Группа компаний под брендом «Полимерные технологии» занимается производством строительных материалов из пластикового вторсырья. Головная организация управляет несколькими бизнес-подразделениями: одно собирает пластик для переработки, второе производит конечную продукцию, третье реализует экологические проекты, и так далее.
У «Полимерных технологий» непростой бизнес, который зависит от множества меняющихся факторов. Чтобы эффективно управлять всеми бизнес-направлениями, приходится одновременно контролировать пересекающиеся потоки сырья, финансов, закупок и продаж.
Например, после того, как одна организация приняла пластик и рассчиталась с его поставщиками, часть сырья уходит в производство, другая – перепродаётся сторонним контрагентам, и т.д. Необходимо разобраться, что куда пошло, сколько денег принесла каждая тонна материала, какие остатки поступили на склады, сколько затрат возникло. Всё это – чтобы понимать, какое направление приносит наибольшую прибыль, наметить точки роста для отстающих подразделений.
На протяжении нескольких лет топ-менеджмент выстраивал систему учёта на основе Google-таблиц. 15 взаимосвязанных таблиц с 50 тысячами формул объединяли данные по закупкам сырья, производству, кадровому учёту, движению денежных средств на счетах, маржинальности.
Получить общую картину по итогам месяца было очень непросто. Сотрудников приходилось долго обучать работе с таблицами, и всё равно оставалось пространство для ошибки.
Неосторожное движение могло незаметно удалить данные из ячейки. Это создавало угрозу каскадных ошибок, а отловить первопричину было бы фактически невозможно. В итоге в компании появились штатные специалисты, которые фактически занимались только заполнением таблиц.
А самое неприятное – многие детали терялись, и важные решения приходилось принимать «на глаз».
Цели проекта
- Автоматизировать процессы управленческого учёта в группе компаний
- Обеспечить сквозной контроль маржинальности на всём протяжении производственного цикла
- Сократить затраты на ввод данных и поддержание их в актуальном состоянии
- Упростить работу сотрудников, создать базу знаний по ключевым бизнес-процедурам
Информация о партнёре
В поисках решения на замену Google-таблицам руководители «Полимерных технологий» попали на YouTube-канал интегратора «Айтон». Одно из видео подробно описывало возможности «1С: Управление нашей фирмой» – стало ясно, что решение позволит увидеть картину по всей ГК в целом.
Специалисты «Айтона» изучили задачи заказчика и пообещали построить новую систему управленческого учёта за два месяца. И действительно, через 8 недель «Полимерные технологии» стали работать по-новому, гораздо проще и эффективнее.
Цели и этапы внедрения
Внедрение прошло по собственной методологии «Айтона», которая построена на тщательном моделировании бизнес-процессов компании, как они есть на данный момент. В результате заказчик получает удобное решение, которое бесшовно вписывается в уже сложившуюся практику.
Особенностью проекта стала ещё более глубокая, чем обычно, проработка процессов и подготовка большого количества руководств. Проектная команда создала десятки инструкций для настройки отчётов и форм, описала весь объём возможных операций с системой – от непосредственных рабочих функций до настройки интерфейса.
Специалисты «Айтона» смоделировали процессы производства, продаж, закупок, казначейства, кадров, бухгалтерии. В каждом случае эксперты скрупулёзно расписали действия по шагам со ссылками на инструкции – «нажмите на эту кнопку, пройдите на следующую вкладку, и т.д.»
Параллельно проектные специалисты выстроили само решение. Система позволяет вести обособленный учёт в целом и по каждому направлению в отдельности: какие затраты, какие доходы, какова динамика прибыли, сколько свободных средств.
Каждая группа пользователей, будь то бухгалтеры, менеджеры по закупкам, производственный персонал, получила собственный «набор кнопок» и права доступа. Каждый сотрудник видит только те данные, которые нужны ему для работы – больше никакого ручного контроля над доступами, как это было в Google-таблицах. И данные в полной безопасности: во-первых, «УНФ» требует подтверждения на удаление, а во-вторых, информацию можно восстановить.
По итогам периода программа строит огромное количество аналитических отчётов. В каждый из них можно провалиться, чтобы изучить показатели подробнее. Разные сотрудники пользуются разными отчётами: изучают финансовые показатели, отслеживают налоговые отчисления, контролируют доходы и расходы в рамках производственных процессов.
Как теперь работает система
«1С: УНФ» сводит воедино показатели продаж в деньгах и единицах продукции, себестоимости, валовой прибыли, рентабельности каждого направления. Если какие-то цифры оказываются ниже планируемых, можно оперативно определить причину.
Раньше подготовка такой отчётности полностью загрузила бы три человека почти на целую рабочую неделю. Надо было выгрузить данные из 15 таблиц, свести их воедино, вручную создать отчёты.
Теперь же в конце месяца бухгалтер с помощником выгружают данные, за несколько часов добавляют дополнительную информацию – и всё.
Вся информация по состоянию бизнеса актуальна по состоянию на закрытие предыдущего рабочего дня. При этом сотрудникам не приходится дополнительно вносить куда-то данные – они просто ведут свою деятельность в «УНФ», а всё остальное система делает сама.
Даже новичок может максимально оперативно включиться в работу, а увольнение сотрудника не влияет на бизнес.
Распределение расходов позволяет отслеживать состав материальных и нематериальных затрат в единице продукции. Компания контролирует себестоимость сырья, затраты электроэнергии, оплату труда, прочие расходы – и так поддерживает маржинальность бизнеса на оптимальном уровне.
Для «Полимерных технологий» эксперты «Айтона» также сделали возможность распределять затраты по весу конечной продукции. В результате бизнесу проще управлять поступающими объёмами сырья и контролировать показатели прибыльности своего производственного подразделения.
Ещё одна уникальная особенность – обратный эквайринг. Интеграция с платёжными системами позволяет «Полимерным технологиям» при приёме вторсырья рассчитываться переводами на карту. Это привлекает частных лиц, а компанию избавляет от дополнительных операций с наличными.
Результаты
- Единый доступ ко всем кассам, расчётным счетам во всех дочерних предприятиях
- Контроль реальных остатков сырья и продукции на всех складах
- Топ-менеджмент принимает точные управленческие решения, опираясь на всегда актуальные данные о прибыли каждого бизнес-направления
- Компания гарантирует, что все сотрудники своевременно и корректно заполняют данные
- Нулевые риски хищения, потери и порчи данных – решение развёрнуто в защищённом контуре на собственных мощностях компании
