Кадровый учет — один из самых сложных процессов для передачи на аутсорсинг, поэтому к выбору подрядчика и условиям договора с ним нужно особое внимание
Ведение кадрового учета отличается от других внутренних процессов компании, потому что требует личного общения с сотрудниками, высокой оперативности ответов, а также безошибочных трактовок законодательства с учетом частых изменений.
Кроме того, необходима повышенная конфиденциальность и деликатность в обращении с личными данными сотрудников. Не допускается к примеру отправка приказа о премировании или увольнении на общий принтер. От таких нюансов зависит не только юридическая чистота, но и микроклимат в коллективе.
С учетом сложности кадрового учета, некоторые компании начинают с аутсорсинговой проверки ведения кадрового делопроизводства, то есть с аудита.
Здесь много разных вариантов, от HR-консалтинга до полного аутсорсинга «под ключ». Чтобы иметь представление о полном объеме работ, давайте тезисно рассмотрим полный список задач.
Что входит в кадровый учет
Поскольку речь об аутсорсинге, нужно уточнить, что все перечисленное в этом тексте соответствует составу услуги «Ведение кадрового учета» в компании UCMS Group.
Обращение к крупной аутсорсинговой компании полезно тем, что заказчик получает не выборочное, а полное покрытие предметной области. Например, по кадровому учету в задачи входит:
- Прием на работу
- Отпуска
- Больничные листы
- Командировки
- Премирование, дисциплинарные взыскания
- Табель учета рабочего времени
- Перевод / изменение условий работы
- Увольнение
Это только фрагмент. Список слишком длинный, чтобы приводить его полностью.
Кроме того, каждый пункт детализируется на несколько задач и подзадач. Так, при оформлении отпусков нужно различать:
- Очередной отпуск
- Без сохранения заработной платы
- Дополнительный
- Учебный
- По уходу за ребенком до 3-х лет
Некоторые нюансы могут потребовать разъяснений. Качественное аутсорсинговое обслуживание включает не только выполнение работ, но и консультирование по ним.
Компания может получить разъяснения по применению трудового законодательства и процедурам кадрового делопроизводства, заказать подготовку документов для внутреннего аудита или перед проверкой трудовой инспекцией.
Есть также возможность существенно упростить коммуникации по кадровым вопросам. Эффект от этого оценят все сотрудники компании.
Личный кабинет сотрудника
Одно из решений UCMS Group — Личный кабинет сотрудника. Он служит для сбора всех обращений в отдел кадров и бухгалтерию, и вносит полную ясность по каждому документу:
- У кого он сейчас на рассмотрении
- Когда ожидать решения
- Где получить результаты своего обращения
Если заявка на отпуск подается через Личный кабинет сотрудника, то все происходит очень просто и наглядно.
Сотрудник выбирает даты, система автоматически проверяет их допустимость (подошел срок планового отпуска, нет пересечения с другим специалистом такого же профиля и т.д.), руководитель визирует.
Похожим образом происходит планирование командировок, оформление расчетных листков, получение справок 2-НДФЛ.
Нет повода отвлекать личными просьбами и напоминаниями руководителя, специалистов по кадрам или бухгалтерию. Все экономят время, и могут спокойно заниматься своими служебными обязанностями.
Как узнать больше
Для того, чтобы получить исчерпывающие ответы по конкретным вопросам о кадровом делопроизводстве в вашей компании, нужна консультация у специалистов.
Лучше обращаться в крупную аутсорсинговую компанию с большим опытом, потому что иначе вы рискуете получить неполную или неактуальную информацию. Компания UCMS Group, экспертиза которой использована в этом тексте, точно вас не разочарует.
Она входит в топ рейтингов по кадровому делопроизводству, расчету заработной платы, услугам бухгалтерского и налогового учета.
За 25 лет на рынке UCMS Group стала аутсорсинговым партнером многих брендов уровня Bosch, CNN, Levi’s. Компания работает по стандартам ISO, а в штате более 300 экспертов, которые справятся с любыми задачами.
Листайте дальше для получения дополнительной информации об аутсорсинговом обслуживании, которое наведет идеальный порядок в вашем кадровом учете.