Более 95% строительных и ремонтных компаний используют Excel и ведут отчётность на бумаге. Вечные таблицы, ошибки в формулах, постоянные вопросы от прорабов и сметчиков... В конечном счёте это сказывается на сроках и качестве работ.
Однако современный сервис автоматизации может помочь строительным и ремонтным компаниям не только управлять проектами в едином месте, но и сэкономить время и повысить доход. Сегодня мы разберем основной функционал подобного сервиса на примере Gectaro, который позволяет повысить эффективность любой строительной компании.
В чём преимущества?
Использование сервиса ускоряет работу — Gectaro автоматически рассчитывает сметы и другие строительные данные, — а значит, вы сможете взять и выполнить больше проектов. Заполнение актов и документации также автоматизировано, что позволяет предотвратить ошибки и экономить время менеджерам и бухгалтерам. Контроль ресурсов с помощью программы поможет избежать ситуаций простоя в работе — вы всегда сможете заказать необходимые детали или инструменты заранее и не допустить отставания по срокам.
Благодаря управленческой и финансовой отчётности удобно отслеживать задолженности контрагентов, а также следить за прибыльностью бизнеса.
Контроль выездного персонала — тоже не проблема. Фотоотчёты о выполненных работах из телеграм-бота автоматически попадают в Gectaro.
Для кого этот сервис?
Сервис удобен всем участникам строительного процесса. Руководителю не составит труда следить за процессом выполнения работ удалённо, прорабу не придётся тратить время на бумажную волокиту, клиенты получат детальные сметы с планом работ и отчётом о процессе.
Финансисты смогут отслеживать информацию о прибыльности проектов и предотвращать кассовые разрывы, менеджеры — контролировать соблюдение сроков и готовить документацию, снабженцы — вовремя доставлять необходимые для строительства материалы.
Расскажем подробнее о функциях Gectaro.
Обзор функций сервиса
Работа с проектами
Первый модуль сервиса — Проекты. При добавлении проекта можно указать его название, добавить членов команды, которые заняты в проекте, а также указать заказчика, менеджера, руководителя, добавить описание работ, адрес объекта, номер и дату договора. Есть возможность отметить проект как планирующийся, в работе или завершённый.
Для проектов можно создавать папки, сортировать их по различным критериям. Найти нужный проект тоже не составит труда — результат будет даже после ввода в строку поиска одной буквы.
В карточку с каждым проектом можно добавить смету с графиком работ.
Планируемая смета моментально сравнивается с фактической — путём нажатия одной кнопки. Данные можно экспортировать в формате Excel для подрядчика или заказчика. В смете для заказчика себестоимость проекта скрыта. Заявки на снабжение можно маркировать как плановые или сверх плана.
Также во вкладке Снабжение есть возможность вести учёт заказов с указанием поставщика и отметкой статуса оплаты.
Вкладка Финансы показывает доходы и расходы по проекту. В ней можно отследить все операции по журналу и посмотреть, какие заказы требуют оплаты.
В Стройке указаны работы и сроки их выполнения. Сортировка — по завершённым и предстоящим работам. Можно отследить прогресс по каждому виду работ, крайние сроки их выполнения. Здесь же есть возможность добавления заявок на поставку материалов сверх бюджета. Указано, сколько дней осталось о планового завершения проекта и отставание от графика, если такое имеет место.
Во вкладке Склады можно производить списания, отмечать поступления и перемещения материалов, а также отслеживать остатки. В последней вкладке по проекту хранятся все документы, которые с ним связаны, заключённые с заказчиком, подрядчиком или внутренние.
Постановка задач сотрудника
В модуле Задачи можно отобразить все работы, а также личные, делегированные и те, где вы являетесь наблюдателем. В рамках каждой задачи можно вести обсуждение в комментариях.
Учёт финансов
Баланс и журнал операций по всем проектам в Gectaro можно посмотреть в модуле Финансы. В нём же можно проверить, есть ли операции, требующие оплаты.
Контроль ресурсов
Модуль Снабжение также показывает информацию по всем имеющимся проектам. Здесь можно просмотреть все заявки и заказы, узнать, что осталось закупить для проектов, есть ли сверхплановые расходы или экономия бюджета.
В модуле Склады есть возможность посмотреть все операции — поступления, списания, перемещения. Отслеживать существующие заказы и контролировать остатки на каждом из складов также можно в этом разделе.
Отчётность
В сервисе доступны отчёты — управленческие, проектные и взаиморасчёты. В управленческих можно посмотреть прибыль и убытки, а также движение средств.
Проектные отчёты позволяют сравнить фактически потраченные финансы со сметой по каждому проекту. Здесь же можно отследить соблюдение сроков на каждом этапе строительных работ.
Во взаиморасчётах показывается статистика по заказчикам — выполненные, сданные и оплаченные работы, данные по подрядчикам и заказы у поставщиков, принятые и оплаченные.
Справочник контрагентов и расценок
В сервисе есть функция создания справочника расценок с возможностью разделить позиции в папки по виду работ или материалов. Справочники позволяют быстрее согласовывать сметы, а значит, получать больше заказов. Создать можно свой справочник расценок или использовать готовый. После достаточно просто ввести объём работ — Gectaro тут же рассчитает их стоимость.
Импорт данных
В сервисе есть возможность импортировать из сметных программ, таких как Гранд-смета, Смета.ру, РИК и других.
Настройки сервиса
Здесь можно добавить пользователей в сервис и настроить им права доступа. Доступ можно ограничить или разрешить к отдельным модулям. Уровень прав: просмотр, изменение, удаление, экспорт, импорт.
В статьи операций можно добавить или удалить статьи дохода и расхода, изменить названия существующих статей и отредактировать описание для них.
Добавляйте новые счета, организации и склады с адресами.
В разделе Бэкап можно осуществить резервное копирование данных. Оно доступно в тарифах Базовый, Бизнес и Профи.
Помощь
В случае возникновения трудностей на первых порах можно обратиться к разделу с видеоинструкциями по работе с различными функциями Gectaro.
В заключение
Gectaro — современный сервис, благодаря которому можно сократить количество ошибок на проектах в несколько раз, ускорить работу и автоматизировать все процессы. Удалённая коммуникация с сотрудниками и контроль проектов в онлайн-режиме позволит не выезжать на объекты и сэкономить время. Отслеживание затрат позволит снизить издержки и сократить траты финансов. Организованность в управлении понравится клиентам и привлечёт больше заказчиков, а значит, увеличится объём продаж.
Команда сервиса всегда будет рядом: объяснит, поможет и всё расскажет. А у вас будет время, чтобы заниматься развитием компании.
Сервис можно опробовать бесплатно в течение 7 дней — регистрируйтесь и используйте преимущества Gectaro в своём бизнесе! А по ссылке ниже вы можете получить в WhatsApp бесплатно видеопрезентацию сервиса.