Как использовать преимущества аутсорсинга, но избежать рисков и проблем? Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Капитализация Uber больше $80 млрд, Airbnb стоит $109 млрд. Эти компании — гуру аутсорсинга. Они зашли на рынки, которые даже конкурентными не считались, просто были поделены между крупными старыми игроками. И за несколько лет стали мировыми лидерами, избежав всех основных издержек.
Как такое возможно, почему одним удается экономить там, где все остальные тратят? Даже после феноменальных успехов единорогов «классические» таксопарки и сети отелей придерживаются прежних методов ведения бизнеса.
Однако не обязательно быть стартапом, чтобы пользоваться рычагом, который создает грамотный аутсорсинг. Ключевое слово тут «грамотный».
Ошибки заказчика при передаче задач на аутсорсинг
Первая, самая частая и общая проблема — не каждая компания готова действительно передать процесс. Многие пытаются пересесть на пассажирское сидение, не убирая рук с руля.
Фиктивное делегирование практикуется очень широко, что опасно даже в пределах собственного коллектива. Для аутсорсинга такой подход абсолютно не подходит.
Но даже в тех случаях, когда заказчик понимает, что для качественного выполнения задач исполнителю потребуется определенная автономность, совершается много ошибок. Вот некоторые из них:
- Нет четкой декомпозиции задач. Один процесс сложно передать, потому что он неразрывно связан с другими.
- Не распределены зоны ответственности. В команде все решалось «по ситуации», а регламентированного порядка не было.
- Процедура передачи недостаточно глубоко прописана, упущены важные пункты и условия.
Недобросовестные подрядчики обязательно дополнят этот список, чтобы обвинить заказчика в провале проекта. Но ответственность за результат аутсорсинговой компании ничуть не меньше.
За что должна отвечать аутсорсинговая компания
Поскольку требования к аутсорсингу достаточно жесткие, лучше рассмотреть их на конкретном примере. Несколько тезисов из чек-листа аутсорсинговой компании Ancor:
- Выяснить и уточнить потребности заказчика по передаваемым задачам
- Прояснить критерии оценки качества выполненных работ в цифровых KPI
- Проверить реальное наличие всех декларируемых ресурсов
- Использовать экспертизу соразмерных проектов
- Отладить коммуникации, формат и регулярность отчетов, обратную связь
- Прописать штрафы за сбои при оказании услуг
- Оформить страховку от ущерба по основным возможным рискам
- Разработать план «Б» на случай форс-мажорных обстоятельств
Не все подрядчики способны обеспечить такую проработку. Экспертиза нарабатывается годами.
Кроме того, чтобы использовать полезные выводы из проектов, опыт должен быть разобран и структурирован. Это отдельная задача, которая требует компетенций. Простые повторы не дают прогресса, для наращивания эффективности необходима аналитика.
Как внедрить аутсорсинг
Чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем, к выбору аутсорсинговой компании лучше отнестись придирчиво. Ключевые критерии для отбора:
- Возраст компании не менее 3 лет. Новички опасны некомпетентностью, однодневки могут создаваться и вовсе с другими целями, не для оказания услуг.
- Большой проектный опыт, отзывы. Обязательно проверяйте реальность того, что упоминается в рекламе.
- Большие измеримые объемы. Должны быть представлены все ключевые аспекты — количество проектов, заказчиков, сотрудников, размеры бюджетов.
- Удобная и понятная аналитика. Нужны полезные отчеты, изучение которых не превратится для заказчика в сложную задачу.
Подходите к выбору аутсорсинговой компании как к найму топ-менеджера. Нет смысла занижать планку, лучше использовать в качестве бенчмарка нормы топовых игроков.
Например, листайте дальше, чтобы узнать больше о том, как выглядит аутсорсинг в компании Ancor. У нее есть чему поучиться в этом плане.