Сегодня гибкость и возможность оперативно меняться, чтобы соответствовать внешней среде – залог выживания и успеха в бизнесе.
Как правило, все изменения в компании и ее развитие происходят через реализацию проектов. Управлять этим в ручном режиме – непозволительная роскошь: уходит много ценных ресурсов – времени, денег, сил. Компании идут в сторону выбора ИТ-решений, но на рынке доступны сотни различных инструментов.
Очень сложно определить, какое из них подойдет под специфику проектов конкретной компании, сможет ли закрыть ключевые задачи бизнеса и привести к нужному результату. Как определиться?
История одной компании
Не так давно к нам обратились представители ИТ-департамента одной крупной федеральной компании, которая занимается дорожным и промышленным строительством. До этого у них не было утвержденных регламентов и специализированной системы управления проектами. Планирование и отчетность по проектам велись в Excel, для управления задачами использовался таск-менеджер, функциональности которого было явно недостаточно для текущего объема работ по проектам.
Покупку полноценного ИТ-решения необходимо было обосновать руководству компании. Наши консультанты предложили начать знакомство с возможностями системы с небольшого решения «ADVANTA.START» от ADVANTA со встроенной методологией управления проектами по контрольным точкам и функцией контроля проектов.
«ADVANTA.START» стал оптимальным решением для компании на этом этапе внедрения проектного подхода − помог быстро навести порядок, наладить оперативное управление портфелем ИТ-проектов и своевременно реагировать на отклонения в ходе их реализации.
При этом внедрение проходило поэтапно, позволяя сотрудникам в спокойном рабочем режиме выполнять и свои текущие задачи, и заниматься новым проектом, связанным с внедрением информационной системы. В течение первой недели они занесли в систему пользователей и все проекты департамента. За вторую – утвердили контрольные точки, сроки выполнения и ответственных за результат. На третьей – разобрались с отчетностью, установили периодичность ее подготовки и уже начали получать первые результаты.
Даже за такой небольшой срок и с применением выборочного функционала стало очевидно, что решение работает:
- Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом.
- С нескольких дней до 20 минут сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам.
- Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по портфелю проектов.
- Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
- Нет необходимости в разработке методологии, она уже «встроена» в предложенное ИТ-решение.
Как известно, «аппетит приходит во время еды». Протестировав возможности платформы ADVANTA в рамках этого решения, руководство компании планирует масштабировать систему на все подразделения и существенно расширить применяемую функциональность. Готовится проект внедрения системы с индивидуальными настройками, помимо уже используемого функционала по контролю проектов туда войдут модули по стратегическому управлению, управлению финансами и ресурсами компании.
Это решение можно рекомендовать и тем, кто только хочет попробовать автоматизировать проектные задачи, но не готов тратить существенные бюджеты на ИТ-продукт и много времени на внедрение, и тем, кто уже начал выстраивать систему управления проектами, но пока не имеет потребности в расширенном функционале. После завершения пилотного внедрения решение «ADVANTA.START» при желании можно развивать, добавляя функциональность и контуры под конкретные потребности: управление финансами, рисками, ресурсами, изменениями, идеями, активами и пр.
Как запустить «ADVANTA.START»
По сути, внедрение «Реестра проектов» не требует длительной подготовки – инструменты уже встроены в систему. Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, необходимо выполнить 5 простых шагов:
- Завести в систему пользователей: руководителей проектов, ответственных за результаты, высшее руководство.
- Создать портфели. Для каждого портфеля проектов назначается руководитель, устанавливается свой период сбора и предоставления отчетности.
- Внести в систему все проекты: заполнить паспорта (карточки) проектов, назначить руководителей.
- Задать контрольные точки, указать сроки, назначить ответственных за их достижение.
- Начать собирать статусы по проектам и контрольным точкам из системы в автоматическом режиме. Для этого в решении настроены 7 отчетов и 2 дашборда с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем проектов: наличие устава, базового плана, выполнение планов по срокам для каждого проекта. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.
Почему стоит попробовать?
«ADVANTA.START» – готовое и уже настроенное решение, которое выгодно отличается и от обычных таск-менеджеров с их ограниченной функциональностью, и от сложных специализированных систем, которые создаются или настраиваются под процессы и задачи конкретной компании. Основное преимущество «Реестра проектов» – быстрое и недорогое развертывание за счет встроенной методологии и поддержки основных процессов проектного управления. Это позволяет произвести запуск системы в течение всего 2-3 недель и сразу начать получать первые результаты:
- Собирать и структурировать информацию по проектам и портфелям.
- Осуществлять поэтапный контроль и управление проектами.
- Привязывать документы к проектам.
- Отслеживать статусы и степень выполнения проектов, прогнозировать риски по ним.
- Регулярно в автоматическом режиме собирать отчетность по проектам и их контрольным точкам.
Таким образом, внедряя «ADVANTA.START», компании получают в пользование комплексное решение, позволяющее вести актуальный реестр всех проектов и оперативно контролировать их выполнение. Оно уже включает базовый, но достаточный для старта проектный функционал, который можно впоследствии «нарастить» и настроить под конкретные задачи.