Хотя самозанятости уже больше трёх лет, и вместо «эксперимента» это теперь полноценный, запреклённый в законодательстве налоговый режим, многие бухгалтеры и владельцы бизнесов до сих пор не знают, как с ним работать.
Одна из самых частых ошибок: просить самозанятого выдать чек ещё до того, как вы провели оплату, и использовать его в качестве счёта.
Давайте разберёмся в тонкостях документооборота с самозанятыми.
Чек самозанятого — основной закрывающий документ при работе с ними, доказывающий легальность операции и намерение заплатить налоги. Самозанятый выдаёт чек в тот же день, когда получил деньги за проект. Использование чека вместо счёта — ошибочная практика, и компания может получить штраф за несовпадение даты проведения платежа и выдачи чека. Более того, подрядчик может отменить такой чек, и у компании будет меньше способов доказать, что она правильно работает с самозанятыми.
Счёт может выставить любой участник процесса — физлицо, самозанятый или ИП. У самозанятых нет особой формы счёта, и её не требует законодательство. Вместо счёта можно использовать закрывающий акт об оказании услуг: в нём должно быть написано, что «Заказчик оплачивает оказанные услуги не позднее Х рабочих дней после принятия подписанного акта о выполненных услугах». Если счёт всё же необходим, самозанятые могут выпустить его в приложении «Мой Налог» (такая функция есть пока не на всех устройствах) или в ЛК своего банка.
Бизнесу в любом случае не стоит беспокоиться. Самозанятость предполагает ответственность за выдачу чеков и уплату налогов, поэтому и возможные последствия в виде штрафа тоже лежат на подрядчике. Компании достаточно только сохранить выданный чек — даже если аннулировали, ФНС сможет подтвердить его аутентичность.
Как видите, работа с самозанятыми — несложный для бизнеса процесс. И даже его можно сделать проще, QIWI успешно развивает свой сервис для работы с самозанятыми и помогает бизнесу эффективно распределять нагрузку и снизить риски работы с самозанятыми.