Ваграм Акопян, руководитель студии дизайна интерьера KrutoDesign, Москва
О компании
В KrutoDesign мы разрабатываем и реализуем дизайн-проекты для квартир, домов, коммерческих помещений «под ключ». Заказчики в основном из Москвы и Подмосковья.
Всю работу делаем своими силами, полностью решая задачи клиента в среднем за десять месяцев. У нас около 100 сотрудников, которые занимаются проектированием, стройкой, снабжением. Сейчас ведём 50 проектов одновременно, но в течение года планируем выйти на уровень выше: проводить параллельные работы на 80 объектах, в том числе в бутик-отелях и загородных туристических комплексах.
Задачи и проблемы
Раньше мы использовали Excel. Всё приходилось делать вручную: например, вести журнал работ или составлять акты. Некоторым сотрудникам было сложно ориентироваться в огромных таблицах, особенно тем, кто не работал непосредственно за компьютером: например, прорабам. Приходилось тратить время на обучение азам, помогать с вводом данных.
Ещё я беспокоился за правильность расчётов. Так как стройка — это всегда командная работа, доступ к таблице проекта имеют минимум восемь человек. Формулы периодически сбивали: случаев пять точно помню, а один из них особенно помотал нервы.
Был риск назвать клиенту некорректную сумму, причем разница была значительная — около 60 000 рублей. Хорошо, что вовремя заметили несостыковку. На поиск причины ошибки и восстановление ушло три дня. Тогда я окончательно понял, что деньги и репутация не должны зависеть от случайного нажатия клавиши.
Внедрение и организация работы
Я искал решения для управления проектами в Интернете — так и нашел Gectaro. В работе сервиса мы разбирались сами, первое время было непривычно. Но когда настроили программу под себя, обучили ребят — оценили преимущества.
Во-первых, составлять смету стало удобно. Теперь невозможно что-то упустить: сотрудник заполняет форму поэтапно, в чёткой последовательности.
Во-вторых, открывая Gectaro, я уверен, что вижу перед собой актуальные, точные цифры: без сбоев, ошибок, неучтенных закупок. Информацию оперативно вносят прямо с телефона: это удобно для тех, кто проводит рабочий день на объектах, в разъездах по складам и торговым точкам.
Ну, и в-третьих, мне, как руководителю, гораздо проще стало контролировать процесс по каждому проекту. Сервис показывает, на каком этапе, например, заливка фундамента или монтаж лестниц. Так я вижу, где надо поднажать, а где, наоборот, справляемся раньше срока. И нравится, что видны остатки — не только количество, но и склад хранения.
Есть пожелание: сделать работу со снабжением понятнее, например, чтобы были подсказки по порядку действий. Иногда до сих пор путаемся, когда заказ нужно разбить на партии от разных поставщиков. Было бы неплохо также группировать заявки по категориям, которые мы сами же создадим под свой бизнес. Надеюсь, скоро это внедрят.
А так, разработчики, конечно, молодцы. Программу смело рекомендую.
Результаты
1. В 2 раза сократили количество вопросов от прорабов и сметчиков
С Gectaro мы можем оперативно рассчитать смету и подготовить акт выполненных работ. И прорабы, и сметчики выполняют задачи быстрее. Количество звонков, чтобы «уточнить кое-что», сократилось раза в два точно: достаточно открыть приложение и посмотреть. Не нужно лишний раз отвлекать бухгалтера или менеджера проекта.
2. Я стал быстро проверять ход работ, не выезжая из офиса
Вести журнал работ в Gectaro легко. Ход процесса на каждом участке отображен в процентах — я быстро могу проверить, как идут дела.
А ещё за реализацией проекта теперь можно наблюдать онлайн. Раньше мне приходилось ездить по объектам, в том числе в Подмосковье. Из Москвы в Солнечногорск, а потом в Серпухов — это, мягко говоря, неудобно. Gectaro позволяет мне оставаться на рабочем месте и открывать трансляцию в любой момент. Я стал эффективнее, как и моя команда.
3. Исключили ошибки в расчётах благодаря автоматизации
Мы разработали шаблоны, добавили свои справочники. Сейчас получается, что координация работы отделов проектирования, строительства, снабжения, финансов максимально отлажена. Вероятность ошибки с Gectaro практически сведена к нулю. Стало в целом гораздо удобнее, чем в Excel.