У команды ADVANTA есть экспертиза работы с крупнейшими представителями отрасли здравоохранения и фармацевтики. На базе нашей платформы уже успешно управляют проектами по разработке новых продуктов такие фармкомпании как: Активный компонент, Фармтек, Ригла, Nativa, ЦВ Протек и многие другие. Далее в подробностях опишем кейс автоматизации процессов проектного управления у одного из лидеров по производству лекарственных препаратов с диверсифицированным продуктовым портфелем.
Заказчик – ведущий производитель лекарственных форм и дженериков – обратился к нам с запросом построения автоматизированной системы управления проектной и операционной деятельностью.
Структура исходного решения
Изначально компания вела управление проектами в ручном режиме с применением разрозненных инструментов: Excel, MS Project и e-mail. Контроль задач осуществлялся в самостоятельно написанной информационной системе.
Почему решили что-то менять?
Управление проектами в прежнем режиме было неэффективным. С ростом числа проектов увеличилось количество задач и объем информации, необходимой для формирования отчетности. Топ-менеджмент и участники проектов тратили слишком много времени на совещания и сбор отчетности по проектам. Отклонения по срокам и бюджетам проектов грозили компании репутационными и финансовыми потерями:
- 2 дня – могло длиться ежеквартальное совещание по оперативным вопросам
- Постоянно переносились сроки исполнения поручений генерального директора
- 5 дней и более – уходило на подготовку отчетности
Препятствия, которые мешали компании полноценно управлять проектами
- Отсутствие единого информационного поля
- Отсутствие связей между задачами
- Затруднен информационный обмен между департаментами
Понимая необходимость в автоматизации процессов проектного управления, руководство компании сделало выбор в пользу внедрения информационной системы ADVANTA, хорошо зарекомендовавшей себя в решении задач фармотрасли.
На старте внедрения команда проекта со стороны заказчика совместно с экспертами ADVANTA выполняла роль «виртуального» проектного офиса: разрабатывала методологию управления проектами, формировала реестр проектов, оказывала IT-поддержку проектов.
В качестве приоритетных задач внедрения ИСУП ADVANTA заказчик выделил
- Создание инструмента управления портфелем проектов
- Создание инструмента контроля выполнения поручений для всех уровней менеджмента
- Создание механизма проведения эффективных совещаний
Что мы сделали в проекте внедрения
- Создали реестр проектов, настроили механизм проведения совещаний для всех уровней управления.
- Автоматизировали процесс проведения совещаний и контроля поручений.
- Разработали правила постановки поручений, создали подробные инструкции для пользователей, провели практические семинары по проектному управлению.
Результаты внедрения
- Создана единая система контроля поручений руководителей всех уровней.
- Внедрены базовые процессы (настроен реестр проектов, шаблоны отчетов, эскалация проблем, хранение проектных документов).
- Команда работает в едином информационном пространстве, налажен обмен коммуникациями.
- Законтрактованы доработки системы.
- Проведено обучение пользователей и консультации по дальнейшему развитию системы заказчика.
Особенности проекта для команды заказчика
Внедрение проведено в трех департаментах фармкомпании. С внедрением системы ADVANTA удалось значительно сократить время на проведение совещаний, выполнение поручений генерального директора и подготовку отчетности для руководства.
Особенности проекта для команды ADVANTA
Мы получили опыт работы с нестандартной методологией проектного управления и большим объемом сопутствующей документации.
Информационная система – гибкий инструмент, упрощающий способы решения рабочих задач и ведение корпоративных коммуникаций в режиме реального времени.
Заказчик высоко оценил оптимизацию временных затрат и удобство использования инструмента для управления проектами и операционной деятельностью. В планах компании – внедрение новых контуров, способствующих развитию производственных задач заказчика и росту объема проектов на базе бизнес-конструктора ADVANTA.
