Тайм-менеджмент — очень популярная тема: все вокруг говорят об управлении временем. Кажется, будто нельзя позволить себе не планировать занятость в реалиях ускоряющегося мира. Но одного управления временем недостаточно: в сутках всегда 24 часа — поэтому важно также научиться управлять собственным ресурсом. Вот 4 ошибки, которые мы делаем, планируя свою работу — и не учитывая свою энергию.
Понимание базовых принципов управления временем должно помочь нам успевать больше и становиться успешнее. Мы охотно составляем to-do-листы, расписываем свой день по минутам и планируем встречи в рабочих календарях. Но независимо от того, какими делами мы наполняем день, время, которым мы так стремимся управлять, остается неизменным: как бы мы ни старались, в сутках всего 24 часа.
Тайм-менеджмент поможет тебе, если нужно вычеркнуть из списка дел менее приоритетные, но когда речь идет об успехе планирования, есть еще одна идея, которую нельзя не принимать во внимание, — это управление внутренним ресурсом. Управлять ресурсом и временем одновременно мешают четыре ошибки.
1. Эффективность ≠ Результативность
Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.
Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.
Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.
Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.
Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.
Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.
2. Работать много ≠ Работать хорошо
Чарльз Дарвин работал всего 3–4 часа в сутки. Можно посчитать его бездельником, но за свою жизнь ученый написал 19 книг, среди которых «Происхождение видов» — до сих пор один из главных трудов по биологии. При этом он много времени проводил на природе, ходил, читал и отдыхал.
После подъема, прогулки и завтрака Дарвин приступал к работе. Через полтора часа прерывался на разбор почты. В 10:30 снова возвращался к работе, а ближе к полудню считал работу на день завершенной. Он делал перерыв на сон, повторял прогулку и присоединялся к семье за ужином.
Вероятно, именно такой распорядок позволял Дарвину находить идеальный баланс между работой и отдыхом, сосредоточиться на творчестве и быть плодовитым.Этот распорядок кардинально отличается от уклада жизни многих современных горожан. Сегодня мы как будто не можем позволить себе работать меньше. Приходится держать руку на пульсе в течение дня, чтобы не упустить чего-то важного. Но очевидно, что можно по-другому подходить к работе и быть успешным в делах. Пример Дарвина показывает, что не всегда обязательно тратить на работу 8 часов, чтобы прийти к выдающемуся результату.
3. Многозадачность ≠ Грамотное распределение времени и сил
Умение работать в режиме многозадачности — один из самых популярных навыков, которые запрашивают работодатели, а соискатели указывают в резюме. Кажется, что этот навык действительно хорош: с ним мы можем оперативно закрывать входящие задачи, переключаясь и параллельно рабочие процессы. Но вопреки легенде о Юлии Цезаре, делавшем 3 дела одновременно, человеческий мозг способен эффективно выполнять только одну задачу за один отрезок времени. Это касается и работы в офисе в окружении переговаривающихся коллег: это не так продуктивно, как возможность решать задачу сосредоточенно, сидя в личном кабинете.
Проблема в том, что любой посторонний шум (чей-то разговор или телевизор, работающий в фоновом режиме) заставляет наш мозг постоянно переключаться, даже если мы этого не замечаем. Переключение между отвлекающими факторами со скоростью в несколько миллисекунд в итоге приводит к потере концентрации на приоритетных задачах.
Не только информационный шум снижает производительность: иногда мы организуем свое расписание так, что следование ему снижает нашу способность концентрироваться. Используя основы тайм-менеджмента, мы составляем список дел, но часто не обращаем внимания на характер задач. В результате расписание предполагает постоянное переключение между задачами разного типа. Наша работа над текстами, например, прерывается утром встречами, днем — созвонами с коллегами, а вечером — ответами на срочные письма.
4. Работать по ночам ≠ Работать с утра до вечера
Организм человека существует в тесной связи с ритмами светового дня. За синхронизацию уровня активности со сменой дня и ночи отвечает передняя часть гипоталамуса — супрахиазматическое ядро. Именно оно синхронизирует работу биологических часов организма, отвечая за выработку мелатонина и изменение температуры тела, в результате чего мы испытываем сонливость и прерываемся на сон.
У «сов» циркадные ритмы от рождения смещены, поэтому они чувствуют себя лучше, придерживаясь режима с более поздним засыпанием и бодрствованием. Но исследования показали, что таких людей не больше 20%.
Получается, что многие люди, определяющие себя как «совы», на самом деле ими не являются — однако продолжают практиковать поздние подъемы и засиживаются допоздна, пытаясь завершить начатые дела. Тем временем их внутренний ресурс страдает от работы в неподходящее время.
Выходит, большинство полуночников — не «совы», а те, кто не справляются с организацией распорядка дня.
Но и в течение дня мы не одинаково склонны решать аналитические и творческие задачи — в этом мы тоже подвержены определенным ритмам. Так, в ходе экспериментов ученые пришли к выводу, что пик способности решать сложные аналитические задачи приходится на утренние часы (1). А для задач, требующих озарения, лучше подходит вторая половина дня: в это время уровень когнитивной бдительности, позволяющий нам меньше отвлекаться на посторонние мысли, снижается, поэтому нам легче заметить неочевидные взаимосвязи.
— — — — —
1) Sievertsen HH, Gino F, Piovesan M. Cognitive fatigue influences students' performance on standardized tests. Proc Natl Acad Sci U S A. 2016 Mar 8;113(10):2621-4. doi: 10.1073/pnas.1516947113. Epub 2016 Feb 16. PMID: 26884183; PMCID: PMC4790980.