Отдать бумаги бухгалтеру, сходить на планерку, «пнуть» SMM-отдел, чтобы они вовремя выложили пост в соцсетях, – предпринимателю утонуть в рутинных задачах проще простого. И вроде бы сидел за работой с утра до самого вечера, потратил кучу нервов и сил, но ничего стоящего так и не сделал.
Хорошая новость: большинство самых надоедливых задач можно разделить на три типа, а затем автоматизировать их выполнение с помощью технологии управления РУС «Квант». Она не позволит сотрудникам что-то забыть или не довести до логического завершения. А предприниматель навсегда сможет избавиться от рутины и сосредоточиться на развитии компании.
1 тип: «Приведение CRM в порядок»
Бывает, что сотрудники общаются с клиентами и в личной почте, и по мобильному, и в соцсетях. В такой ситуации всегда есть риск потерять заявки и деньги бизнеса. Поэтому очень важно сразу вносить в CRM всю информацию о запросах, сделках и датах звонков или отправок товара.
Чтобы работники всегда аккуратно вели CRM, достаточно создать повторяющуюся задачу в системе РУС «Квант». Например, каждый день в 17:00 менеджеру по продажам будет прилетать задание «Зайти в CRM и проверить, внесены ли новые клиенты, закрыты ли все сделки, проставлены ли статусы по заявкам». А чтобы доказать, что он все сделал правильно, сотрудник должен будет прикрепить скриншот.
В результате никакие заказы не потеряются. Менеджеры спокойны, что не нужно держать лишнего в голове, но при этом все свои функции они эффективно выполняют. Руководитель рад, что бизнес получает прибыль от вовремя сделанной работы. А клиенты довольны, что им уделили внимание и сработали быстро.
2 тип: «Проведение планерок отделов»
Без регулярных планерок руководитель может вовремя не узнать, что где-то возникла проблема, а значит, опоздает с решением. Или не заметит, что в команде разлад, и начнет терять сотрудников.
Система РУС «Квант» позволяет не держать в голове, с каким отделом что и когда стоит обсудить. Можно создать повторяющуюся задачу, которая обо всем напомнит. Например, каждый понедельник в 10:00 будет приходить задание «Провести планерку с IT-отделом». Если необходимо, можно даже вносить уточнения, чтобы не забыть о деталях. Допустим, обозначить тему встречи: «Что нужно для установки нового ПО для дизайнеров».
А в качестве доказательства выполнения таких задач можно прикладывать в систему краткие отчеты о встречах. Так руководитель всегда будет держать руку на пульсе, эффективно общаться с коллективом, вовремя разбирать ошибки и находить новые решения.
3 тип: «Подготовка еженедельных отчетов»
Даже в небольшом коллективе сложно уследить, кто чем занят и почему что-то не сделано. Увы, навыком самоорганизанции и безупречной ответственностью обладают не все. А если в компании сотни и тысячи человек, просто времени не хватит всех контролировать.
К тому же всегда есть умельцы изобразить бурную деятельность и успокоить начальника абстрактной фразой: «Все по плану, работа ведется». Без четкого еженедельного отчета о том, какие были поставлены задачи и какой по ним прогресс, бизнес будет топтаться на месте.
Поэтому в системе РУС «Квант» для этого можно создать повторяющуюся задачу. Допустим, каждую пятницу в 16:00 сотрудник будет получать уведомление «Заполнить форму еженедельного отчета о работе». Саму форму и пункты руководитель может придумать вместе с работниками.
В базовом варианте она может выглядеть так:
- ФИО сотрудника;
- какие задачи были поставлены;
- какие из них выполнены и каковы результаты;
- какие не выполнены и почему + планы по дальнейшим действиям.
Никакой устной болтологии на час, все четко и по делу в письменной форме. Плюс можно проследить, с каким количеством задач справляется сотрудник, сравнить его результаты с успехами коллег и проследить динамику по месяцам.
Подытожим. Где внимание руководителя, там и результат. Поэтому рутинные задачи лучше поставить на автопилот, а себя разгрузить для более важных дел с помощью системы управления бизнесом РУС «Квант». Так предприниматель наконец-то сможет приезжать в офис к обеду, спокойно брать больничные или уезжать в отпуск без ноутбука, а рабочий процесс все равно будет идти как надо.
Хотите так же? Переходите по ссылке, чтобы записаться на часовую бесплатную экскурсию по системной компании с экспертом. А на выходе получите готовый пошаговый план для своего бизнеса.