Многие владельцы бизнеса понимают, что электронный документооборот более удобен и эффективен, чем привычный бумажный. Он упростит многие процессы, временные затраты и позволит сэкономить деньги. Но когда для сотрудников привычна работа с бумажными вариантами документов, специалисты неохотно идут на изменения. Мы подготовили инструкцию, которая упростит эту задачу.
1. Получение электронной подписи
Вашим первым шагом станет получение сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП). Пока у вас его нет, функция подписания документов вам недоступна. При этом читать документы и пересылать их другим организациям вы можете. ФНС признаёт юридическую силу только у документов, заверенных КЭП, потому что она аналогична по значению стандартной подписи.
Куда обратиться за получением электронной подписи? Найти аккредитованную организацию в вашем регионе вы сможете на сайте Министерства цифрового развития.
2. Подключение к оператору ЭДО
Поскольку выбор сделать непросто, потратьте время на то, чтобы опросить ваших партнёров: какого оператора они выбрали и насколько довольны его работой. Почитайте отзывы об операторах в интернете. Кроме того, посчитайте с кем и в каком объёме вы планируете обмен ЭДО, потому что от этого будет зависеть выбор тарифа.
Важный нюанс: платить за входящие документы вам не нужно, оплачиваются только отправленные.
Выясните, у какого оператора служба поддержки работает круглосуточно, потому что столкнуться с серьёзными неприятностями вы можете и в нерабочее время. Не забудьте убедиться, что оператора электронного документооборота есть возможность обмениваться с другими операторами с помощью роуминга.
Можно прийти к выводу, что подключение к оператору ставит перед вами слишком много задач и хочется обойтись без него. Но это запрещено законом, так как обмен электронными документами может проходить только при участии оператора.
3. Выбор способа работы с ЭДО
Работать с электронным документооборотом можно двумя способами:
Через браузер;
Через модуль для 1С.
В первом случае вам будет нужен только стабильный интернет и электронная подпись. Если вы выберете второй вариант, то потребуется оплатить модуль. Зато можно будет подписывать и пересылать документы прямо внутри 1С (с партнёрами, у которых он тоже есть).
В каких-то ситуациях вам может потребоваться интеграция с учетной системой, так как их достаточно много. Поэтому заранее проверьте, обладает ли оператор такими возможностями.
4. Уведомите контрагентов об изменениях
После того, как вы выполнили все предыдущие шаги, осталось предупредить ваших партнёров о том, что теперь с вами можно обмениваться документами в электронном формате.
Чтобы начать взаимодействие с контрагентами, отправьте им приглашение в ЭДО-системе. Без этого начать работу с партнёрами не представляется возможным.
Уведомить стоит даже тех, кто пока не перешёл на ЭДО, возможно, ваш пример подтолкнёт их принятию аналогичного решения и взаимодействие в электронном формате станет намного проще.
Вам требуется онлайн-касса или вы хотите больше узнать о маркировке товаров? Специалисты компании «КупиКассу» бесплатно проконсультируют вас.