Одним из часто используемых документов в компании является служебная записка на закупку. Записка – инструмент для внутренней коммуникации. Цель такой записки – донести сведения от одного работника другому, а именно уведомить руководство о необходимости приобретения тех или иных товаров с обоснованием причин покупки.
Однако бывает такое, что информация поступает с запозданием или вовсе не доходит до ответственных лиц в связи с потерей документа где-то по пути. И это может быть не единственной проблемой, возникающей в ходе обработки документа. В таких случаях стоит рассмотреть другой способ обработки. И 1С:Документооборот является отличным вариантом.
Возможности 1С:Документооборота
Помимо удобного хранения и поиска документов, программа содержит и другие возможности для того, чтобы организовать работу со служебными записками на закупку в электронном виде. Рассмотрим их.
1. Механизм процессов и задач. Маршрут обработки, или процесс, настраивается заранее и привязывается к виду документа, а это значит, что все служебки будут обрабатываться правильно. При этом маршрут может быть довольно гибким за счёт настраиваемой очерёдности поступления задач, ролевой маршрутизации, а также произвольных условий маршрутизации – наборов правил, которые определяют, как будет выполняться процесс. К примеру, условие может быть таким: «Если сумма закупки больше 100 000 рублей, то её должен согласовать руководитель планово-экономического отдела».
2. Следующий механизм, который сделает работу со служебной запиской в электронном виде удобнее, это Создание на основании. Он обеспечивает связь между документами, а также заполнение части реквизитов по данным уже существующей служебной записки. Так, при создании документа «Закупка» на основании «Служебной записки на закупку» некоторые реквизиты уже будут заполнены, не нужно будет их дублировать.
3. Для того, чтобы сотрудникам было удобно ориентироваться, в карточке документа есть возможность разместить краткую инструкцию по заполнению реквизитов.
4. Дополнительные реквизиты позволят максимально полно и верно заполнить документ. Сотрудники не будут выдумывать формулировки, всё можно будет выбрать из выпадающего списка или справочника. Либо у сотрудника будет подсказка, как заполнить тот или иной реквизит.
5. В карточке документа можно вести учёт товаров и услуг в отдельной табличной части. Это удобно тем, что итоговая сумма по всем строчкам будет автоматически рассчитана и сопоставлена с типовым реквизитом Сумма.
6. Заполненные реквизиты автоматически подтягиваются в шаблон файла в нужном формате, падеже, что исключает двойной ввод информации. К тому же в карточке документа будет присутствовать актуальный шаблон файла и все служебные записки будут заполнены по одному образцу.
7. Служебные записки на закупку можно поставить на контроль. В этом случае инициатор всегда будет в курсе, на каком этапе находится документ. Мониторинг – это ещё не всё. Автор документа будет получать уведомления о состоянии – задачи на ознакомление с результатом согласования.
8. Подлинность визы согласования можно подтвердить квалифицированной электронной подписью (КЭП). При использовании КЭП в процессе согласования подписываются данные о результате согласования документа владельцем КЭП. Это позволяет средствами криптографии проверить достоверность установленной визы согласования.
9. Состояния документа позволят отобрать согласованные или уже утверждённые служебки. Полученный список можно будет использовать в качестве реестра согласованных / утверждённых документов для комиссии.
Подытожим: Перевод служебных записок на закупку в электронный вид – это не страшно. Страшно, когда они не контролируются или вовсе теряются. Учёт и обработка записок в электронном виде исключает состояние неизвестности, в котором могут находиться документы. Работа со служебной запиской на закупку посредством 1С:Документооборота обеспечит уверенность в том, что ответственный получит документ и он будет своевременно обработан даже при отсутствии ответственного в офисе. А ознакомление сотрудника с состоянием его записки позволит больше не тревожить коллег из финансового отдела.
Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!
Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке https://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17
