козлов помог оперативно подключить сервис. Он подробно рассказал про работу личного кабинета и быстрое оформление командировок. Анатолий подключил офис-менеджера и всегда был на связи, если появлялись вопросы.
3. Мультиаккаунт для группы компаний
У «РАЗУМа» три юридических лица для разных направлений работы: стройка, управляющая компания и сам «РАЗУМ». Иногда летают представители всех подразделений сразу — вначале было непонятно, как это провести в бухгалтерии без ошибок. Анатолий подсказал, как оформить организации внутри одного аккаунта и правильно бронировать поездки в таком случае.
Преимущества Smartway для групп компаний:
- можно завести один мультиаккаунт для всех юридических лиц и не вводить организацию сотрудника при покупке;
- если офис-менеджера подразделения нет, покупку может оформить кто-то другой благодаря функции мультидоступа;
- есть фильтр по организациям, чтобы отследить отчетность конкретного юрлица;
- все документы находятся в одном месте;
- можно настроить любой удобный вариант оплаты;
- экономия на комиссиях и скрытых сборах;
- можно посмотреть аналитику для каждой организации.
4. Автономное подключение
Перешли на Smartway быстро и без моего участия. Сервис подключали наш офис-менеджер и менеджер со стороны Smartway. Мне даже не пришлось отвлекаться от более приоритетных стратегических задач по управлению персоналом.
5. Организация командировок внешним людям
Как-то раз нужно было организовать поездку победителям конкурса, который мы устраивали для агентств недвижимости. Конкурсанты не числились нашими сотрудниками. Наш офис-менеджер и партнер со стороны агентства не понимали, как провести закрывающие документы через бухгалтерию. Менеджеры Smartway снова помогли и рассказали, как учесть поездку победителей в категории «прочие расходы» и добавить их в сервис.
Поездка прошла без проблем, мы и наши партнеры остались довольны.
Стало: быстрая и систематизированная организация командировок
Командировки также организует офис-менеджер, но уже через Smartway. В сервисе покупаем авиа- и ж/д-билеты, жилье, трансфер.
Отчетность и работа с бухгалтерией стали удобнее: у нас подключена интеграция с «1С», офис-менеджер выгружает нужные документы в одном месте. Хорошо, когда можно нажать одну кнопку и получить маршрутные квитанции и закрывающие документы.
Я подключаюсь только в нестандартных ситуациях, например, когда нужно оформить билеты людям не из команды. У Smartway чудесная техподдержка.
В доказательство — личная история решения проблем поддержкой
У меня была интересная личная командировочная история. Я должна была приехать на поезде в Волгоград к 10 вечера, и за пару часов до прибытия мне приходит неожиданное уведомление об отмене брони гостиницы. Связи в поезде почти нет, рабочий день окончен. Дозвониться тем, кто оформлял командировку, было невозможно, а где-то жить надо.
Написала в чат: «Гостиница отменила бронь, я должна приехать через пару часов, ночью, а жить негде. У меня пропадает связь, и я не смогу согласовать варианты. Подберите что-то по параметрам, как для предыдущей гостиницы, а я подтвержу их в интервал с сетью».
Менеджеры быстро собрали новые варианты без меня, а я спокойно заселилась.
Со Smartway мы в «РАЗУМе» значительно экономим время на организацию командировок, и стресса стало гораздо меньше.
Размер компании: 120 человек
Способ бронирования: офис-менеджер бронирует для сотрудников
Число командируемых: 1-10 сотрудников
Задача: структурировать хаос организации командировок
Результат: стресса от организации стало сильно меньше
Инструменты Smartway: бронирование билетов, отелей, такси, тревел-политики
Листайте дальше, чтобы бесплатно попробовать демо-версию сервиса и оценить все преимущества платформы Smartway.