Владельцы малого и среднего бизнеса не всегда задумывается о единых корпоративных приложениях: мессенджерах, почте, хранилище файлов. Поэтому сотрудникам приходится пользоваться многочисленными бесплатными аналогами, а это риск для компании. Приложения могут внезапно «упасть» на несколько часов или даже дней — сотрудники останутся без доступа к важным данным, а конфиденциальную клиентскую информацию могут украсть бывшие коллеги или хакеры.
Расскажем о 4 основных проблемах использования сторонних приложений, какие последствия для бизнеса это несет и как это можно решить.
Проблема 1. Сотрудники используют публичные бесплатные мессенджеры для общения между собой и с клиентами
Сотрудники по привычке пользуются бесплатными приложениями для обсуждения работы или общения с клиентами. Это может негативно сказаться на работе всей компании.
Риск утечки конфиденциальных данных сотрудников или клиентов. Например, в 2020 году в сеть попал список ссылок для доступа в приватные чаты одного из мессенджеров. Ссылки можно было просто погуглить, а после вступления в группу получить номера телефонов всех участников.
У сотрудников снижается продуктивность. Если они используют один и тот же мессенджер для личных и рабочих переписок, то могут отвлекаться на сообщения от друзей и близких. Внимание рассеивается: сотрудники могут забыть отправить срочное письмо или забронировать переговорку для встречи.
Слив информации конкурентам. HR-менеджер или другое ответственное лицо могут не удалить уволенного сотрудника из рабочего чата. Так бывший коллега будет в курсе событий внутри компании и сможет передавать эту информацию, например, конкурентам.
Проблема 2. Компания пользуется сервисами от разных поставщиков
С одной стороны, можно выбрать конкретные приложения от разных провайдеров под определенные задачи компании. А с другой — это может быть неудобно для сотрудников: им придется постоянно переключаться между вкладками и окнами в поисках нужного файла. И это не единственные проблема, с которой можно столкнуться.
Рабочие инструменты не интегрированы между собой. Например, новому сотруднику не получится предоставить нужный уровень доступа к базе с корпоративными документами автоматически — придется делать это вручную. А если по ошибке дать больше прав, сотрудник может случайно отредактировать или удалить важные данные.
Больше бюрократической работы. Чем больше различных офисных приложений, тем больше времени придется потратить на их документальное сопровождение. Надо будет каждый раз согласовывать договоры и оплачивать счета разных поставщиков — это увеличивает документооборот в компании.
Проблема 3. Компания хранит данные на собственных серверах и компьютерах
С ростом компании и числа сотрудников некоторые руководители заводят собственные серверы и дополнительные рабочие компьютеры, чтобы сохранить гигабайты корпоративных отчетов и документов. Вот к чему это может привести.
Риск утраты критически важной информации. Небольшие компании чаще всего хранят данные на одном сервере, а некоторые документы — на компьютере ответственного сотрудника. Если с сервером или компьютером что-нибудь случится, на восстановление информации уйдет много времени и не факт, что это в принципе получится сделать.
Расходы на наращивание мощностей. Со временем количество данных растет. Для их оперативной обработки компании придется увеличить вычислительные ресурсы, а новую ИТ-инфраструктуру нужно будет обслуживать. В итоге собственные серверы могут выйти дороже облачных решений.
Проблема 4. Компания пользуется зарубежными решениями, которые могут уйти с российского рынка в любой момент
Некоторые иностранные сервисы уходят из России. Некоторые из оставшихся зарубежных решений тоже планируют прекратить работу. Значит, бизнесменам скоро придется в срочном порядке искать аналоги.
Кроме того, из-за нестабильного курса доллара стоимость обслуживания иностранных приложений растет. Это может увеличить операционные расходы компании.
5 причин, почему стоит организовать облачное корпоративное пространство с помощью VK WorkSpace
На российском рынке есть различные облачные решения от отечественных поставщиков. Одно из них — VK WorkSpace.
1. Управление всеми сервисами из единого окна. Можно переписываться с коллегами и приглашать в чаты клиентов, назначать встречи в календаре и совместно редактировать документы — все это на одной платформе, доступной на мобильных и десктопных устройствах.
2. Единый провайдер для всех инструментов. Если в работе какого-либо сервиса возникнут неполадки, не нужно искать контакты разных провайдеров — достаточно сообщить о проблеме в единую службу поддержки. К тому же, за каждый сервис не придется платить отдельно — при покупке тарифа средства будут списываться с общего счета.
3. Сохранность данных. Платформа VK WorkSpace соответствует требованиям информационной безопасности РФ, у нее есть сертификат ФСТЭК. Данные с сервисов хранятся на российских отказоустойчивых серверах в двух копиях: в случае сбоя на одном всегда есть копия на другом. Все инструменты защищены двухфакторной аутентификацией, системами распознавания утечек, шифрованием и спам-фильтрами.
4. Контроль доступа сотрудников. Все данные о новых работниках автоматически синхронизируются с сервисами VK WorkSpace — коллеги получают их контакты и могут предоставить нужный уровень доступа к корпоративным данным.
Уволенные сотрудники сразу теряют доступ к информации компании. Если сервис зафиксирует подозрительную активность, например копирование отчетов на личную флешку, он заблокирует сотруднику доступ к файлам и подаст сигнал администратору о возможной утечке.
5. Минимальные затраты на внедрение. Чтобы начать пользоваться сервисами VK WorkSpace, не нужно разворачивать и поддерживать собственную ИТ-инфраструктуру. Платформа доступна в облаке — начать работу можно за один день.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkSpace и подобрать тариф для вашего бизнеса.